La ma?trise des risques et des engagements li?s ? la gestion des contrats n?est pas assur?e dans 2 entreprises sur 3. Une ?tude d?Aberdeen estime que 10 % des contrats actifs sont tout simplement perdus et que 60 % des contrats fournisseurs sont renouvel?s automatiquement sans analyse ni d?cision pr?alable.
D?couvrez dans cette ?tude de cas le retour d?exp?rience de Malika Mezair Poupin, Directrice Achats chez Transactis qui a mis en place une strat?gie digitale pour ma?triser ses risques fournisseurs et piloter sa conformit? gr?ce ? la Corcentric Platform.
Objectifs
- D?finir et digitaliser 100 % des processus li?s au suivi des fournisseurs, des contrats et des achats
- R?duire les risques op?rationnels
- Mettre les d?penses sous contr?le
- Gagner en visibilit? et am?liorer la qualit? des documents transmis
- Mettre en place une analyse pr?cise de la performance des contrats pour un meilleur pilotage des activit?s
Enjeux
Les 120 millions d?euros de d?penses par an de Transactis ?taient trait?es manuellement sans SI Achats. Ce processus non digitalis? ouvrait la voie ? de nombreux axes d?am?lioration tels que :
- Suppression des tableaux Excel
- Suppression de l?archivage papier des documents
- Le suivi et les reportings automatis?s
- La signature ?lectronique des documents
?Suite ? un ?tat des lieux des fonctions transverses de Transactis, il est apparu que de nombreux processus au sein du d?partement Achats ?taient encore manuels (envoi des bons de commande par courrier postal, traitement des contrats avec les fournisseurs, archivage papier?). Cela ?tait chronophage et source d?erreur. ?
– Malika Mezair-Poupin, Directrice des Achats, Transactis
Solutions
Transactis a lanc?, en 2019, un projet de digitalisation des processus li?s au suivi des fournisseurs, des contrats et des achats. L?entreprise souhaitait b?n?ficier d?un outil qui r?ponde ? ses besoins m?tiers et qui lui permette de :
- Avoir des donn?es contractuelles ? jour, centralis?es et int?gr?es aux processus achats et de gestion des fournisseurs
- Effectuer un suivi pr?cis des contrats pour r?pondre aux contraintes r?glementaires du secteur bancaire
- Analyser la performance des contrats et des donn?es contractuelles
- Anticiper le renouvellement des contrats
Les solutions Procure-to-Pay et de Gestion des Contrats de Corcentric ont ?t? choisies par Transactis pour ?tre impl?ment?es en 2020. La capacit? de la plateforme ? r?pondre aux besoins m?tiers sans d?veloppements sp?cifiques ainsi que sa facilit? de param?trage ont su convaincre l?entreprise. L?accompagnement des experts Corcentric durant les phases d?avant-vente, de projet mais ?galement par la suite, a ?t? cl? dans le choix de la solution.
?Nous recherchions avant tout un outil int?gr? qui couvre l?ensemble de nos besoins li?s ? la gestion de nos contrats, de nos achats et de nos fournisseurs. Enfin, nous avions pour objectif d?impl?menter l?outil dans un d?lai court. Gr?ce ? la Corcentric Platform, nous pouvons d?sormais lier un appel d?offres au fournisseur choisi, au contrat n?goci?, aux commandes associ?es ainsi qu?aux factures. Cela nous apporte une visibilit? totale sur l?ensemble de nos contrats et de notre cycle Achats. De plus, l?outil ayant ?t? mis en place en d?but d?ann?e 2020, nous avons pu surmonter sereinement les enjeux li?s au t?l?travail impos? par le confinement.?
– Malika Mezair-Poupin, Directrice des Achats, Transactis
R?sultats
Depuis son impl?mentation, la Corcentric Platform est d?sormais utilis?e par les Directions Achats, Finances, Ressources Humaines, Juridiques et Op?rationnelles qui constatent des b?n?fices concrets :
- Processus li?s aux contrats, aux achats et aux fournisseurs enti?rement digitalis?s
- R?duction du temps de traitement administratif des contrats passant de plusieurs semaines ? seulement quelques heures
- Visibilit? totale sur les donn?es contractuelles pour un pilotage pr?cis des activit?s et des risques tiers
- Conformit? des contrats et des fournisseurs garantie
- Analyse en temps r?els de la performance des contrats gr?ce ? la centralisation des donn?es
- Anticipation du renouvellement des contrats gr?ce aux alertes pr?-param?tr?es
- Reportings automatiques et fiables
Transactis a ?galement d?fini un processus de mise en conformit? de ses contrats fournisseurs :
- Les ?tapes de r?daction, de validation et de signature des contrats se font en dehors de la Corcentric Platform car elles n?cessitent un comit? de validation constitu? des diff?rentes parties prenantes. Puis les contrats sont archiv?s et centralis?s dans la plateforme.
- Les passations de commande sont toutes reli?es ? un contrat ainsi qu?? un fournisseur r?f?renc?.
- Si un demandeur souhaite passer une commande aupr?s d?un fournisseur non r?f?renc?, il doit contacter le service Achats pour entamer le processus de r?f?rencement et de validation d?un nouveau fournisseur.
Cela permet d?associer 100 % des bons de commande ? un contrat de r?f?rence ainsi qu?? un fournisseur en conformit? avec la r?glementation.
La base fournisseurs ? jour dans Corcentric permet d?assurer la communication avec les fournisseurs r?f?renc?s. ? terme, Transactis souhaite am?liorer le pilotage de leur conformit?.
L?Entreprise
Solution(s) D?ploy?e(s)
- Procure-to-Pay
- Gestion des Contrats
? propose de l?entreprise
Depuis 14 ans, Transactis d?veloppe, g?re et exploite les Syst?mes d?Informations (SI) Mon?tique, Virements SEPA, Pr?l?vements SEPA et virements internationaux d??tablissements financiers de premier plan.
Chiffres Cl?s
150
millions d?euros de CA
5
Sites en France
120 Millions d??
de volume de d?penses
330
Collaborateurs