Collaboration Finance / Achats : ce que doivent savoir les directeurs financiers et directeurs des achats

Lorsqu’on parle de collaboration finance / achats, comment ne pas évoquer la technologie purchase-to-pay (P2P) ! Les fonctions achats et finance mettent toutes deux en œuvre des solutions pour élaborer le budget, effectuer la planification et réaliser des économies, mais les liens entre ces deux services se tissent également au niveau d’activités telles que le sourcing, l’approvisionnement, les contrats, les approbations, la gestion du capital et les paiements, entre autres.

En outre, il est de plus en plus courant que le directeur des achats rende compte au directeur financier – raison de plus pour que ces deux services s’efforcent de travailler main dans la main. Il existe un cloisonnement traditionnel entre achats et finance. Pourtant, ces deux départements ont beaucoup de choses en commun. C’est pourquoi renforcer les alliances entre ces deux fonctions bénéficiera à toute l’entreprise.

De nouvelles facultés générées par la Collaboration Finance / Achats.

La gestion des coûts est une préoccupation partagée par ces deux départements. Souvent, il existe des coûts cachés entre les économies identifiées et celles réellement mises en œuvre. Ces coûts sont généralement suivis au niveau de chaque département, ce qui complique l’évaluation de leur impact à l’échelle de toute l’organisation. Cependant, lorsque les départements Finance et Achats collaborent à l’élaboration des modèles de coûts, les organisations peuvent recueillir des données tout au long du processus Source-to-Pay. Cela leur permet de mieux suivre les indicateurs relatifs à l’e-sourcing et à l’analyse des dépenses, afin de garantir une comptabilisation précise des coûts et une gestion appropriée des contrats.

Une gestion rapprochée de la finance par les achats

La collaboration entre les départements Achats et Finance peut commencer dès l’élaboration du budget. En réalité, le budget constitue un domaine où une solide collaboration entre ces deux départements peut apporter de nombreux avantages. Il représente une compilation de lignes directrices fixes pour un large éventail de catégories. Les Achats ont la possibilité de veiller à ce que les dépenses de l’entreprise soient basées sur une consommation à des tarifs avantageux et à un coût optimal. La gestion et l’ajustement d’un budget sur une période donnée sont plus une question de méthodologie qu’un simple exercice artistique. Il s’agit d’un aspect qui peut sembler nouveau du point de vue de la Finance, mais qui offre une opportunité de collaboration mutuellement bénéfique pour l’ensemble de l’organisation.

Des impacts collaboratifs au travers de l’organisation toute entière

En fin de compte, le rôle de la finance ne se limite pas au budget et celui des achats ne porte pas exclusivement sur les économies et les prix. Dépenser la somme appropriée pour le produit adéquat, avec une bonne visibilité concernant les contrats, la conformité et la gouvernance et ce, à chaque étape, est crucial pour les deux services comme pour l’ensemble de l’organisation. Ainsi, replacer les économies, le budget et les dépenses dans un contexte de gestion de la demande et de recherche d’efficacité est un bon moyen d’encourager la collaboration. Des questions telles que la gestion des relations avec les fournisseurs et de la performance des fournisseurs (SPM) sont également liées à des préoccupations plus globales, comme le renforcement des activités de sourcing stratégique et le soutien de la croissance des recettes.

En conclusion, la collaboration est une pratique commerciale bénéfique qui peut vraiment avoir une influence positive sur les résultats. Ce ne sont là que quelques exemples de la façon dont achats et finance peuvent travailler ensemble.