Grande démission = meilleure optimisation des achats?
Commençons par les mauvaises nouvelles.
Nous avons posé la question suivante aux participants à un webinar en anglais organisé par Corcentric et Art of Procurement (AOP) et intitulé La grande démission pourrait-elle conduire à de MEILLEURS talents dans le domaine des Achats ? : « Si votre équipe Achats venait à manquer de personnel, comment compenseriez-vous cette pénurie ? »
Et voici les réponses obtenues (parmi 250 répondants) :
- Nous travaillerions plus, tout simplement — 59 %
- Nous accomplirions moins de choses — 17 %
- Nous ferions appel à des sous-traitants — 13 %
- Nous collaborerions avec des consultants — 11 %
Cette situation (peu surprenante) est non seulement délétère, mais également intenable sur la durée. D’autant plus que les difficultés rencontrées par la Supply Chain ne semblent guère s’apaiser…Ironiquement, la solution la plus couramment proposée (travailler plus) contribue à alimenter le cercle vicieux de la désillusion et de l’épuisement professionnel, qui in fine pousse de nouveaux collaborateurs à démissionner.
Malheureusement, le fait qu’une personne abatte le travail de deux ou trois collaborateurs écarte également l’une des solutions les plus efficaces : la mise en œuvre d’une solution digitale.
Mais, comme l’a montré le webinar, cette situation offre en réalité une occasion sans précédent de faire le point :
- Examiner objectivement les modèles d’exploitation actuels
- Etudier et adopter un nouveau modèle organisationnel
- Chercher comment tirer parti de la situation pour le développement des carrières
Au final, c’est peut-être le meilleur moment pour rebondir et booster votre performance achats.
Les Achats doivent mieux investir dans…les achats
La pénurie de talents expérimentés, la recherche de candidats de qualité sur un marché du travail fluctuant, l’amélioration et le renouvellement des compétences, la fidélisation des collaborateurs ont toujours été un défi RH majeur pour les entreprises.
À bien des égards, la pandémie a renforcé les difficultés déjà rencontrées par les Achats avec le renforcement du télétravail et l’évolution des attentes en matière d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Mais il y a un problème plus global.
Comme le montrent les résultats du sondage ci-dessus, seuls 24 % des directions achats sollicitent une aide extérieure, quelle que soit la charge de travail supplémentaire (et les attentes croissantes) imposée aux membres de l’équipe existante. Cette réticence constitue un obstacle à l’optimisation des achats au même titre que tous les autres facteurs, et est bien antérieure à la grande démission.
Elle s’explique par plusieurs facteurs, notamment l’habitude bien ancrée de devoir réaliser des économies substantielles pour montrer que la fonction Achats est à la hauteur de sa proposition de valeur (pourquoi gaspillerions-nous de l’argent pour nous-mêmes ?). Cette stratégie est motivée par la peur qu’un ROI réduit puisse laisser penser que les Achats sont moins efficaces qu’ils ne devraient l’être, ou qu’ils ne disposent pas des compétences ou des capacités adéquates, ce qui entraînerait une perte d’influence vis-à-vis de la Direction de l’entreprise.
Comme Joe Payne l’affirme sans détour, « Les Achats sont vraiment mauvais quand il s’agit d’investir dans les Achats. L’externalisation a toujours fait l’objet de préjugés obsolètes, à cause desquels les Achats sont réticents à dépenser de l’argent pour des parties prenantes externes. »
Mais, comme l’a clairement montré la grande démission, le passage de « On contrôle » à « On a des problèmes » peut se faire en un claquement de doigts.
La première étape de la résolution d’un problème consiste à admettre l’existence dudit problème. Mais une fois que vous avez admis que les Achats ont effectivement besoin d’aide, l’étape suivante consiste à trouver les personnes ou le cabinet partenaire les plus à même de résoudre votre problème. Ou, mieux encore, à remplacer vos anciennes pratiques par de meilleures pratiques, plus durables.
Et ces meilleures pratiques pourraient être d’adopter une approche hybride des Achats.
Le modèle d’Achats hybride : optimisez les processus, arrêtez de chercher des talents
Passer le cap du « nous avons besoin d’aide » peut être un véritable défi. Comme nous l’avons évoqué lors du webinar, « les peurs qui entourent l’externalisation sont issues de mauvaises expériences bien réelles ». Pour autant, l’externalisation (ou le modèle hybride) ne doit pas être mise de côté. Il faut simplement adopter les bonnes pratiques.
La recherche d’un partenaire doit être abordée comme la recherche d’un employé à temps plein : cette quête nécessite une recherche méthodique dans laquelle la culture des différentes parties joue un rôle primordial. N’oubliez pas qu’il s’agit de personnes avec lesquelles vous allez travailler en étroite collaboration, au quotidien.
Mais ce n’est pas « tout ou rien ». La solution peut être nuancée ! Élément clé à retenir : il est généralement déconseillé d’externaliser l’ensemble de votre fonction Achats. Pour développer une stratégie d’externalisation efficace, il faut commencer par identifier vos principales lacunes et les domaines dans lesquels vous avez besoin d’une aide spécifique. Comme c’est clairement indiqué dans le webinar :
La fonction Achats est une fonction stratégique. Gérée correctement, elle peut créer un avantage concurrentiel. Même si vous disposez d’une équipe interne dédiée aux Achats, réfléchissez également aux meilleures manières de mettre en place un modèle hybride et de faire appel à un tiers pour la soutenir.
La grande démission a occasionné une grande pénurie de talents dans le domaine des Achats, à tous les niveaux, des fonctions hautement stratégiques (que vous souhaitez conserver en interne) jusqu’aux fonctions tactiques et opérationnelles qui se prêtent parfaitement à l’externalisation. Selon Phillip Ideson, il faut adopter une approche chirurgicale. Par exemple, les tâches laborieuses liées à l’analyse, une grande partie des arrangements logistiques avec les fournisseurs, l’élaboration des appels d’offres et l’affinement des modèles sont des tâches pouvant toutes être facilement prises en charge par un tiers dans le cadre d’un modèle d’assistance adapté. Peut-être avez-vous besoin d’une expertise sur un secteur ou une catégorie spécifique, ou d’intégrer des ressources pour gérer des projets périodiques ou cycliques ?
Le secteur des télécommunications, dans lequel les contrats sont renouvelés tous les 3 ans, est un bon exemple. Avez-vous vraiment besoin d’un expert à plein temps alors que vous pouvez faire appel à un tiers qui connaît parfaitement le marché actuel, les prix, les acteurs, les structures contractuelles, etc. ? Du point de vue du directeur financier, il sera beaucoup plus judicieux de faire appel à des experts, de tirer parti de leur valeur et de vous concentrer sur d’autres tâches. Le rapport entre les coûts variables et les coûts fixes est incroyablement intéressant, surtout à l’approche ou pendant les périodes d’incertitude économique.
L’un des avantages indéniables à trouver le bon partenaire pour votre modèle d’achats hybride est qu’il vous fera profiter de bonnes pratiques issues d’un secteur autre que celui de l’entreprise. Cette capacité à intégrer des méthodes que vous n’avez peut-être jamais vues auparavant peut être synonyme de grands avantages, tant pour le perfectionnement des processus internes que pour la compétitivité de l’organisation sur le marché.
Cela permet également de générer un degré élevé de transfert de compétences. Notons aussi que le recours à une partie prenante externe pour un projet limité ou pour répondre à des besoins permanents permettra aux équipes internes d’observer la manière dont ces processus spécifiques sont mis en œuvre, pour pouvoir les reproduire à l’avenir. Même si votre entreprise continue à recourir à une aide extérieure, votre fonction Achats sera d’autant mieux informée, ce qui augmente son efficacité.
En substance, une approche hybride des Achats peut être utilisée soit pour combler un manque de compétences et/ou de talents dans une perspective de transformation, soit pour développer rapidement vos capacités, avec des talents très qualifiés, venant s’ajouter à une base constante de capacités de services externalisés.
Modèle d’Achats hybride : trouver le bon partenaire
Autre question importante posée pendant le webinar : « Comment évaluer la culture d’un potentiel partenaire lors du processus d’évaluation et de sélection ? »
La réponse est simple : demandez à parler aux personnes qui vont réellement travailler pour vous, celles avec lesquelles vous allez travailler régulièrement. Le courant passe ? Y a-t-il une alchimie ? La première impression compte beaucoup.
La taille de l’entreprise aussi ! Certains fournisseurs auront suffisamment de ressources en interne pour travailler avec de nouveaux clients, d’autres devront recruter des collaborateurs. Vérifiez si vous travaillerez avec une équipe dédiée, ou au moins avec des responsables de compte dédiés, ou si vous aurez affaire aux personnes disponibles au moment où vous aurez besoin d’aide. La taille de l’organisation n’est d’ailleurs pas toujours gage de qualité, car dans les cabinets plus modestes, vous pourrez plus rapidement vous faire une idée précise de ce à quoi ressemblera votre relation de travail et pourrez accéder plus facilement aux collaborateurs seniors clés.
Comme l’a montré le webinar, trouver le bon partenaire pour votre modèle d’achats hybride revient à pourvoir un poste en interne. Cela nécessite de la confiance, des échanges ouverts et une communication très transparente. Vous devez avoir la garantie que tous les problèmes pourront être résolus rapidement, savoir à qui faire remonter les informations lorsque les problèmes persistent, et avoir la certitude qu’on vous accordera l’attention et le niveau d’engagement dont vous avez besoin.