Confession d’un DSI gérant les dépenses IT.

“Qui a commandé ça ? nous n’avons pas le budget pour ça !”

Gestion budgétaire : Petite histoire des dépenses IT en 2015

Confession d’un DSI sur la Gestion Budgétaire – Je savais que notre budget IT serait serré cette année, et cette dernière revalorisation de facture, de 50k€, est en train de me sortir du budget. Pendant notre dernier rendez-vous trimestriel de l’année, un de mes chef de projet a mentionné cette revalorisation qui n’était ni dans notre budget d’origine ni dans aucune demande d’achat approuvée. J’espère que nous pouvons encore la réaffecter à un autre compte ou bien demander une extension budgétaire…

Ce problème de revalorisation de facture vient perturber notre budget 2015 IT déjà très complexe. Celui-ci était initialement de $50 millions d’euros., il incluait plus de 250 projets, tous prévus pour différentes sites, comptes et catégories de dépenses, et la moitié de ces dépenses avaient besoin d’être capitalisées.

La cerise sur le gâteau est que nous gérons ces dépenses IT qui se chiffrent en millions d’euros depuis un simple fichier Excel. Oui, sérieusement depuis un fichier Excel !

Confession #1 – Pas de planification budgétaire

A partir du moment où mes chefs de projet commencent à préparer leurs budgets en Août jusqu’à la fin de la consolidation, il se passe environ 4 à 5 mois, nous plaçant déjà au début de l’année fiscale. Cela nous oblige souvent à effectuer des ajustements budgétaires Ce processus est très compliqué si bien que personne ne veut réellement y toucher au milieu de l’année…

Confession #2 – Budgets hors de contrôle

Puis, comme que nous n’avons aucun moyen de faire respecter les commandes, nous devons nous reporter aux factures pour contrôler les dépenses et nous appuyer sur les chefs de projets pour qu’ils fassent bien les choses. Notre Equipe IT inclus 32 personnes à plein-temps, parmi lesquelles 20 sont chefs de projet. A chaque fois qu’ils sont embauchés, ou qu’ils quittent notre entreprise, il y a des variations dans le processus.

Même si chaque chef de projet suit ses dépenses via un fichier Excel, la seule vue consolidée que nous avons vient des rapports ERP que nous recevons le 21 de chaque mois. Le rapport est compliqué, trop détaillé et déjà dépassé au moment où il arrive dans nos mains.

La solution :

Pour gérer nos budgets avec plus d’exactitude et d’efficacité, j’ai décidé de mettre en place la solution de gestion budgétaire de Corcentric. Voici les objectifs que nous nous sommes fixés pour devenir la référence en la matière :

1. Permettre aux chefs de projet de prévoir/ajuster leur budget facilement: les budgets sont dynamiques. Si vous ne revoyez pas régulièrement vos prévisions budgétaires, celles-ci seront inévitablement fausses. Une surveillance fréquente empêche la perte de contrôle du budget. Pour moi, cela signifie qu’un dépassement de budget de 5% est bien plus simple à rectifier qu’un dépassement de 50%.
2. Pouvoir revoir régulièrement l’utilisation des ressources sur un projet: Il y a toujours du travail imprévu qui vient s’additionner à nos heures de projet facturables… dès lors le budget du projet devient incontrôlable. Les chances de maintenir le cap sur un projet et son budget sont plus importantes si nous revoyons fréquemment notre plan de ressources plutôt que de faire notre prévision budgétaire et de la laisser aux oubliettes.
3. Contrôler les engagements avant qu’ils ne deviennent des dépenses incontrôlées: Les dépenses non conformes et la mauvaise évaluation de la portée du projet sont deux des principales causes de dépassement de projet. Un chef de projet doit suivre de près la portée de son projet et créer des ordres de modification pour le travail non couvert par les besoins initiaux du projet. Ces ordres de modification devraient être envoyés pour approbation afin d’assurer qu’ils peuvent être intégrés dans notre plan budgétaire.
4. Outillez votre équipe avec les bonnes informations: Fournir à chaque acteur la bonne visibilité sur son budget au moment où il en a besoin est essentiel. Le chef de projet doit pouvoir voir son budget au moment où il fait sa demande d’achats, le DSI au moment d’approuver la demande d’achats et/ou quand il revoit les factures, le fournisseur doit pouvoir voir le budget qui leur est alloué au moment où ils entrent leur temps dans le système pour qu’au final les dépenses soient répercutées en temps réel sur les bons budgets !

Conclusion

La gestion budgétaire est un processus opérationnel essentiel pour aligner les efforts réalisés par une entreprise en termes de ressources et d’argent avec les objectifs stratégiques de celle-ci. Les décisions prises chaque jour pour l’ensemble d’une entreprise se font en accord avec le budget défini et validé par l’ensemble des parties prenantes.

Encore aujourd’hui, de nombreuses organisations gèrent leurs processus de planification et de prévision manuellement via Excel. Elles n’ont pas encore trouvé les outils qui leur permettront de mettre en place les processus internes capables d’absorber le niveau de complexité de leur organisation. A la place, elles se reposent sur des individus qui passent énormément de temps à consolider et établir des liens entre les différents éléments du budget. Liens qui, peu de temps après avoir été établis, se révèlent inexacts.

Comprendre la valeur ajoutée que peut apporter une bonne gestion budgétaire ainsi qu’une rationalisation/automatisation du processus Achats associé est aujourd’hui crucial pour beaucoup d’entreprises. Les informations ainsi récupérées en temps réel apportent une visibilité accrue et un contrôle renforcé permettant à celles-ci de prendre des décisions stratégiques et opérationnelles plus avisées. Comme le vieil adage de Benjamin Franklin “ mieux vaut prévenir que guérir”.

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