Efficacit? sourcing entre les parties prenantes

Le groupe achats de l?universit? de Pennsylvanie, qui compte plus de 2 000 utilisateurs, enregistre pr?s de 1 milliard de dollars de d?penses annuelles. Bien que chaque d?partement soit charg? de d?finir ses propres exigences en mati?re d?achats, le service achats et ses 16 employ?s ont pour mission d?aider l?universit? ? ?tablir les meilleures pratiques en termes d?achats et de sourcing.

Le service achats de l?universit? de Pennsylvanie souhaite devenir le leader en mati?re d?achat de produits destin?s ? l?enseignement sup?rieur, une vision qui se refl?te dans la valeur apport?e ? la communaut? et se traduit par des processus achat efficaces et des solutions de sourcing performantes. Pour concr?tiser cette vision, des r?unions sont ainsi organis?es tous les mois entre le service achats et ses parties prenantes.

L??quipe achats a toujours ?t? un pr?curseur en mati?re de technologies d?achat, adoptant rapidement les nouvelles solutions. L?universit? a ainsi utilis? Solution Sourcing pendant plusieurs ann?es pour publier ses RFP par voie ?lectronique et effectuer ses activit?s de sourcing aupr?s de plus de 850 fournisseurs.

Toutefois, ?tendre la port?e, ?largir l?impact et augmenter l?utilisation de la technologie est un d?fi permanent qui requiert de former les parties prenantes concern?es et de g?rer les changements.

? titre d?exemple, le service achats collabore activement avec le service du logement de l?universit?. Jusqu?? r?cemment, le service du logement ?laborait ses propres RFP, qui ?taient ensuite transf?r?s manuellement aux enqu?tes Solution Sourcing.

Voici comment le service du logement proc?dait:

• D?abord, il d?finissait le contenu du RFP.
• Ensuite, le service achats s?entretenait longuement avec le service du logement afin de comprendre les objectifs et de discuter des exigences du RFP.
• Une fois la phase d??dition achev?e, le service achats pr?sentait la version finale du RFP au service du logement.
• Pour finir, le service achats transf?rait les informations dans la Solution Sourcing.

Bien souvent, les efforts d?ploy?s dans le cadre de la publication d?un RFP ?taient redondants.

« Notre r?le, au sein du service achats, consiste ? offrir ? nos fournisseurs de diversit? et locaux qualifi?s autant d?opportunit?s d?affaires que possible. Nous devons donc exploiter au mieux nos syst?mes pour pouvoir mettre en place un programme efficace. »

– Vira Homick, C.P.M., Directrice de l’eBusiness, Universit? de Pennsylvanie

Augmentation de l?adoption de la solution Sourcing de Corcentric gr?ce ? la formation

R?alisant que ce processus ?tait long, fastidieux, et qu?il ne favorisait pas la collaboration ni le transfert des connaissances, le service achats a fait appel aux services professionnels de Corcentric pour former l??quipe du service du logement aux technologies de sourcing.

Pour commencer, Corcentric a donc d?velopp? un programme de formation des formateurs de quelques semaines destin? ? l??quipe du service du logement. Le service achats s?est ainsi aid? de ce programme pour mettre en place un certain nombre de sessions de formation et encourager l?utilisation de Solution Sourcing? au sein du service du logement. Des consultants Corcentric ont ?galement particip? ? quelques sessions, en personne et virtuellement.

Au cours de ces sessions, le service achats a r?alis? qu?une meilleure compr?hension de la Solution Sourcing de Corcentric pouvait non seulement profiter au service du logement, mais aussi ? la communaut? tout enti?re. En outre, cette approche allait ?galement lui permettre de mieux contr?ler l?int?gralit? du processus de sourcing.

« Avant de travailler pour l?universit? de Pennsylvanie, j?avais d?j? utilis? un certain nombre de plateformes de sourcing r?put?es. La solution Sourcing de Corcentric est l?outil d?eSourcing le plus convivial et le plus adapt? ? mes besoins concurrentiels. »

– Brent A. Friedman, Responsable du sourcing strat?gique, Ressources informatiques, Universit? de Pennsylvanie

Gains de temps et d?argent

En impliquant le service du logement et les autres d?partements de l??tablissement plus t?t au cours du processus d??laboration des RFP, le service achats a pu gagner du temps et r?duire les ressources charg?es du transfert manuel des documents dans la Solution Sourcing.

En outre, cette approche a permis ? l?universit? de Pennsylvanie d?identifier des opportunit?s d??conomie dans le cadre d?un service instaur? de longue date, le tout s??levant ? 70 000 dollars par an, soit 25 % de la valeur des contrats du service du logement.

Le service achats peut ? pr?sent consacrer plus de temps ? l?examen strat?gique des RFP. Cette approche a permis ? l??quipe du service achats et ? ses clients internes de tirer les avantages suivants, entre autres choses:

• Rationalisation du processus d??dition ;
• Am?lioration des efficacit?s op?rationnelles ;
• Augmentation des opportunit?s d??conomie ;
• Augmentation du taux d?adoption et du ROI associ?s ? la Solution Sourcing de Corcentric dans chaque d?partement.

En fait, le nombre de RFP publi?s suite ? cette initiative a augment? de 30 %. Cette approche a ?galement eu pour effet de cr?er un environnement plus concurrentiel pour les fournisseurs et prestataires de services de l?universit?, ce qui a aid? l??tablissement ? r?aliser encore plus d??conomies et ? am?liorer la conformit? dans le cadre de ses contrats. L??quipe achats s?est fix?e pour nouvel objectif d?identifier les opportunit?s de collaboration gr?ce ? l?utilisation conjointe de la Solution Sourcing de Corcentric.