Réduisez vos coûts achats et opérationnels : L’impact puissant de la digitalisation de vos dépenses

Corcentric

Dans un contexte inflationniste, concurrentiel et incertain, la réduction des coûts est de nouveau au centre des priorités stratégiques des Directions Achats et Financières cherchant à maximiser leur rentabilité et rester compétitives. En témoignent :

La dernière étude PwC/DFCG consacrée aux priorités 2024 des directeurs financiers qui place pour la première année depuis cinq ans, en priorité numéro 1 la gestion du cash et des financements
L’étude AgileBuyer/CNA consacrée aux tendances et priorités des Achats en 2024 qui met en avant la réduction des coûts comme priorité n°1 attendue de la direction pour faire face à l’inflation et aux incertitudes.

Mais avant d’approfondir ce sujet, commençons par le commencement…

Qu-est-ce qu’un coût ?

Il existe plusieurs types de coûts en entreprise.

Coûts directs : ce sont les achats et opérations liés directement à votre activité tels que les matières premières utilisées pour fabriquer un produit, le personnel directement impliqué dans l’activité, etc.
Coûts indirects : ce sont les achats et opérations liés aux frais généraux tels que le loyer, l’électricité, les dépenses marketing, etc.

On peut aussi classer les coûts de la manière suivante :

Coûts achats : ce sont les coûts directement liés aux achats eux-mêmes
Coûts opérationnels : ce sont les coûts liés aux opérations et processus nécessaires à la bonne marche de l’activité de l’entreprise

Quelle réduction des coûts obtenir à chaque étape du processus de gestion des dépenses ?

Dans cette matrice, nous verrons que l’adoption d’une solution de gestion des dépenses appelée aussi Procure-to-Pay a un impact direct et indirect sur divers types de coûts

Étape 1 : L’expression de besoin

Problématiques	Solution apportée par Corcentric	Réduction des coûts associée
Difficulté à trouver le bon article/ service au bon prix Multiplication des achats sauvages (articles et fournisseurs non référencés) Multiplication des fournisseurs Coûts non maîtrisés	L’ensemble des produits et services à des prix négociés auprès de fournisseurs référencés disponibles sur des catalogues en ligne Un moteur de recherche efficace qui permet d’obtenir des résultats pertinents du premier coup Une saisie du panier comparable aux plus grands sites de e-commerce Des kits de présélections ou articles favoris pour les commandes récurrentes	Réduction directe des coûts grâce à une réorientation des achats vers des produits et services négociés Gains de temps de recherche pour l’ensemble de vos prescripteurs Formalisation de l’expression de besoin facilitée pour fluidifier le processus dès le début Temps réalloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée

Étape 2 : La demande d’achats

Problématiques	Solution apportée par Corcentric	Réduction des coûts associée
Une expression de besoin mal formulée qui nécessite beaucoup d’allers-retours (quantité, fournisseurs, documents…). Des délais d’approbation qui peuvent être longs et bloquer le processus (relances, vacances).	Une demande d’achats formalisée avec toutes les informations nécessaires à l’approbateur (quantités, prix, fournisseur, imputations…). Un workflow d’approbation automatique qui permet de faire approuver les bonnes personnes sans bloquer le processus (multiples approbateurs, selon les montants, gestion des délégations en cas de congés…).	Réduction des coûts liés au temps passé par l’approbateur (relecture de la demande, allers-retours). Réduction des coûts liés à l’accélération de l’approbation de la demande (gestion automatique des relances, des délégations, seuils).

Étape 3 : Le passage de la commande

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Envoi manuel de la commande au fournisseur une fois approuvée. Problèmes en cas de modification ou d’annulation de la commande nécessitant beaucoup d’allers-retours avec le fournisseur.	Commande envoyée automatiquement et en temps réel au fournisseur dès que la demande d’achats est approuvée. Envoi automatique et en temps réel des modifications ou de l’annulation.	Réduction du temps passé à l’envoi de la commande. Plus de réactivité face aux allers-retours avec le fournisseur en cas de questions, litiges, modifications ou annulation.

Étape 4 : La réception des biens et services

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Manque de visibilité pour les équipes comptables : Comment savoir si la commande a bien été reçue et dans quelles conditions pour procéder au paiement ?	La mise en place d’un workflow de validation à l’étape de réception permet aux équipes comptables de s’assurer que la commande a été reçue et offre la visibilité sur les informations essentielles (réception partielle ou complète) pour valider la mise au paiement Avec l’étape de réception ajoutée au processus, les factures sont mises au paiement sans même l’intervention des équipes	Baisse du temps passé par les équipes comptables pour valider la bonne réception des articles/services Accélération de la mise au paiement des factures

Étape 5 : La réception et la saisie de la facture

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Multiples formats et modes de réception des factures rendent difficile la bonne visibilité sur chaque facture et son statut La saisie manuelle de chaque facture est consommatrice de temps et source d’erreurs	Centralisation de toutes les factures dans une seule solution grâce à la mise en place d’interfaces avec l’écosystème technologique du client Saisie automatique de la facture dès que le fournisseur l’envoi par email grâce aux technologies d’IA et OCR	Réduction du coût de saisie des factures grâce à la saisie automatique limitant les erreurs d’intervention manuelle à certains cas précis

Étape 6 : L’approbation de la facture

Problématiques	Solution apportée par Corcentric	Réduction des coûts associée
Des délais d’approbation qui peuvent être longs par manque de visibilité sur qui doit approuver quelle facture et sous quelles conditions ? (montants, achat stratégique, écarts identifiés, facture sans commande)	Mise en place de workflows capables d’automatiser l’ensemble des cas de figure pour mise au paiement automatique des factures sans intervention (approbateur(s), seuils de montant, seuils de tolérance pour les écarts ou les factures sans commande, etc.) Identification des cas particuliers nécessitant une intervention manuelle	Suppression du temps d’approbation des factures pour une majorité des factures Réduction du temps manuel pour les cas particuliers

Étape 7 : La réconciliation de la facture

Problématiques	Solution apportée par Corcentric	Réduction des coûts associée
Des problèmes de prix ou quantité côté fournisseur ou côté client qui ralentissent le traitement de la facture et obligent le comptable à passer un écart sur facture Une commande qui n’existe pas Un produit qui manque	Réconciliation automatique de la plupart des factures avec les commandes et réceptions Des commandes sur catalogues limitant les risques de prix obsolètes ou erronés Création automatique de la commande pour certaines factures sans commandes selon des critères prédéfinis Collaboration avec le fournisseur et gestion en ligne des litiges	Suppression du temps de réconciliation des factures pour une majorité des factures Traitement automatique de certains cas de figure limitant au maximum l’intervention manuelle Gestion en temps réel en ligne des litiges avec le fournisseur

Étape 8 : Le paiement de la facture

Problématiques

Solution apportée par Corcentric

Réduction des coûts associée

Avec le temps passé sur chacune de ces étapes :

Quel volume de vos factures fournisseurs sont encore payées en retard et font l’objet de pénalités ? (par le Gouvernement ou votre fournisseur)
Combien d’entre elles sont payées juste à temps ?
Combien sont tout simplement perdues ?

En réduisant chaque étape du processus, une facture qui est envoyée au client par le fournisseur peut être déjà comptabilisée et prête à être payée dans la même heure et sans aucune intervention manuelle
Envoi automatique des informations à l’ERP ou au système comptable que la facture est bonne à payer

Réduction du délai de paiement d’une facture
Possibilité de négocier des réductions pour paiement anticipé (dynamic discounting)

Que faut-il en retenir comme leviers de réduction des coûts ?

En lisant cette matrice, vous observerez que la plupart des gains sont directement liés à la réduction des coûts opérationnels : une réduction du temps passé pour chaque étape du processus et des délais associés.
Très facilement quantifiable avec le bon outil, le cumul de temps passé par chaque collaborateur sur chaque étape du processus P2P est fortement réduit avec la mise en place d’une solution de gestion des dépenses. Multipliez ce temps passé par l’ensemble de vos collaborateurs et par le nombre de demandes d’achats et vous obtiendrez des gains de temps considérables qui se comptent en jours hommes. Autant de temps libéré pour des tâches réellement génératrices de valeur pour votre entreprise.

Les autres types de réductions de coûts sont liés aux achats eux-mêmes. Une solution de gestion des dépenses permet de mieux acheter :

Réorientation des achats vers des articles et services référencés à des tarifs préalablement négociés. Dit autrement, il s’agit de la réduction des achats sauvages
Meilleure visibilité sur toutes les dépenses pour adapter la politique achats
Facilité de déploiement de la politique achats

Enfin, des gains indirects mais tout aussi importants concernent vos fournisseurs.

En payant en temps et en heure vos fournisseurs vous améliorez directement vos relations avec ces derniers et pouvez même négocier des remises pour paiement anticipé.
En choisissant de réduire par exemple le nombre de vos fournisseurs par 2, en passant de 2000 à 1000. Et sachant que le coût de gestion d’un seul fournisseur est estimé à environ 1000€/an, vous réduisez vos coûts de gestion de 1000×1000 soit 1 million d’euros par an !
Avec de telles économies, vous pouvez réorienter vos efforts (temps et moyens) pour mieux collaborer, innover et fiabiliser vos fournisseurs restants.

L’automatisation des processus P2P est ainsi un levier majeur de réduction des coûts. En remplaçant les tâches manuelles par des processus automatisés, les entreprises peuvent éliminer les erreurs, accélérer les cycles d’approbation et réduire les délais de paiement. Les solutions P2P du marché intègrent des fonctionnalités telles que la dématérialisation des factures, l’approbation automatique et la gestion centralisée des fournisseurs, offrant ainsi une visibilité accrue sur les dépenses.

Chez Corcentric, nous proposons des solutions qui s’adaptent aux besoins métiers de chacun de nos clients. Paramétrables en fonction des objectifs définis et propres à chaque entreprise quel que soit son organisation interne (centralisée/décentralisée) ou son secteur d’activité. Nous offrons également tout un panel de services pour vous accompagner dans votre projet. N’hésitez pas à faire appel à nos équipes, contactez-nous !