Transformation Digitale : Les 7 clés du ROI d’un Procure-to-Pay

N’oublions pas que dans le digital la technologie sert à aller plus vite et à l’échelle donc, lorsqu’on adosse un front office « digital et expérientiel » à un back office conçu pour « le monde d’avant », on dysfonctionne plus vite et à plus grande échelle.

Nous avons échangé sur les 7 clés du ROI d’un Procure-to-Pay , le 15 Mars, à l’Hôtel Le Marois à Paris.

Transformation digitale, chaîne intégrée et intégrante, dossier Facture, contrôle de l’engagement, implémentation de la solution sans oublier les Fournisseurs et les opérationnels, tels sont les différents critères modifiant substantiellement votre ROI qui seront passés au crible lors de ce petit déjeuner.

Un Procure-to-Pay participe de la transformation digitale de l’entreprise.

Ces processus sont au service de cette vision de transformation des métiers et de vos affaires. Bertrand Duperrin, le 5 Janvier 2017 a livré l’idée clé de la Transformation digitale. Cette application de la vieille théorie des contraintes (TOC) et du facteur limitant de l’organisation chère à E M Goldratt doit être prise au sérieux car libérer le flux d’information en amont révélera des dysfonctionnements cachés de toutes natures, du calcul de la performance au référentiel Fournisseurs, en aval. Quelques soient les organisations cibles, Centre de services partagées, centre d’excellence, Glocal, Distribution collaborative, la transformation digitale de vos processus apporte un ROI immédiat et doit faire l’objet d’une amélioration continue.

Le ROI d’un Procure-to-Pay est valide sur une chaîne intégrée et intégrante.

Les démarches de dématérialisation de la Facture sans considérer la Demande d’engagement ont vu leur ROI de silo dévoré par de nouvelles tâches (erreurs, exceptions…) créées sur les autres silos non intégrés. Le cœur d’un Procure-to-Pay est la création d’un objet changeant d’état. Il est d’abord demande et devient commande, facture, bon à payer créant une relation avec des approbateurs et des Fournisseurs. De la bonne intégration de la chaîne de traitement désiloïsante et des tiers dans une relation de progrès continue marquée par la diminution des exceptions se trouve le ROI maximum.

Dossier Facture ou Facture Fournisseur.

Là où les projets de dématérialisation parlent des Factures Fournisseurs, le processus de Procure-to-Pay parle de Dossier Facture. Le Dossier Facture dématérialisé dissimule un nombre d’actions cumulées qui toutes bien exécutées offrent un ROI indiscutable. La première tâche est le traitement des Factures papier de l’ouverture du pli au scanner. Là où les spécialistes du BPO Factures dépassent les 95% de reconnaissance, le commun des mortels peine à dépasser les 75%! Puis le Dossier Facture contient aussi la gestion des litiges, des écarts de prix, des absences de réceptions ou de commandes. Le ROI est maximum grâce au Dossier Facture du Procure-to-Pay.

Mise sous contrôle des engagements, application des Contrats et des conditions négociées, suivi et contrôle des budgets, tels sont les axes de création de ROI ante Factures. Ces trois axes complémentaires, Compta, Achat et Contrôle de gestion, s’allient autour du processus Procure-to-Pay pour produire votre ROI. Il vous restera de décider de la façon de le mettre en musique selon que vous soyez une entreprise sous contrôle ou une organisation libérée.

Car l’implémentation reflète le modèle d’organisation et de management de l’entreprise, du contrôle à l’entreprise libérée.

Le ROI va dépendre de la vitesse de mise en oeuvre. Il s’agira alors de ne pas oublier qu’il s’agit d’un projet de transformation digitale continue où la solution implémentée en T0 doit atteindre immédiatement 90% des objectifs au service du ROI. Les autres règles sont connues et en dépendent: Des processus cibles déjà préparés, une capacité à renoncer, une agilité commune sur décision et remise en question, rester dans le standard de l’outil et enfin certes un Sponsor mais aussi et surtout l’engagement du management intermédiaire.

N’oubliez pas les Fournisseurs !

Les fournisseurs, bien qu’étant des acteurs essentiels du processus d’acquisition de ressources externes, sont souvent négligés dans les programmes de transformation digitale. Leur perspective temporelle diffère de la vôtre, et la technologie ne peut pas résoudre tous les problèmes. Les portails fournisseurs peuvent offrir des solutions, à condition que les informations de base soient disponibles : « Ma facture a-t-elle été acceptée ? » ou « Quand vais-je être payé ? » La création de catalogues est un élément clé, car elle permet de réduire les coûts de transaction et les fournisseurs qui disposent de catalogues seront plus enclins à promouvoir leurs produits et services au sein de votre entreprise. Ils auront une meilleure visibilité sur leur part de marché, un accès aux contrats du groupe, ainsi que des informations sur les commandes et les factures. En dehors des catalogues, l’intégration des fournisseurs peut être considérée comme un domaine d’amélioration continue, à l’exception de ceux qui font partie du problème et de la solution, que vous aurez identifiés et intégrés.

Les professionnels et les opérationnels auront des réponses à leurs questions et préoccupations à portée de main. Il ne s’agit pas tant de les former, car les outils d’aujourd’hui sont assez conviviaux, mais de leur montrer comment faire différemment. Il est essentiel de leur présenter tous les avantages par rapport à leurs pratiques actuelles. En effet, vos collègues internes, tout comme vous, ont élaboré des stratégies de contournement ou d’évitement pour s’adapter à la situation actuelle. Votre réussite dépendra de leur adhésion à de nouvelles habitudes.

Vous avez dit Source-to-Pay?

Je me suis volontairement limité au processus Procure-to-Pay sans évoquer les processus de Gestion de Contrat, les Processus de Gestion de l’Information et Performance Fournisseur et les processus de Sourcing opérationnel ou stratégique.

Gestion de Contrat: L’exécution et le pilotage des Contrats est au cœur du Procure-to-Pay.

Les Contrats d’abonnement permettant de payer les factures de maintenance ou d’énergie entre autres. L’exécution des Contrats de services avec ses livrables, les Contrats avec volumes et RFA…

La Gestion des Contrats (Contrathèque, modèle de Contrats, Clausier, collaboration, Livre-Service, signature électronique, Smart Contrat Blockchain) peuvent compléter les fonctions offertes sans toutefois faire varier le ROI d’un Procure-to-Pay.

Le processus Procure-to-Pay mettant en avant la notion de Demandeur, la Gestion de Contrat peut aussi être implémentée avec cette même notion. Une personne de mon organisation demande un Contrat. En partant de cette organisation la mise en place de la Demande de Contrat sécurise le ROI car accélère l’adoption.

Gestion de l’Information Fournisseur:

La réussite d’un projet Procure-to-Pay dépend en partie de la possibilité pour les fournisseurs de s’inscrire sur la plateforme, de fournir leurs informations, de répondre à des questionnaires et de téléverser des certificats, en fonction de leur catégorie d’achat. En effet, la base de données des fournisseurs, qui sert de comptes tiers pour un système P2P, est parfois transformée en un référentiel des fournisseurs. Dans ce contexte, la gestion rigoureuse de la création de nouveaux fournisseurs peut devenir un élément critique du projet.

Les processus de consultation:

Il va s’agir de distinguer le Sourcing opérationnel et le sourcing stratégique. Le Strategic Sourcing tiré par les acheteurs professionnels définissant leurs plans d’action est plus éloigné de l’aspect quotidien et transactionnel de masse du Procure-to-Pay. Son intégration est un bénéfice à terme mais les expériences sont plus rares.

Dans le cadre de la dématérialisation d’un processus démarrant depuis le Demandeur, en l’absence d’une réponse sur catalogue, il est naturel de permettre au Demandeur ou à un Approvisionneur ou encore à un Acheteur d’interagir au sein du processus pour un Sourcing Opérationnel de type multi-devis. L’intégration de sous-processus est simple et permet d’ajouter de la valeur.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions, n’hésitez pas à demander une démo gratuite, nos experts se feront un plaisir de vous présenter notre Plateforme Cloud Source-to-Pay