Gestion budgétaire IT : comment un DSI a repris le contrôle de ses dépenses

Jacques Deyrieux

“Qui a commandé ça ? nous n’avons pas le budget pour ça !” Je savais que notre budget IT serait serré cette année et cette dernière revalorisation de facture, de 50k€, est en train de me sortir du budget. Pendant notre dernier rendez-vous trimestriel de l’année, un de mes chef de projet a mentionné cette revalorisation qui n’était ni dans notre budget d’origine ni dans aucune demande d’achat approuvée. J’espère que nous pouvons encore la réaffecter à un autre compte ou bien demander une extension budgétaire… Ce problème de revalorisation de facture vient perturber notre budget IT déjà très complexe. Celui-ci était initialement de 50 millions d’euros, il incluait plus de 250 projets, tous prévus pour différentes sites, comptes et catégories de dépenses, et la moitié de ces dépenses avaient besoin d’être capitalisées. La cerise sur le gâteau est que nous gérons ces dépenses IT qui se chiffrent en millions d’euros depuis un simple fichier Excel. Oui, sérieusement depuis un fichier Excel !

Les principaux défis de la gestion budgétaire pour un DSI

Avec le recul, les difficultés que je rencontrais étaient loin d’être exceptionnelles. Elles sont d’ailleurs partagées par de nombreux DSI. Le premier défi concernait le manque de visibilité sur les dépenses réelles. Entre les demandes en cours, les commandes passées et les factures non encore reçues, il était difficile d’obtenir une image fidèle de la situation budgétaire. À cela s’ajoutaient des budgets dispersés dans plusieurs fichiers Excel, souvent gérés par différentes équipes. Chaque mise à jour nécessitait des consolidations manuelles longues et fastidieuses. Les dépassements de budget représentaient également un risque permanent. Sans suivi précis des engagements, certaines dépenses n’apparaissaient qu’au moment de la réception des factures. Les prévisions budgétaires perdaient alors en fiabilité, notamment lorsque plusieurs projets IT étaient menés simultanément. Entre les renouvellements de contrats, les projets de transformation digitale, les investissements matériels et les besoins métiers émergents, la multiplicité des projets rendait le pilotage de plus en plus complexe. Avec le recul, ces dérives n’étaient pas isolées. Elles venaient surtout d’un problème plus profond : l’absence de vraie planification budgétaire.

Confession #1 – Pas de planification budgétaire

A partir du moment où mes chefs de projet commencent à préparer leurs budgets en Août jusqu’à la fin de la consolidation, il se passe environ 4 à 5 mois, nous plaçant déjà au début de l’année fiscale. Cela nous oblige souvent à effectuer des ajustements budgétaires. Ce processus est très compliqué si bien que personne ne veut réellement y toucher au milieu de l’année…

Confession #2 – Budgets hors de contrôle

Par la suite, étant donné que nous ne disposons d’aucun processus pour faire respecter les commandes, nous sommes contraints de nous référer aux factures pour surveiller nos dépenses, en misant sur l’observation rigoureuse des chefs de projet. Notre équipe informatique compte 32 membres à temps plein, parmi lesquels 20 sont des chefs de projet. À chaque embauche ou départ de l’un d’entre eux, le processus connaît des fluctuations. Même si chaque chef de projet tient un suivi de ses dépenses à l’aide d’un fichier Excel, la seule vue consolidée dont nous disposons émane des rapports générés par notre ERP, que nous recevons le 21 de chaque mois. Malheureusement, ce rapport se révèle complexe, excessivement détaillé et déjà obsolète au moment de sa réception.

Qu’est-ce que la gestion budgétaire IT ?

À l’époque, je pensais que la gestion budgétaire se résumait à vérifier régulièrement que mes dépenses ne dépassaient pas le budget alloué. En réalité, c’est bien plus que cela. La gestion budgétaire IT consiste à planifier, suivre et contrôler l’ensemble des dépenses informatiques afin de garantir que les investissements technologiques restent alignés avec les objectifs de l’entreprise. Elle permet non seulement d’anticiper les dépenses futures, mais aussi de piloter les engagements pris tout au long de l’année et de disposer d’une vision fiable de la consommation budgétaire en temps réel. J’ai rapidement compris qu’un budget n’est pas un document figé établi en début d’exercice. C’est un outil de pilotage qui doit évoluer au rythme des projets, des besoins métiers et des contraintes financières de l’entreprise.

Pourquoi Excel n’est plus suffisant pour gérer un budget informatique ?

Pendant longtemps, Excel a été mon principal outil de gestion budgétaire. Flexible, accessible et familier, il semblait répondre à mes besoins. Mais lorsque les volumes ont augmenté et que les projets se sont multipliés, ses limites sont rapidement apparues. Chaque mise à jour reposait sur des saisies manuelles, avec le risque permanent d’erreurs ou de versions contradictoires. Les consolidations entre services devenaient de plus en plus complexes et mobilisaient un temps considérable. L’absence de données en temps réel constituait également un frein majeur. Entre deux mises à jour, la situation budgétaire pouvait déjà avoir évolué. À cela s’ajoutaient des difficultés de traçabilité. Il devenait compliqué de savoir qui avait modifié quoi, à quel moment et pour quelle raison. Cette situation créait parfois des problèmes de gouvernance et compliquait les arbitrages financiers. J’ai alors réalisé qu’un tableur ne pouvait plus répondre seul aux exigences de pilotage d’une organisation moderne.

La solution :

Pour reprendre le contrôle de nos budgets avec plus d’exactitude et de visibilité, nous avons décidé de mettre en place la solution de gestion budgétaire de Corcentric.

    1. Permettre aux chefs de projet de prévoir/ajuster leur budget facilement : Les budgets sont sujets à des fluctuations constantes. Si vous ne mettez pas régulièrement à jour vos prévisions budgétaires, elles finiront inévitablement par être inexactes. Une surveillance fréquente est essentielle pour éviter de perdre le contrôle du budget. En effet, il est plus facile de corriger un dépassement de budget de 5 % que de faire face à un dépassement de 50 %.
    2. Pouvoir revoir régulièrement l’utilisation des ressources sur un projet : Il y a souvent des tâches imprévues qui s’ajoutent à notre charge de travail facturable, ce qui peut rapidement rendre le budget du projet hors de contrôle. Pour améliorer nos chances de rester dans les limites du projet et de son budget, il est essentiel de réexaminer régulièrement notre plan de ressources au lieu de simplement établir un budget initial et de le négliger par la suite.
    3. Contrôler les engagements avant qu’ils ne deviennent des dépenses incontrôlées : Les dépenses non conformes et la mauvaise évaluation de l’envergure du projet comptent parmi les principales raisons des dépassements budgétaires. Les chefs de projet doivent maintenir une vigilance constante sur la portée de leurs projets et élaborer des ordres de modification pour les travaux qui ne sont pas inclus dans les exigences initiales du projet. Ces ordres de modification doivent ensuite être soumis à l’approbation pour garantir leur intégration dans notre plan budgétaire.
    4. Outillez votre équipe avec les bonnes informations : Fournir à chaque acteur la bonne visibilité sur son budget au moment où il en a besoin est essentiel. Le chef de projet doit pouvoir voir son budget au moment où il fait sa demande d’achats, le DSI au moment d’approuver la demande d’achats et/ou quand il revoit les factures, le fournisseur doit pouvoir voir le budget qui leur est alloué au moment où ils entrent leur temps dans le système pour qu’au final les dépenses soient répercutées en temps réel sur les bons budgets !

Comment automatiser le contrôle budgétaire ?

Le véritable changement est intervenu lorsque nous avons commencé à automatiser certaines étapes du processus budgétaire.

Désormais, chaque demande d’achat est associée à un budget dès sa création. Les workflows d’approbation permettent de vérifier automatiquement la disponibilité des crédits avant toute validation.

Les engagements sont enregistrés en temps réel dès qu’une commande est passée, ce qui améliore considérablement la visibilité sur les dépenses futures.

Des alertes budgétaires signalent immédiatement les risques de dépassement ou les écarts par rapport aux prévisions. Enfin, les tableaux de bord fournissent un reporting en temps réel, permettant aux équipes financières et informatiques de partager la même information et de prendre des décisions plus rapidement.

Cette automatisation a profondément transformé notre façon de gérer les budgets IT. Au lieu de subir les événements, nous avons retrouvé la capacité d’anticiper, de contrôler et de piloter nos dépenses avec davantage de sérénité.

Les indicateurs clés de pilotage budgétaire IT

L’une des premières leçons que j’ai tirées de cette expérience est qu’on ne peut piloter efficacement que ce que l’on mesure.

Au-delà du budget initial, plusieurs indicateurs sont devenus indispensables pour suivre la santé financière de mon département informatique :

  • Le budget consommé, qui reflète les dépenses déjà réalisées.
  • Le budget engagé, correspondant aux commandes et contrats déjà validés mais pas encore facturés.
  • Le reste à engager, qui permet d’identifier la marge de manœuvre disponible.
  • La variance budgétaire, afin de mesurer les écarts entre les prévisions et la réalité.
  • La répartition entre CAPEX et OPEX, essentielle pour piloter les investissements et les coûts de fonctionnement.
  • La prévision à fin d’année, qui offre une vision prospective de l’exécution budgétaire.

Grâce à ces indicateurs, j’ai progressivement quitté une logique de réaction pour adopter une véritable démarche de pilotage.

Conclusion

La gestion budgétaire est un processus opérationnel essentiel pour aligner les efforts réalisés par une entreprise en termes de ressources et d’argent avec les objectifs stratégiques de celle-ci. Les décisions prises chaque jour pour l’ensemble d’une entreprise se font en accord avec le budget défini et validé par l’ensemble des parties prenantes.

Encore aujourd’hui, de nombreuses organisations gèrent leurs processus de planification et de prévision manuellement via Excel. Elles n’ont pas encore trouvé les outils qui leur permettront de mettre en place les processus internes capables d’absorber le niveau de complexité de leur organisation. A la place, elles se reposent sur des individus qui passent énormément de temps à consolider et établir des liens entre les différents éléments du budget. Liens qui, peu de temps après avoir été établis, se révèlent inexacts.

Comprendre la valeur ajoutée que peut apporter une bonne gestion budgétaire ainsi qu’une rationalisation/automatisation du processus Achats associé est aujourd’hui crucial pour beaucoup d’entreprises. Les informations ainsi récupérées en temps réel apportent une visibilité accrue et un contrôle renforcé permettant à celles-ci de prendre des décisions stratégiques et opérationnelles plus avisées. Comme le vieil adage de Benjamin Franklin “ mieux vaut prévenir que guérir”.
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