Étude de cas Expanscience

Simplifier et digitaliser le processus achats et migrer vers la version Cloud de Corcentric

Objectifs

  • Simplifier et digitaliser le processus achats
  • Migrer de la solution historique Corcentric hébergée On-Premise vers la version Cloud
  • Améliorer le contrôle interne des achats sur le territoire mexicain

Enjeux

Depuis 2007, Expanscience utilise la solution On-Premise Procure-to-Pay de Corcentric pour la gestion de ses processus achats indirects. Avec le mode On-Premise, la solution P2P Corcentric était installée sur les serveurs de l’entreprise et gérée par la Direction Informatique. La mise à jour de l’outil était complexe et les équipes ne bénéficiaient pas des avantages du Cloud.

D’autre part, la digitalisation des processus achats de sa filiale implantée au Mexique constituait le second enjeu d’Expanscience pour améliorer le contrôle interne.

Les achats indirects de notre filiale au Mexique étaient gérés sous Excel et l’approbation des demandes d’achats se faisait manuellement. Il était primordial pour Expanscience de garantir la conformité de ses dépenses à l’échelle de l’entreprise en alignant les circuits d’approbation de l’ensemble des régions.”

Jean-Marc Journo, Chef de Projet Applicatif – Expanscience

Solutions

En 2019, Expanscience a fait le choix stratégique d’accélérer sa transformation digitale en optant pour un hébergement dans le Cloud de sa solution Procure-to-Pay. La conduite du changement a été essentielle pour mener à bien ce projet de migration puisque l’entreprise avait manqué plusieurs mises à jour de la Plateforme. Pour préparer cette transition, Expanscience a effectué une révision de ses paramétrages et de ses circuits d’approbation. Corcentric a accompagné Expanscience lors de la phase d’implémentation.

La refonte des paramétrages était primordiale pour repartir sur de bonnes bases avec la nouvelle version de la Corcentric Platform. À titre d’exemple, nous sommes passés de 600 catégories d’achats à 150 ce qui améliore la qualité des données saisies et par conséquent le pilotage des achats. Nous avons également simplifié notre structure organisationnelle dans la solution.”

Jean-Marc Journo, Chef de Projet Applicatif – Expanscience

En 2021, Expanscience a déployé de façon autonome la solution Corcentric au Mexique afin d’améliorer le contrôle interne de ses achats. Ce déploiement a été l’occasion de mettre en place la gestion des taxes mexicaines et d’adapter les interfaces existantes au contexte régional.

La méthodologie d’implémentation de Corcentric a prouvé son efficacité, le calendrier et les objectifs du projet de migration vers le Cloud ont été tenus. Nous nous sommes donc appuyés sur cette méthodologie pour déployer la solution auprès de notre filiale au Mexique.”

Jean-Marc Journo, Chef de Projet Applicatif – Expanscience

Résutats

La solution Corcentric est aujourd’hui utilisée par 300 utilisateurs qui effectuent près de 15 000 demandes d’achats par an auprès de 2500 fournisseurs. Tous les achats non stockés tels que les achats marketing, les prestations intellectuelles, les équipements ou encore l’entretien passent désormais par la Corcentric Platform.

La migration vers le Cloud apporte de nombreux bénéfices à Expanscience tels que :

  • La flexibilité et de l’agilité de la Plateforme qui évolue rapidement et simplement aux besoins de l’entreprise
  • Le paramétrage simple et autonome de la solution en fonction des évolutions de l’entreprise, représentée par 3 sociétés dans la Plateforme
  • L’accessibilité de la solution depuis n’importe quel terminal
  • La facilité du travail en mode collaboratif
  • L’innovation en continu grâce aux mises à jour automatiques
  • La maîtrise des coûts d’infrastructure
  • La sécurité des données

La nouvelle version de la Corcentric Platform hébergée sur le Cloud a été très bien reçue de la part des utilisateurs. 100% des Achats indirects passent par l’outil. L’interface User Friendly et la convivialité de l’outil ont été clés pour atteindre cet objectif.”

Jean-Marc Journo, Chef de Projet Applicatif – Expanscience

Grâce à la nouvelle version de Corcentric et la refonte de ses processus, Expanscience constate des bénéfices tels que :

  • La digitalisation de ses processus achats
  • La centralisation des données achats facilitant leur extraction
  • L’alignement des processus achats du siège et de sa filiale au Mexique
  • L’amélioration du contrôle interne
  • Une totale traçabilité et visibilité sur les dépenses
  • Le cloisonnement et la sécurisation des données entre le siège et sa filiale au Mexique
  • La réduction des erreurs liées à la classification des achats
  • Un gain de temps sur l’administration de la Plateforme

Cette migration a été l’opportunité pour Expanscience de bénéficier des avancées technologiques de la nouvelle version et de repenser nos paramétrages. En simplifiant la structure organisationnelle de notre entreprise dans l’application, nous avons gagné en flexibilité. Nous pouvons désormais facilement adapter la Plateforme à nos besoins et évolutions. »

Jean-Marc Journo, Chef de Projet Applicatif – Expanscience

L’entreprise

Solution(s) Déployée(s)

  • Procure-to-Pay

À propos de l’entreprise

Les Laboratoires Expanscience, créés en 1950, sont des laboratoires pharmaceutiques spécialisés dans la dermo-cosmétique, rhumatologie, dermatologie et la commercialisation d’actifs cosmétiques.

Chiffres clés

enjeux finance

15 000

demandes d’achats par an

3

catalogues punch out

100%

des Achats indirects passent par la solution

300

utilisateurs

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