Digitalisation des achats : la comprendre et l’optimiser
La transformation digitale n’a pas seulement redessiné le marketing ou la relation client. Elle bouleverse aussi les achats, un maillon stratégique longtemps perçu comme administratif. La digitalisation des achats ne se résume pas à un changement d’outils : c’est une réinvention complète des processus, de la collaboration avec les fournisseurs, et de la manière dont l’entreprise crée de la valeur.
Qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
La digitalisation des achats consiste à intégrer des technologies (plateformes cloud, automatisation, intelligence artificielle) dans l’ensemble du cycle achat : de l’identification des besoins à la gestion des fournisseurs, en passant par la contractualisation et le suivi des dépenses. Au-delà d’un simple gain d’efficacité, elle transforme la fonction en véritable cockpit stratégique, capable de piloter la performance, la conformité et la durabilité.
Pourquoi digitaliser les Achats ?
Une opportunité stratégique
Réduction des coûts
La multitude de données rendues accessibles grâce à la digitalisation signifie davantage d’opportunités et une productivité accrue. Alors que la concurrence augmente de manière exponentielle, des solutions de gestion des dépenses digitalisées et éclairées pourraient permettre de réaliser des économies comprises entre 5 à 25 %.
Visibilité accrue sur les dépenses
Des données qui étaient auparavant indisponibles ou inconnues deviennent soudain transparentes pour tous. Les outils d’analyse peuvent aider à analyser et à extraire des informations plus approfondies afin d’éclairer les futures opérations. De plus, avec les solutions appropriées capables de s’interconnecter entre elles, il est possible de digitaliser 100% des processus.
L’IA, un levier technologique pour de nouveaux cas d’usage
Analyse prédictive, détection de fraude, recommandations automatiques de sourcing… l’intelligence artificielle ouvre la voie à des usages encore impensables il y a quelques années.
Des enjeux concrets aujourd’hui
Pression concurrentielle
Dans un marché mondialisé, chaque gain de réactivité ou d’efficacité se traduit par un avantage compétitif direct.
Besoin de réactivité et de données fiables
Les crises récentes ont montré l’importance d’anticiper les ruptures de chaîne d’approvisionnement. Des données fiables, accessibles en temps réel, sont devenues vitales.
Conformité réglementaire (Facturation Électronique, RSE…)
La digitalisation est aussi un moyen de se mettre en conformité face aux évolutions réglementaires : facturation électronique obligatoire, reporting extra-financier, exigences RSE.
Nos 5 conseils pour optimiser la digitalisation des achats
1. L’efficacité est reine
Dans l’ensemble, la mise en place de solutions apporte des bénéfices d’efficacité bien supérieurs au coût généré et c’est là que réside la véritable valeur de la digitalisation. Par conséquent, chaque plan, événement et changement doit pousser le fonctionnement vers des cycles go-to-market et market-to-cash plus rapides.
Si ces améliorations n’ont pas lieu, l’équipe doit alors revoir sa copie. La digitalisation est extrêmement bénéfique, mais elle implique aussi beaucoup de variables et les choses peuvent mal tourner. Certains changements peuvent ne pas valoir la peine d’être adoptés, selon la valeur obtenue, qui correspond dans notre cas à l’amélioration de l’efficacité.
Automatisez ce qui peut l’être, standardisez vos processus et éliminez les goulots d’étranglement.
2. Voyez ce qu’il est possible d’améliorer
Avant de déployer une stratégie de digitalisation à grande échelle, il peut être préférable de commencer modestement et d’expérimenter la démarche avec les processus existants. Cela vous permet non seulement de découvrir les tenants et les aboutissants de la technologie, mais aussi les options de configuration disponibles.
Par exemple, l’audit des pratiques achats est nécessaire au bon fonctionnement. Pourquoi ne pas développer un système qui ingère les données connexes et effectue une analyse continue et en temps réel tout au long d’un projet ?
En résumé, cartographiez vos processus actuels pour identifier les frictions et les zones de gains rapides.
3. Le libre-service pour améliorer la gestion des données
Les nouvelles technologies axées sur les données ont cela de fantastique qu’elles offrent la possibilité d’automatiser et de simplifier des opérations complexes. Des données en temps réel peuvent informer un système de contrôle tout au long du processus et permettre des adaptations plus nuancées. Grâce au Machine Learning et à l’IA, il est possible d’automatiser les SI Achats dans une large mesure.
L’automatisation vise plutôt à simplifier les tâches et à faciliter le libre-service. Acheteurs et fournisseurs veulent des systèmes facilement intégrés, avec un accès complet et qui les guident tout au long du processus sans nécessiter de nombreuses interventions.
Les solutions fournissent une interface ou une plateforme unique pour mener les activités et compilent également toutes les interactions et les relations. Il en résulte un système mieux organisé et mieux géré.
4. Définissez vos priorités
Les solutions digitales de gestion des achats sont des outils tellement puissants, qu’elles peuvent parfois nous dépasser. Le marché est si vaste et les solutions sont si robustes qu’il faut choisir un objectif le plus tôt possible et s’y tenir. Sélectionnez les processus et les systèmes que vous souhaitez améliorer et sachez quels types d’outils vous allez utiliser pour y parvenir.
Au lieu de choisir une solution uniquement en fonction de sa réputation ou de la liste des fonctionnalités offertes, choisissez la solution qui saura le mieux répondre à vos problématiques et s’adapter le mieux à votre organisation, sa structure et sa culture.
En d’autres termes, Ffxez des objectifs clairs : réduction des coûts, conformité, développement durable, meilleure collaboration fournisseurs… et alignez vos choix technologiques dessus.
5. Laissez du temps au temps
À mesure que vous allez transformer les processus existants et déployer de nouvelles solutions, votre entreprise va commencer à réaliser certains changements. Cependant, tout ne va pas se faire du jour au lendemain. Il faut du temps non seulement pour voir un investissement se concrétiser, mais aussi pour en tirer des bénéfices. Il en va de même ici. Un certain temps sera nécessaire pour créer de la valeur grâce à des processus digitalisés et axés sur les données.
De plus, une transformation réussie demande une conduite du changement progressive. Les équipes doivent s’approprier les nouveaux outils et processus.
L’inconvénient, c’est qu’il faudra aussi attendre pour voir si une stratégie est lucrative ou non. Les ajustements peuvent prendre encore plus de temps. C’est pourquoi il est toujours nécessaire de planifier une stratégie de digitalisation bien à l’avance.
Quels sont les outils de la digitalisation ?
Solutions e-procurement
Automatisent tout le cycle achat, de la demande d’achat à la facturation, en passant par l’approbation.
Plateformes de gestion fournisseurs (SRM)
Permettent de centraliser les informations, d’évaluer les performances et de renforcer la collaboration.
Outils d’analyse et de reporting
Donnent une visibilité en temps réel sur les dépenses et facilitent la prise de décision.
Solutions de facturation électronique
Assurent la conformité réglementaire et simplifient le traitement des factures.
Intelligence artificielle et RPA
Détectent les anomalies, prédisent les risques et automatisent les tâches répétitives à grande échelle.
Comment Corcentric vous aide à digitaliser les achats dans votre entreprise
Chez Corcentric, nous accompagnons les organisations dans leur transition vers des processus achats digitalisés, performants et durables. Nos solutions couvrent l’ensemble du cycle purchase-to-pay, avec une expertise éprouvée en automatisation, en gestion des fournisseurs et en conformité réglementaire.
Notre mission : transformer vos achats en un moteur stratégique de performance et d’innovation.
Un exemple de digitalisation Achats chez notre client Transactis :
Prêt à passer le cap de la digitalisation?
