Les achats agiles, qu’est-ce que c’est vraiment?

Lorsque vous travaillez dans un domaine ou secteur particulier, vous adoptez rapidement le vocabulaire, le jargon et les abréviations couramment utilisés, sans forcément toujours savoir ce qu’ils signifient exactement. Vous prenez simplement l’habitude d’utiliser les termes que tout le monde utilise. Dans le monde des achats, on entend beaucoup parler d’agilité et de projets agiles. Donc, quand quelqu’un de l’IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) nous a récemment demandé de définir clairement ce qu’étaient « les achats agiles », j’ai posé la question autour de moi.

Spécialistes des achats, développeurs de logiciels P2P, clients, fournisseurs, représentants de l’industrie et analystes, tout le monde a donné sa propre définition des achats agiles. De façon assez prévisible, les définitions variaient. Mais certains éléments revenaient fréquemment.

Même si les achats agiles ont le vent en poupe, ce concept n’est pas nouveau. Ardent Partners avait déjà écrit à ce sujet il y a six ans et l’avait même mis en avant dans le rapport CPO Rising 2015 :

Les équipes Achats qui relient habilement leurs outils, leurs ressources et leur expertise pour soutenir l’évolution des besoins de l’entreprise prendront une longueur d’avance. L’agilité sera le prochain moteur de réussite des Achats.

Même les personnes qui s’insurgent contre l’utilisation du terme « agile » en tant qu’expression marketing sans véritable signification (on parle d’ailleurs de marketing agile !) reconnaissent que cette notion, indépendamment du nom qu’on lui donne, a de l’importance. Ainsi, sans aucun ordre particulier, nous vous proposons huit définitions actuelles de l’agilité dans les achats.

Les achats agiles consistent à…

Atteindre un idéal d’agilité.

Les achats agiles désignent la capacité à satisfaire tous les objectifs de gestion des dépenses (économies, efficacité des ressources, gestion des risques, gestion des relations/performances fournisseurs), sans dépendre d’une approche spécifique (sourcing stratégique, gestion des catégories, etc.). Un spécialiste des achats qui tente de parvenir à un idéal d’agilité devrait pouvoir rejoindre ou conseiller une équipe de projet interfonctionnelle et améliorer la façon dont elle dépense son argent et sélectionne des fournisseurs, et ce, sans s’appuyer sur un processus ou une technologie classique.

Trouver la meilleure manière de résoudre un problème.

L’agilité dans les achats, c’est l’art de trouver une solution au problème de sourcing, en cherchant comment répondre au mieux à un besoin métier (ou un objectif organisationnel), et non en étant simplement dans l’exécution, en effectuant par exemple des achats en fonction de spécifications de produit prédéfinies. Pour cela, les acheteurs doivent avoir une bonne compréhension du marché sur lequel opère leur entreprise et des réels besoins des clients internes (pas seulement ce qu’ils veulent acheter).

Cette approche proactive nécessite l’appui de l’entreprise pour que les acheteurs aient la liberté de proposer des solutions qui ne sont pas forcément standardisées ou qui diffèrent des solutions utilisées par le passé pour répondre au même besoin métier. Les équipes Achats agiles doivent connaître les éléments disruptifs du marché qui offrent une autre (meilleure) façon de résoudre les mêmes problèmes, de manière collaborative et plus rentable.

Être à l’écoute et être concentré.

Les achats agiles permettent de répondre rapidement à toute demande des utilisateurs internes, de s’adapter à tout changement de l’entreprise (stratégie, fusion-acquisition, déménagement, réglementations, etc.) et de réagir promptement en cas de perturbations liées à un fournisseur ou à la supply chain. Pour cela, le service Achats a besoin d’une visibilité en temps réel et d’outils de collaboration.

Être intelligent et proactif.

Pour faire preuve d’agilité dans les achats, il faut être aussi souple et vif qu’un guépard. Il s’agit de comprendre le marché, de savoir quand acheter, de suivre le rythme effréné du changement, de prendre des décisions avisées et de changer de direction si nécessaire. La gestion des processus métier (BPM) offre aux parties prenantes la flexibilité nécessaire pour aligner les objectifs et collaborer ; elle favorise la proactivité et non la réactivité, afin de produire des résultats répondant aux attentes de l’entreprise.

S’appuyer sur la sagesse collective.

En général, une équipe Achats agile exploite de façon collaborative sa connaissance du marché pour pouvoir saisir rapidement une opportunité. À titre d’exemple, dans le domaine de la restauration, l’équipe exploiterait sa connaissance du marché et des prix des ingrédients (bœuf, carottes, laitue, etc.), pour influencer les prix des plats au menu dans son établissement. Encore une fois, il est essentiel de pouvoir agir de façon collaborative et sans tarder.

Se concentrer sur les solutions et non sur les obstacles.

Au sein d’une entreprise, un service Achats agile peut s’adapter rapidement et efficacement à ce qu’exige l’entreprise, par exemple, trouver un nouveau fournisseur, répondre aux besoins des clients internes (demandeurs), etc. Il s’efforce toujours de trouver une solution et de ne pas être bloqué par un problème ou coincé dans un processus.

Être toujours aligné sur les objectifs métier globaux.

L’agilité dans les Achats désigne une approche itérative pour gérer le sourcing stratégique et l’achat de produits indirects. Elle est axée sur l’intégration des objectifs métier et des retours à chaque itération. Cela revient à être dynamique plutôt que réactif ; cependant, si une approche réactive est nécessaire, le service peut s’adapter rapidement aux besoins de l’entreprise.

Les achats sont de plus en plus agiles, indépendamment du nom que l’on donne à ce phénomène.

Tous les spécialistes des Achats sont d’accord pour dire que le terme « agile » regroupe plusieurs notions : la collaboration, la proactivité, l’intelligence, l’orientation sur les objectifs et l’alignement sur des objectifs organisationnels globaux. Mais la définition exacte de l’agilité varie en fonction de votre position et de votre ancienneté dans le secteur. Nous avons beaucoup appris en nous penchant sur la définition de l’agilité et nous sommes convaincus que c’est un concept qui va continuer à évoluer, au fur et à mesure de sa mise en pratique.

Si vous souhaitez soumettre votre propre définition de l’agilité dans les achats, n’hésitez pas ! Nous serions ravis d’avoir votre avis. Si vous voulez voir à quoi ressemble une solution achats agile, demandez-nous une démonstration gratuite.