Peu connue du public, USP (U.S. Pharmacopeial Convention) est une organisation scientifique ? but non lucratif qui d?finit les normes concernant l?identit?, la puissance, la qualit? et la puret? des m?dicaments et ingr?dients alimentaires fabriqu?s, distribu?s et consomm?s dans le monde entier. Les normes relatives aux produits pharmaceutiques ?tablies par USP, appliqu?es par la Food and Drug Administration aux ?tats-Unis, sont utilis?es dans plus de 140 pays.
M?me si elle ?tait experte dans son domaine, USP devait absolument am?liorer et standardiser sa gestion des contrats en interne. En 2008, l?organisation, qui ne disposait d?aucune base de donn?es de contrats, ?tait confront?e ? de nombreux d?fis.

Premi?rement, l?inefficacit? du processus d??laboration des contrats ?tait ?vidente. ? ce moment-l?, les contrats ?taient pass?s en revue, trait?s manuellement, puis envoy?s par voie ?lectronique au service juridique. L?absence d?une base de donn?es centralis?e emp?chait la gestion des mod?les impos?s par le service juridique.

Deuxi?mement, l?approbation des contrats posait ?galement probl?me. Aucun administrateur n?ayant ?t? affect? ? la gestion des contrats, les diff?rents services faisaient appel ? l?assistance juridique pour passer en revue tous les contrats de l?organisation. ? titre d?exemple, voici comment ces inefficacit?s se traduisaient : L??quipe des RH ?laborait un contrat sur la base d?un ancien mod?le. Le service juridique lui signalait que le mod?le ?tait obsol?te, et les RH devaient alors tout recommencer.

Enfin, l?organisation ne disposait d?aucun r?f?rentiel central pour stocker et g?rer les contrats. Par cons?quent, les employ?s d?USP enregistraient les contrats sur les diff?rents disques durs de l?entreprise. Les contrats ?taient ?galement renouvel?s automatiquement sans aucune alerte ni rappel.

Alors m?me que tous ces probl?mes se posaient sur un plan national, USP se d?veloppait ? l?international, ?tablissant des relations de collaboration avec d?autres centres pharmaceutiques, organismes de r?glementation, associations de fabricants et bien d?autres. Chaque ann?e, USP asseyait un peu plus sa pr?sence dans le monde, en ?tablissant un bureau international en Suisse, ou encore en implantant des bureaux et des laboratoires au Br?sil, en Inde et en Chine.

Partout, les risques ?taient pr?sents, et le manque d?automatisation des contrats rendait difficile leur gestion. Il fallait absolument adopter une meilleure approche pour surveiller et g?rer les contrats d?USP au niveau international.

Pour r?soudre le probl?me des contrats, USP a ainsi pass? l?ann?e 2008 ? ?valuer ses processus de contrats dans l?optique de s?lectionner un fournisseur. Au d?part, l?organisation avait pour objectif de mettre en place une ?quipe informatique interne dans le but de d?velopper un module de contrat, mais elle ne disposait pas du temps et des ressources n?cessaires pour se consacrer ? cette t?che.

En 2009, USP a donc d?cid? de faire appel ? un prestataire externe, et a ainsi commenc? ses recherches. Plusieurs fournisseurs du territoire nord-am?ricain ont alors ?t? ?valu?s.
De nombreuses discussions internes avec l??quipe ont ?t? mises en place pour d?finir les exigences. Apr?s pr?s de trois mois de discussions, les fournisseurs ont ?t? invit?s ? pr?senter leurs solutions. Une ?quipe d??valuation interne a alors ?t? constitu?e afin de passer en revue les d?monstrations sur site.

Parce qu?il est toujours difficile d?imposer la nouveaut? face aux habitudes de chacun, USP souhaitait acqu?rir une solution hautement conviviale et facilitant les processus de workflow et d?approbation. Suite ? une ?valuation minutieuse, USP a ainsi r?alis? que la solution de gestion des contrats de Corcentric ?tait dot?e d?une interface ultra conviviale et qu?elle offrait les fonctionnalit?s qu?elle recherchait.

D?s le d?but du projet, Corcentric a envoy? un responsable de d?ploiement sur le terrain afin d?aider l?organisation. L??quipe USP, dirig?e par Julie Zhao, gestionnaire principale des contrats au sein du service des affaires juridiques mondiales, l?a alors inform? de ses exigences m?tier et processus d?approbation et de workflow. Puis elle l?a aid? ? s?occuper des d?tails. La Solution de Gestion des Contrats de Corcentric a ?t? mis en place en seulement trois mois.

La premi?re ann?e, la Solution de Gestion des Contrats de Corcentric ?tait uniquement utilis? par le si?ge d?USP, dans le cadre des nouveaux contrats. Puis, l??quipe a t?l?charg? les donn?es contractuelles depuis des feuilles de calcul. Au bout d?un an, l?outil a finalement ?t? d?ploy? en Inde et en Chine, o? des ?quipes locales ont ?t? charg?es d?enregistrer les contrats. Un service d?assistance juridique a m?me ?t? mis en place sur chaque site.

Comme l?explique Julie Zhao, qui a assist? au d?ploiement de la Solution de Gestion des Contrats du d?but jusqu?? la fin, ? La base de donn?es de contrats centralis?e est le meilleur atout d?USP. Nous pouvons ? pr?sent acc?der au syst?me depuis n?importe quel site g?ographique, ajouter des compl?ments et des modifications et m?me utiliser des documents originaux pour ?tablir de nouveaux documents. Nous essayons actuellement de cr?er une base de donn?es pour chaque service. ?

USP a ?galement ?tabli des politiques de conformit?, imposant notamment l?enregistrement des contrats dans le syst?me. Des r?unions relatives au contr?le de la qualit? ont ?t? mises en place avec chaque service afin d?appliquer les politiques. Certains services sont particuli?rement vigilants et respectent les r?gles. Les cons?quences sont lourdes lorsque les politiques ne sont pas appliqu?es.

Environ 1 000 contrats sont enregistr?s chaque ann?e, un nombre en constante ?volution si l?on prend en compte les sites internationaux. Les fonctionnalit?s cl?s sont: la cr?ation des contrats et des mod?les, les approbations, les alertes automatiques, le reporting ou encore l?utilisation de documents tiers.

Actuellement, chaque service fonctionnel d?USP utilise la solution Corcentric pour g?rer ses contrats. Cela repr?sente un large groupe sur le plan international, constitu? notamment des services informatiques, des installations et de l?administration, des ventes, marketing, scientifique et des subventions gouvernementales. En outre, tous ces services g?rent activement plusieurs types de contrats, tels que des contrats de communication d?entreprise, de formation, de vente, d?audit d?assurance qualit? ou encore des accords de confidentialit?.

Ces derni?res ann?es, Corcentric a pris une part active ? la recherche de nouvelles approches capables de r?pondre aux besoins d?USP en mati?re de gestion des contrats, des exigences ?tablies au niveau des services ? celles plus g?n?rales de l?entreprise. La prochaine ?tape pour USP consiste ? ?tendre l?utilisation de la solution via l?int?gration du processus d?approbation eSignature ? la Corcentric Platform.