La Gestion des Contrats : le complément naturel du Sourcing Stratégique ?

Afin de rationaliser gestion des contrats et processus sourcing, de standardiser les formats de réponses aux appels d’offres pour en faciliter l’analyse et améliorer la tenue des dossiers achats, de nombreuses organisations achats déploient le module Sourcing Stratégique des solutions eAchats.

La Gestion des Contrats n’est-elle pas le complément naturel de ce processus de consultation ? Si bien sûr les professionnels des achats trouveront des bénéfices à mettre sous contrôle la gestion des contrats, les directions financières, les directions juridiques et les services d’audit interne ne manqueront pas d’y trouver des avantages aussi.

Quelques exemples :

• Des alertes & rapports automatisés vous informent de l’expiration des certifications fournisseurs et des contrats. Être informé de l’expiration d’un Contrat évitera des négociations en position de faiblesse à cause de la menace de l’arrêt du service rendu. Si vous avez des sous-traitants en vos locaux, utiliser notre outil de gestion de contrat vous permettra de collecter les certificats divers propres à réduire vos risques légaux.
• Enregistre les termes de paiement afin d’encourager les rabais pour paiements anticipés, ou pour améliorer la trésorerie. Lorsqu’un directeur financier demande à quelle fréquence les fournisseurs sont payés, la réponse est bien souvent ambigüe : 30 jours, 60 jours… Ce délai de paiement ne correspond pas toujours à celui dicté dans les clauses contractuelles. Pendant un cycle de baisse de croissance, la question des termes de paiement est typiquement sujette à tensions. Avoir les termes de paiement explicités dans le récapitulatif du contrat vous aidera à déterminer quelles actions prendre sans avoir à retourner chercher l’information dans votre pile de paperasse.
• Une visibilité accrue pour rationaliser vos données fournisseurs. En organisant vos contrats dans une seule et même base de données, vos équipes achats identifieront aisément les contrats fournisseurs similaires ou dupliqués et pourront ainsi consolider les contrats et données de ces fournisseurs.
• Contribue à la bonne marche du processus comptable en fournissant une visibilité sur les engagements contractuels. Dans un monde idéal, vous avez un ERP qui vous aide à identifier les engagements. Mais dans la réalité, avoir un outil robuste de gestion des contrats peut s’avérer extrêmement utile pour gérer les engagements de moyen et long terme.
• Aide à évaluer la conformité et la politique de signature. N’auriez-vous pas déjà constaté de fortes disparités entre la politique de signature de contrats telle que définie par l’entreprise et ce qui se passait réellement ensuite ? N’est-il pas tentant, pour une personne, motivée par de bonnes intentions mais n’ayant que peu ou pas d’autorisation de signer un accord de le parapher pour faire avancer les choses plus rapidement ? Avec un outil de gestion des contrats, un processus de vérification s’enclenche automatiquement. Établir des rapports sur les propriétaires des contrats ou des signataires est un moyen sûr de vérifier que les signatures sur les contrats sont bien celles de ceux qui auraient dû signer. Si les employés sont informés en amont que les signatures sont vérifiées, ils seront, par voie de conséquence, beaucoup moins enclins à enfreindre les règles…
• Améliore la préparation des négociations. Combien de fois avez-vous commencé une négociation de renouvellement de contrat par une longue recherche des documents actuels ? Combien de fois avez-vous dû aller voir votre fournisseur pour récupérer les bons documents afin de pouvoir commencer ? Avoir tous les documents, les bonnes clauses à portée de main vous donnent l’opportunité de vous préparer correctement. Un outil de gestion des contrats vous fournit un accès immédiat aux contrats de tous les départements de votre entreprise et vous évite ainsi tous ces aller-retours longs et fastidieux.

Car gérer efficacement nécessite une grande discipline et du temps, votre outil de gestion de Contrat intègre un processus de gestion des tâches, du flux de travail et d’approbation apportant automatiquement rigueur, discipline et cohérence. Vous serez sûr de retrouver vos contrats consolidés, placés dans le répertoire adhoc, avec les informations pertinentes identifiées et “taggées” correctement. Votre entreprise gagne de la visibilité et du contrôle sur tous ses engagements contractuels. L’équipe d’achat obtient une visibilité accrue et sur ses actions à mener sur le long terme et se concentre sur les tâches à forte valeur ajoutée.