Objectifs
- Soutenir la croissance d’UniLaSalle
- Accélérer la transformation digitale des Achats
- Simplifier et unifier les processus Achats existants
Enjeux
Dans un contexte de forte croissance, la gestion des commandes et des factures jusque-là faites manuellement sur Excel n’était plus adaptée à la dimension de l’Institut. UniLaSalle était à la recherche d’un outil permettant aux équipes de gagner en productivité d’une part et de diminuer la quantité de papier utilisée d’autre part.
« Les méthodes utilisées n’étaient plus compatibles avec le nombre de campus qui s’ajoutaient régulièrement. Nous recherchions un logiciel pour dématérialiser et fluidifier l’ensemble du processus Achats, servir de système d’archivage des commandes et des factures, suivre l’évolution des engagements de dépenses et sécuriser le circuit actuel.”
Charlotte FACHE, Assistante Achats – UniLaSalle
Solutions
Corcentric a été choisi pour son interface agréable, sa simplicité d’utilisation et sa capacité à répondre aux besoins métiers d’UniLaSalle :
- Gestion de la complexité comptable
- Pilotage budgétaire avancé
- Gestion des problématiques de TVA, notamment le prorata de TVA
- Centralisation et dématérialisation des circuits d’approbation
La méthodologie d’implémentation de Corcentric et le professionnalisme de l’équipe projet ont permis à UniLaSalle de déployer l’outil dans les temps et ce, malgré des changements de ressources côté UniLaSalle et côté Corcentric.
“Les rebondissements durant le projet n’ont pas empêché les équipes de s’entraider et d’avancer. Côté Corcentric, nous avons pu constater la vraie puissance de gestion de projet et l’expérience des consultants. Côté UniLaSalle, la conduite du projet et du changement au sein de l’organisation se sont bien déroulés grâce à la souplesse et la collaboration de l’équipe projet.”
Charlotte FACHE, Assistante Achats – UniLaSalle
Résultats
Déployée en 2020 auprès de 100 utilisateurs, la Corcentric Plateforme apporte à UniLaSalle de nombreux bénéfices métiers tels que :
- Une grande flexibilité facilitant la transition vers le télétravail imposée par le contexte sanitaire
- Une grande visibilité sur l’ensemble des opérations d’Achats des campus
- Une uniformisation des pratiques Achats sur tous les campus
- Une meilleure saisie des données
- Des reportings fiables pour les équipes métiers
- Une collaboration Achats / Comptabilité facilitée grâce à un processus Procure-to-Pay entièrement centralisé sur une plateforme unique
- Une grande autonomie pour administrer la solution et la faire évoluer au gré des intégrations de nouveaux campus
“Les utilisateurs sont satisfaits de la solution. Les demandes d’achats sont faciles à passer, l’interface est bien pensée et agréable à utiliser. Corcentric nous a permis d’harmoniser les pratiques Achats de l’ensemble des campus sur une plateforme unique. Nous sommes désormais en mesure de garantir le respect des processus Achats à l’échelle du groupe.”
Jean BAUDET, Responsable Achats et Approvisionnement – UniLaSalle
Qu’il s’agisse de matériel de laboratoire, d’équipements scientifiques, d’abonnements téléphoniques, de contrats de maintenance, d’achats marketing, de prestations de services, d’honoraires, de frais de transport… 90 % des achats d’UniLaSalle sont gérés dans la solution Corcentric, y compris les commandes de régularisation, soit l’équivalent de 700 à 750 demandes d’achats par mois.
L’Entreprise
Solution(s) Déployée(s)
- Procure-to-Pay
- Gestion des Contrats
- Gestion des Fournisseurs
A propos de l’entreprise
Sur ses campus de Beauvais, Amiens, Rouen et Rennes, UniLaSalle propose des formations d’ingénieurs post-bac en 5 ans, des bachelors en 3 ans ainsi que des masters, mastères spécialisés et masters of Science dans les domaines de l’agriculture, de l’agroalimentaire, de l’alimentation-santé, de l’environnement, des géosciences, des énergies et du numérique. Une formation vétérinaire, en septembre 2022, va enrichir l’offre. Ses enseignements s’appuient sur les travaux de recherche menés au sein même de l’établissement. Labellisé EESPIG, UniLaSalle est membre de la Conférence des Grandes Écoles et ses formations d’ingénieurs sont habilitées par la CTI. UniLaSalle compte 4050 étudiants, 520 salariés et 22 000 alumni et fait partie du réseau d’enseignement mondial La Salle qui compte 72 universités.
Chiffres Clés
14 600
commandes facturées depuis la mise en service
3700
fournisseurs
27 millions d’€
volume d’achats géré dans la plateforme par an
140
utilisateurs