L'importance cruciale de la gestion des dépenses en entreprise pour optimiser sa performance financière
La dernière étude annuelle de PwC France Maghreb, en partenariat avec la DFCG, révèle que le pilotage de la performance est la priorité n°1 des directions financières en 202.
Dans ce contexte, la gestion des dépenses en entreprise désigne l’ensemble des méthodes, outils et applications permettant de planifier, suivre et analyser les budgets, d’optimiser les finances, renforcer le contrôle budgétaire et améliorer la trésorerie. Véritable levier de performance, elle repose sur une planification rigoureuse, une interface centralisée et des fonctionnalités de suivi en temps réel des dépenses, y compris les notes de frais et les engagements financiers.
Face aux incertitudes économiques actuelles, chaque euro dépensé doit être réfléchi et optimisé. Une gestion efficace des dépenses permet ainsi aux entreprises de mieux piloter leurs ressources, d’améliorer leur visibilité financière et de soutenir durablement leur croissance et leur rentabilité à l’aide d’un outil adapté aux enjeux des directions financières.
Définition d'un logiciel de gestion des dépenses
Un logiciel de gestion des dépenses est un outil ou une application qui permet aux entreprises de piloter leurs budgets et leurs finances à partir d’une interface centralisée. Il soutient la planification budgétaire, le suivi des dépenses et l’analyse financière grâce à des fonctionnalités dédiées, comme la gestion des notes de frais. Cet outil aide les directions financières à améliorer le contrôle budgétaire et à optimiser durablement la performance financière.
Corcentric est reconnu Visionnaire par le Markess Blueprint® d'Exægis Markess sur les solutions Procure-to-Pay
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des dépenses ?
Face à ces enjeux, la mise en place d’un logiciel pour centraliser, gérer, suivre et optimiser les dépenses de votre entreprise est un indispensable aujourd’hui.
Les limites des méthodes traditionnelles
Les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses reposent souvent sur des processus manuels et des outils disparates qui engendrent :
- Un manque de visibilité et de contrôle
- Des erreurs humaines, doublons et processus lents pouvant entraîner des pertes financières significatives
- Une analyse des données complexe, limitant la capacité à identifier les zones d’optimisation
- L’ absence d’une approche intégrée pour aligner les dépenses sur les objectifs stratégiques, compromettant ainsi la compétitivité de l’entreprise.
Un fonctionnement souvent en silos où chaque partie prenante travaille dans son coin sans vision globale
Avec un logiciel de gestion des dépenses
Opter pour un logiciel de gestion des dépenses révolutionne la manière dont l’entreprise contrôle ses coûts.
- Grâce à l’automatisation, il simplifie les processus de validation et de suivi, permettant un gain de temps substantiel.
- L’analyse avancée des données offre une visibilité en temps réel, facilitant des prises de décision éclairées.
- L’approche centralisée assure une meilleure collaboration entre les départements, augmentant l’efficacité globale de la gestion financière et renforçant la compétitivité.
Les avantages du logiciel de gestion des dépenses Corcentric
Automatisation et gain de temps
Contrôle et visibilité en temps réel sur les dépenses
Sécurité et conformité réglementaire et fiscale garanties
Intégration avec vos ERP et systèmes comptables existants
Fonctionnalités clés de notre solution
Centralisation et suivi en temps réel des dépenses
Centralisez toutes les dépenses au sein de notre solution. . Vous obtenez ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur vos coûts, tout en simplifiant le processus décisionnel.
- Demandes d’achats centralisées
- Gestion des commandes automatique ou manuelle grâce aux multiples modes d’envoi
- Contrôle des réceptions et résolution rapide des litiges grâce aux différents scénarios intégrés
- Dématérialisation IA des factures non digitales (PDF non électroniques)
- Gestion des factures électroniques pour garantir la conformité avec les réformes eInvoicing quel que soit le pays
- Processus de traitement des factures automatique ou manuel (réconciliation, refacturation interne, génération des écritures comptables et intégration ERP)
Gestion des processus métiers
Simplifiez l’approbation des dépenses grâce à des workflows automatisés et personnalisables. Notre logiciel vous permet de définir les étapes claires de vos processus, d’assigner les tâches aux bonnes personnes et de suivre les progressions en temps réel.
- Workflows de création de commande basés sur la nature de l’article (sur catalogue/hors catalogue, sur contrat…)
- Workflows d’approbations et de modifications paramétrables sur les demandes d’achats, commandes, modes de livraisons, réceptions et factures selon votre politique de risque
- Réévaluation d’une demande d’achats ou d’une commande pour s’assurer de l’approbation des changements effectués
- Configuration d’alertes automatiques
- Gestion automatique des processus achats récurrents jusqu’au paiement fournisseurs (loyers, livraisons régulières, abonnements téléphoniques, etc.).
Gestion des budgets et des taxes
Contrôlez et maîtrisez les dépenses au quotidien et sur le long terme en traduisant automatiquement les efforts de gestion budgétaire en économies. Optimisez vos flux de trésorerie en automatisant la gestion des taxes.
- Intégration API ouverte à partir des ERP et des systèmes de planification budgétaire
- Suivi en temps réel de l’ensemble des budgets liés aux dépenses opérationnelles, aux investissements et aux projets pour identifier les opportunités d’économies
- Répartition automatique des coûts : budgets, centres de coûts, comptes comptables et axes analytiques
- Gestion facilitée des taxes locale, européennes et internationales
Reporting et analyse avancée
Obtenez des informations entrantes fiables et de qualité pour garantir le bon contrôle des activités et des processus internes. Capturez et synthétisez les données ainsi générées en temps réel dans des tableaux de bords et rapports personnalisés à vos besoins et à ceux de votre organisation.
- Accès à des tableaux de bord “meilleures pratiques” préconfigurés (analyse des dépenses, des fournisseurs, des factures, des contrats, des utilisateurs…)
- Générateur de rapports entièrement personnalisables (affichage, sélection des données, filtres)
- Définition de vos indicateurs de performance à travers des critères prédéfinis (jauge visuelle, KPIs court/moyen/long terme, diagramme de l’historique et du prévisionnel, vue consolidée de l’exercice financier…)
Transformez vos processus Procure to Pay en leviers de performance Achats
Nos clients ayant optimisé leurs processus de gestion des dépenses
"Le demandeur pilote mieux son budget grâce au suivi des commandes effectuées. L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires."
Responsable SI Finance
NEXITY
Nexity a intégré la solution Procure-to-Pay de Corcentric pour centraliser et aligner les processus achats et comptabilité à travers ses différentes divisions. Ceci a permis d’améliorer la visibilité et la traçabilité des dépenses, tout en optimisant le suivi budgétaire.
- 120 utilisateurs
- 100 millions d’euros d’achats annuels
- Réduction des erreurs dans les saisies manuelles
- Traitement accéléré des écritures comptables et des factures
- Meilleure gestion des provisions pour CCA et FNP
"Corcentric a permis la mise sous contrôle des dépenses avec 90% des achats sur la Plateforme. Nous constatons un gain de temps pour la Direction Comptable et bénéficions d'une adhésion totale des différentes directions."
Directeur des Achats
SQLI
SQLI a choisi la solution Procure-to-Pay de Corcentric pour digitaliser et optimiser ses processus Achats, garantir la conformité des fournisseurs et promouvoir des pratiques RSE. Le groupe bénéficie désormais d’une visibilité accrue sur ses dépenses et de données centralisées.
- Intégration et optimisation des processus de gestion des dépenses
- 100 utilisateurs
- Gestion simplifiée de la conformité des 1500 fournisseurs
- Rapprochement automatisé des factures et bons de commande
- Déploiement rapide avec résultats visibles en seulement 4 mois
Retour sur investissement constaté
60% de réduction du temps passé sur les commandes
70% de réduction du temps passé sur chaque facture
98% des données factures capturées par notre IA
70% de diminution des litiges fournisseurs
100% des données achats centralisées pour décisions optimale
Pourquoi choisir Corcentric ?
Avec Corcentric, vous bénéficiez d’une solution intégrée avec tous types d’ERP et conçue pour maximiser chaque euro dépensé, transformant la gestion des dépenses en un levier de performance. Agile, évolutive, taillée pour vos enjeux, notre plateforme absorbe la complexité de vos processus et aligne chaque décision sur vos objectifs business. Ici, pas de simple support : un partenariat stratégique, piloté par des experts terrain, au cœur de votre transformation. Choisir Corcentric, c’est investir dans une solution qui valorise autant l’efficacité que l’humain, et qui accompagne votre entreprise vers un avenir prometteur.
Le kit de démarrage Procure-to-Pay Corcentric
La parole de nos clients est d’or
“Agile, simple d’utilisation, et paramétrable facilement sans développements spécifiques, la Plateforme Cloud Corcentric correspond, de ce fait, à nos attentes.”
Directeur des Achats Indirects
Depuis sa création en 1996, notre expertise et nos solutions offrent à nos clients un avantage concurrentielet sont régulièrement reconnues par les analystes du marché pour cela.
FAQ : Logiciel de gestion des dépenses
Un logiciel de gestion des dépenses permet de mieux piloter le budget en centralisant le suivi des dépenses sur un seul outil.
Le + Corcentric : de nombreuses règles métiers permettent de paramétrer la planification budgétaire et contrôler les engagements financiers.
Le bon outil dépend des besoins de l’entreprise : volume de dépenses, contraintes de planification, niveau de reporting attendu et simplicité de l’application. Il est essentiel d’évaluer les fonctionnalités, l’ergonomie de l’interface et la capacité à accompagner la croissance.
Le + Corcentric : notre solution s’adapte à chaque organisation quelque soit sa taille (grosse PME, ETI ou grand compte), quelque soit son secteur d’activité (industrie, distribution, santé, finance…).
Oui, certains logiciels de gestion des dépenses permettent de centraliser les budgets et les données financières de plusieurs entités au sein d’une interface unique, tout en conservant une vision détaillée par filiale.
Le + Corcentric : notre application propose un paramétrage intelligent permettant de centraliser les dépenses tout en offrant la possibilité à chaque filiale de gérer ses budgets en autonomie. Que votre entreprise fonctionne de manière centralisée ou décentralisée, les nombreux axes analytiques (par budget, par projet, par centre de coût…) vous permette de piloter facilement votre activitié.
La majorité des solutions de gestion des dépenses proposent une synchronisation avec les outils de comptabilité afin de fluidifier le suivi financier et de garantir la cohérence des données budgétaires.
Le + Corcentric : nous nous interfaçons avec tous les ERPs et systèmes comptables existants (SAP, Sage…) pour faire remonter les écritures comptables par ligne de commande facturée.
Oui, un logiciel de gestion des dépenses permet généralement de définir des règles de budget par collaborateur, catégorie ou centre de coûts afin de renforcer le contrôle budgétaire.
Le + Corcentric : de nombreuses règles, axes analytiques et seuils de tolérance paramétrables permettent d’allouer des budgets par département, collaborateur, entité, projet…
Le retour sur investissement dépend du niveau d’automatisation et d’adoption de l’outil, mais un logiciel de gestion des dépenses contribue généralement à une meilleure maîtrise budgétaire et à une optimisation durable des ressources financières.
Le + Corcentric : des ateliers KPIs avec votre chargé de compte lors d’EBR et des tableaux de bord pré-configurés issus de sessions de travail avec l’ensemble de nos clients, permettent de suivre le ROI de votre solution.
Grâce à des fonctionnalités de reporting intégrées, un logiciel de gestion des dépenses offre une vision en temps réel des finances, des budgets et des dépenses, facilitant la prise de décision des équipes financières.
Le + Corcentric : nos équipes travaillent en étroite collaboration avec nos clients lors de Clubs Utilisateurs pour établir des tableaux de bord permettant aux entreprises de suivre leurs budgets.
Un logiciel de gestion des dépenses destiné aux entreprises doit respecter le RGPD et garantir la protection des données financières via des standards de sécurité adaptés.
Le + Corcentric : nous garantissons la conformité au RGPD de nos clients avec des serveurs basés en Europe, chaque client ayant sa propre instance. Nous respectons également les normes SOC 2 et HIPAA pour nos clients du secteur de la santé.
Le déploiement d’un logiciel de gestion des dépenses dépend de la taille de l’entreprise et des fonctionnalités activées. Les solutions modernes permettent généralement une mise en place rapide grâce à une interface intuitive et des paramétrages standards.
Les + Corcentric
Corcentric propose un déploiement progressif et structuré en lots, pensé pour s’adapter au niveau de maturité budgétaire et aux enjeux des équipes financières.
Oui, un logiciel de gestion des dépenses offre une visibilité en temps réel sur les budgets et les finances, facilitant la planification budgétaire et le pilotage des décisions financières.
Les + Corcentric
Corcentric offre une vision centralisée et actualisée des budgets, permettant aux directions financières de conserver un contrôle permanent sur les dépenses.
Dans la plupart des solutions du marché, l’interface peut être personnalisée selon les profils utilisateurs afin d’adapter l’accès aux données, aux fonctionnalités et aux informations budgétaires.
Les + Corcentric
Chaque profil dispose d’une interface adaptée à ses responsabilités, favorisant l’adoption de l’outil par l’ensemble des collaborateurs. Nous avons des profils utilisateurs, administrateur, comptabilité, achats…Tout cela est paramétrable par hiérarchie, groupe d’utilisateurs, gestion des vues, gestion des droits…
Un logiciel de gestion des dépenses permet de suivre les budgets par service, par entité ou par projet, offrant une meilleure lisibilité des finances.
Le + Corcentric
La solution Corcentric facilite une analyse détaillée des dépenses par périmètre, pour un pilotage budgétaire plus précis et plus fiable.
Le logiciel Corcentric est conçu pour accompagner les entreprises internationales et multi-entités, avec une gestion centralisée des budgets et des données financières.
Le + Corcentric
Le paramétrage avancé de la solution permet véritablement de calquer la structure organisationnelle de votre entreprise dans l’application. Certains de nos clients sont mêmes présents dans plus de 17 pays et certains ont des dizaines d’entités !
Découvrez toutes nos ressources
RAPPORT
Analyse croisée des dépenses pour améliorer la performance financière de votre entreprise
Quelle entreprise n’a pas besoin de quantifier ses dépenses, mesurer sa performance et la comparer dans son secteur d’activité ? Dans ce Livre Blanc, nous vous donnerons les clefs pour appréhender et réussir votre projet de pilotage de vos dépenses
WEBINAR
Facturation électronique & automatisation : Aller au-delà de la mise en conformité
Au-delà de la mise en conformité, la réforme sur la facturation électronique est une formidable opportunité d’automatiser l’ensemble de votre processus de traitement des factures et démultiplier ainsi les bénéfices en matière de réduction des coûts et gains de productivité.
LIVRE BLANC
Le Procure-to-Pay au cœur des échanges financiers de l’entreprise
En tant que Direction Financière, vous avez la capacité de porter ce projet de transformation digitale et d’apporter une valeur ajoutée à l’ensemble des Directions. De nombreux cas clients nous donnent raison et montrent que les projets Procure-to-Pay peuvent réconcilier les Achats et la Finance !
