La gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats : pourquoi c’est essentiel ?
Pendant des années, les entreprises ont traité la gestion budgétaire comme un simple mécanisme de contrôle. Une limite à ne pas dépasser, un tableau Excel consulté une fois par mois, un exercice comptable plus qu’un outil stratégique…C’est une erreur !
En montrant que vous pouvez vous appuyer sur le budget au lieu de simplement le contrôler, vous obtiendrez facilement le soutien de toutes les parties prenantes. Les décideurs n’ont pas le temps de surveiller le respect du budget en permanence, et les utilisateurs, eux n’aiment pas être constamment contrôlés par quelqu’un qui vérifie la conformité des dépenses (d’ailleurs, ce n’est généralement pas nécessaire). En intégrant les budgets et les informations de suivi à votre processus achats, tout le monde peut voir facilement quelles sont les modalités en matière de gestion des dépenses.
Dans une économie où les décisions s’accélèrent et où chaque achat peut avoir un impact immédiat sur la performance, le budget doit quitter la Finance pour devenir une donnée vivante, accessible en temps réel par tous les acteurs du processus achats.
Quand les données remplacent les intuitions
La plupart des entreprises françaises disposent déjà d’une quantité impressionnante de données financières. Le véritable problème n’est pas leur volume, mais leur circulation.
Lorsque les informations budgétaires restent enfermées dans des systèmes isolés :
- Les acheteurs travaillent à l’aveugle
- Les utilisateurs commandent sans connaître les engagements déjà pris
- Les managers approuvent sans mesurer l’impact global
- Les directions financières découvrent les dépassements une fois qu’il est trop tard
À l’inverse, un SI Achats connecté aux données budgétaires transforme chaque décision en décision éclairée.
Avant même de lancer une demande d’achat, les utilisateurs visualisent le budget disponible, les montants déjà engagés, les dépenses en cours de validation et les factures à venir. La donnée n’arrive plus après l’achat : elle accompagne chaque étape du parcours.
Certains pourraient arguer que la possibilité de consulter le budget restant encourage les utilisateurs à dépenser davantage, mais nous avons constaté que cela les incite à réfléchir à deux fois avant de commander. Les utilisateurs se sentent responsabilisés et sont plus prudents avant de soumettre de nouvelles demandes d’achat. La gouvernance cesse d’être un système de surveillance permanent pour devenir un mécanisme de confiance alimenté par des données fiables.
Les workflows d’approbation prennent alors une toute autre dimension. Ils ne servent plus uniquement à bloquer des dépenses, mais à valider des décisions en disposant de l’ensemble du contexte financier.
Un budget n’existe jamais seul
Les entreprises les plus performantes ne pilotent plus un budget unique, elles orchestrent tout un écosystème.
Budget informatique, CAPEX, OPEX, projets, centres de coûts, budgets consolidés : chaque achat peut alimenter simultanément plusieurs dimensions financières.
Prenons l’acquisition d’une série d’ordinateurs portables. Derrière cette opération apparemment simple se cachent souvent plusieurs réalités : un investissement informatique, une dépense projet, un centre de coûts spécifique et un budget d’entreprise plus global.
Lorsque le SI Achats relie automatiquement ces différentes couches, l’information circule sans ressaisie et chacun travaille avec la même version de la réalité.
- Dans des conditions réelles, l’acheteur n’a accès qu’aux informations autorisées en fonction de ses paramètres de profil. Ainsi, lorsqu’un utilisateur souhaite acheter des ordinateurs portables, il peut consulter la répartition budgétaire allouée à l’informatique, plus spécifiquement au matériel informatique.
- Si ces ordinateurs sont liés à un projet particulier, comme un projet de construction ou d’agrandissement des locaux, les demandes d’achat peuvent être associées à ce projet. La répartition budgétaire est ensuite automatiquement reliée au budget global du projet.
- Une fois la demande d’achats réalisée, les approbateurs spécifiés dans le workflow reçoivent un e-mail pour valider la demande. Ces utilisateurs auront généralement une vue plus détaillée et étendue des budgets d’achats liés à ces ordinateurs. L’intégration de données permet également d’alimenter ces vues automatiquement et en temps réel.
« L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires. » Responsable SI Finance, Nexity
L’automatisation change les règles du jeu
Notre solution achats intègre la gestion budgétaire dès la demande d’achats et offre un système de définition des habilitations extrêmement flexible pour les règles d’approbations liées aux budgets. En plus des types de règles (commandes par exemple), vous pouvez choisir qui les verra et à quel moment, spécifier le délai de réaction, les régions concernées, la quantité, et tout autre paramètre dont vous avez besoin dans le cadre de vos processus.
Les alertes intégrées permettent de garantir la conformité, mais aussi de créer des rappels pour les différents jalons de votre budget. Ces alertes sont très faciles à définir et peuvent être associées à des budgets ou événements spécifiques. De plus, vous pouvez définir une multitude de déclencheurs différents de manière extrêmement flexible. C’est un principe similaire à celui des banques qui envoient des SMS en cas de dépassement d’un certain montant d’achats, ou des opérateurs vous signalant quand vous approchez de votre limite de forfait.
Dans notre exemple, l’approbateur veut savoir à quel moment un pourcentage donné de son budget est utilisé. Il est également très facile de choisir les destinataires de ces alertes : en plus des utilisateurs, il est possible de faire remonter ces messages de 10 niveaux dans la hiérarchie.
Alertes sur les seuils critiques, validations dynamiques, règles d’approbation contextuelles, notifications automatiques…Ainsi, l’intelligence du système remplace progressivement les contrôles manuels, voici un panel des fonctionnalités possibles intégrées à notre solution Source-to-Pay Corcentric :
Et les bénéfices sont là : moins de délais, moins d’erreurs, davantage de conformité et surtout une capacité à agir avant que les écarts budgétaires ne deviennent des problèmes.
La vraie valeur d’une gestion budgétaire intégrée à votre SI Achats se mesure dans la décision
Le reporting n’est plus un exercice de fin de mois.
Lorsque les données budgétaires, achats et comptables sont synchronisées en temps réel, les tableaux de bord cessent de raconter le passé et deviennent des outils d’aide à la décision. Quels que soient les paramètres de temps/profils utilisateur/services, etc., les rapports peuvent être visibles directement dans Corcentric ou téléchargeables au format Excel.
Les directions Achats et Finance partagent enfin la même lecture de la performance, les arbitrages gagnent en rapidité et les budgets évoluent au rythme de l’activité, et non l’inverse.
Au fond, intégrer la gestion budgétaire à son SI Achats n’est pas une évolution technologique, c’est un changement de paradigme ! Parce que les entreprises qui performent aujourd’hui ne prennent pas de meilleures décisions grâce à davantage de contrôle, elles prennent de meilleures décisions parce qu’elles disposent de la bonne information, au bon moment, directement là où les décisions sont prises.
Pour plus d’informations sur nos solutions achats et de gestion budgétaire, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information ou demander votre démo gratuite.
