Renforcer le lien entre Gestion Fournisseurs et Gestion des Contrats grâce à une approche Plateforme

Corcentric

En matière de logiciels, on a souvent tendance à considérer les cas d’utilisation de façon isolée (ou horizontalement, si vous préférez): procurement, sourcing, gestion fournisseurs et gestion des contrats…

De l’entreprise en silos à l’entreprise en réseaux…L’exemple de Microsoft Office et Google

Rappelez-vous vos débuts avec Microsoft Office. Word servait à créer des documents, PowerPoint des présentations et Excel des feuilles de calcul, tandis qu’Outlook servait aux e-mails et aux calendriers.

Mais aujourd’hui, les interactions entre toutes ces activités métier ont brouillé les frontières entre la finalité d’une solution et son utilisation. Par exemple, la création de modèles de document avec PowerPoint ou l’utilisation d’Excel en tant que base de données impliquent aujourd’hui des efforts collaboratifs en ligne, associant documents, processus et activités. Souvenez-vous de la révolution opérée par Google avec le lancement de Gmail, Google Drive, Agenda et toutes les autres applications liées.

Dans la même veine, la gestion fournisseurs et gestion des contrats de manière isolée a provoqué l’apparition de silos entre ces différentes activités

À titre d’exemple, la gestion des contrats reposait sur des logiciels servant à gérer des contrats, et seulement les contrats. Le sourcing était destiné à gérer des événements de sourcing, la gestion fournisseurs visait à gérer les informations fournisseur, les logiciels achats servaient pour les achats et la gestion des catalogues et les logiciels de facturation permettaient de créer des factures et de gérer les paiements.

Décisions isolées du sourcing & choix fournisseur connu ou pas des référentiels…
Des Contrats ne reflétant pas certains critères clés et bonnes pratiques
Scission de processus entre référencement fournisseur et création du contrat
Transmission du contrat au gestionnaire pas optimale
Visibilité et partage de la performance et risque fournisseur encore “conceptuelles” dans beaucoup d’organisation…
Systèmes séparés pour le stockage des informations fournisseurs, données de contrats, dépenses…
Incapacité à suivre efficacement les performances contractuelles

Si certains fournisseurs de solutions veillent à ces besoins de façon séparée, il est évident que la convergence de la fonctionnalité et des processus pour la gestion de la conformité et des risques nécessite à l’heure actuelle une approche multidisciplinaire.
Cette convergence est en grande partie liée aux divers acteurs impliqués dans les processus relatifs aux fournisseurs et aux contrats, qui viennent de divers domaines: gestion fournisseurs, service juridique, achats, comptabilité, divisions, supply chain, etc.

Ainsi, il est essentiel pour optimiser la gestion fournisseurs et gestion des contrats de pouvoir centraliser ces efforts.

Pour commencer, l’idéal est d’utiliser une approche « Plateforme » avec une base de données de référence unique qui gère ces relations sous trois angles différents :

Gestion des documents — Utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents et réduire la consommation de papier dans le cadre de workflows complexes, ce système permet en outre de conserver l’historique des différentes versions et modifications générées par les différents utilisateurs (suivi historique).
Gestion des métadonnées — Surveillant les données associées aux actifs de données, ce système garantit que les informations soient intégrables, accessibles, partageables, liées, analysables et mises à jour pour générer le meilleur impact possible sur l’organisation.
Gestion des données de référence — Cette discipline technologique repose sur la collaboration des acteurs métier et IT pour garantir la conformité, la précision, la gouvernance, la cohérence sémantique et la responsabilité sur l’ensemble des données de référence partagées de l’entreprise.

En gérant ces différents processus fonctionnels dans un seul système ou une seule Plateforme, les organisations facilitent la transition, par exemple, du référencement fournisseur à la gestion des contrats, puis à la gestion des transactions.

Cela permet d’améliorer l’accès aux informations, qui permet en retour de mieux:

sélectionner des fournisseurs de manière attentive en assurant une participation plus large des parties prenantes (juridique, achats etc.). Cela permet d’optimiser la pérénité des relations fournisseurs et de réduire les risques en fonction des produits / services qu’ils fournissent.- ;
créer, grâce à des mécanismes de création de contrat reposant sur des exigences acheteur-fournisseur spécifiques, des contrats solides avec un champ d’application bien défini, des activités, des performances, des métriques et des conditions plus claires, qui sont préférables à des modèles de formulaires standard;
améliorer les plans de performance de contrats établis et passer formellement du sourcing au propriétaire du contrat, puis aux achats et aux écritures comptables avec un meilleur workflow;
et unifier les différents aspects de la gestion des contrats, des risques fournisseur et des performances, pour qu’ils soient plus accessibles aux utilisateurs métier.

Pour plus d’informations sur notre Corcentric Platform, n’hésitez pas à nous contacter ou à nous demander une démonstration .