L’importance des processus en période Covid

By Corcentric | février 18, 2021

Nous sommes désormais tous conscients des défis que représentent la distanciation sociale et le travail à distance. Pour la plupart, il ne s’agit là que d’inconvénients mineurs, étant donné qu’il suffit pour être efficace d’avoir le bon écran, un espace de travail approprié et la possibilité d’intéragir avec les parties prenantes. L’environnement de travail virtuel peut parfaitement nous permettre d’effectuer ce travail quotidien. Les processus en période Covid ne devraient pas faire exception.

Lorsque vous examinez les politiques et les procédures actuelles, quelles images vous viennent à l’esprit  et quelles questions devriez-vous vous poser?

  • S’agit-il d’un ensemble de « règles » ou de « recommandations », ou d’un document qui guide le processus achat, en indiquant les actions et les étapes nécessaires ?
  • À quelle fréquence procédons-nous à des audits de nos processus ?

Si vous trouvez que vous vous posez fréquemment ces questions, c’est probablement que votre politique n’est pas assez prescriptive, ou qu’elle est inachevée ou fragmentée. Malgré la distanciation sociale, les processus, ainsi que nos interactions professionnelles quotidiennes, doivent continuer à fonctionner efficacement. Les conseils ci-dessous vous aideront à procéder à un examen efficace de votre situation actuelle et à mettre en œuvre de nouvelles pratiques pour améliorer vos processus en période Covid.

À quel point voulez-vous être prescriptif ?

Lorsque vous rédigez ou mettez à jour votre politique et votre procédure, déterminez le degré de prescriptivité souhaité. C’est l’occasion de rédiger des conseils et de la documentation étape par étape, ou d’apporter une touche plus légère pour permettre à votre équipe de faire appel à son jugement. De manière générale:

  • Votre politique doit être le document directeur qui établit les étapes et les exigences pour une activité achats donnée
  • Votre procédure déterminera quand et comment mener de telles activités.

Vous avez plusieurs options à votre disposition pour déterminer comment rédiger ces documents. Les avis peuvent également diverger quant au degré de détail ou de prescriptivité de cette documentation. Veillez à recueillir les opinions de votre équipe dès le début et à répéter le processus lors de la définition.

Optimisez là où c’est possible

  • Passez en revue votre processus de bout en bout et examinez une activité achats typique.
  • Mettez en évidence tous les domaines présentant des opportunités d’optimisation. Dans certains cas, il peut s’agir d’utiliser des outils de signature électronique, d’avoir un flux d’approbation pertinent ou une délégation appropriée, ou de réduire le nombre d’e-mails ou de transferts en combinant les processus.

Ces opportunités d’optimisation sont particulièrement judicieuses dans le contexte actuel de distanciation sociale. Il peut s’avérer difficile d’avoir un regard objectif sur votre processus et d’identifier les lacunes, mais vous pouvez compter sur votre équipe pour souligner ces problèmes ou possibilités d’amélioration. Si vous avez du mal à identifier véritablement les domaines d’amélioration ou à déployer efficacement ces mesures, notre équipe peut vous aider à instaurer un changement efficace au sein de votre organisation.

Investissez dans les bons outils et les bonnes solutions

Si votre processus est encore largement manuel, il est temps d’examiner les solutions actuelles de gestion des achats et d’automatisation de la comptabilité fournisseurs qui conviendraient le mieux à votre organisation. Avec la bonne solution, vous pouvez automatiser ou optimiser un grand nombre de processus identifiées ci-avant. Les outils appropriés contribuent à établir des processus rationalisés et adéquat pour votre entreprise. Corcentric met à votre disposition une suite de Solutions Source-to-Pay pour vous aider à automatiser et à optimiser vos processus.