7 raisons de passer à une solution de gestion des contrats

Les contrats jouent un rôle fondamental dans les relations professionnelles. Pour comprendre et respecter les engagements qui lient l’entreprise à ses partenaires, il est essentiel que les équipes puissent gérer les contrats et les données qui en découlent de manière globale grâce à une solution unifiée. Dans ce contexte, il est impératif de mettre de côté les approches fragmentées de gestion des contrats. Abandonnez l’idée des classeurs de rangement et optez plutôt pour une solution de gestion des contrats.

Il est essentiel que les contrats soient accessibles à tous les départements de votre entreprise, qu’il s’agisse des Achats, des Ressources Humaines, des équipes commerciales, de l’Informatique ou de la comptabilité. Cependant, il est tout aussi crucial d’adopter une approche globale pour faire face aux risques potentiels qui peuvent menacer l’ensemble de l’organisation. C’est la raison pour laquelle la gestion des contrats revêt une importance croissante.

Les contrats sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise.

Les consommateurs sont de plus en plus influents ; les fournisseurs jouent un rôle plus important dans la réussite des entreprises ; les contrats d’achats et de vente font plus souvent l’objet de négociations ; les revendications en aval sont de plus en plus complexes, et les organisations doivent se concentrer davantage sur la conformité et les exigences réglementaires. Compte tenu de cette nouvelle réalité et des facteurs ci-dessous, l’adoption d’une solution de gestion du cycle de vie des contrats semble inéluctable :

1. Un grand nombre de parties impliquées dans les contrats.
Aujourd’hui, les employés, clients, fournisseurs, actionnaires et investisseurs sont tous impliqués dans les processus contractuels. Dans ce contexte, chaque participant doit valider la partie du contrat qui le concerne, ce qui peut être difficile si vous ne disposez pas d’une plateforme unifiée pour les gérer. L’utilisateur responsable de la révision du contrat n’a pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour évaluer et déterminer le contexte commercial global et les risques découlant du contrat, car il n’existe pas de processus intégré.

2. La diversification des types de contrats et des conditions générales applicables.
Du recours aux accords de non-divulgation (NDA) aux accords-cadres (MSA) ou aux accords de niveau de service (SLA), les clauses et les termes contractuels peuvent créer des exigences complexes à gérer. Il peut parfois être nécessaire d’apporter des modifications à ces exigences en raison de changements au sein de l’entreprise ou à la demande de certaines parties prenantes de l’organisation qui n’ont pas accès au système de gestion des contrats. Ces modifications peuvent avoir un impact sur l’ensemble des contrats, notamment lorsque l’entreprise change de nom. D’autres modifications peuvent être spécifiques à certains domaines de l’entreprise, par exemple en réponse à de nouvelles réglementations sectorielles ou régionales qui toucheront quelques-uns de vos fournisseurs ou clients. Sans une approche centralisée, il est impossible de déterminer avec précision quels contrats seront affectés.

3. Des exigences réglementaires issues de différents systèmes juridiques.
Avec la mondialisation, il est essentiel de pouvoir déterminer avec précision le droit applicable au contrat (national, supranational [UE], international [ONU]). En disposant de ces informations et en étant à même de centraliser la création et la gestion des contrats, les entreprises peuvent comprendre le contexte du contrat et son impact potentiel sur l’entreprise, par exemple dans le cas des différences linguistiques entre la common law et le droit civil. Pour pouvoir interpréter les procédures judiciaires et rédiger adéquatement les contrats, il est nécessaire de connaître et comprendre ces différentes procédures judiciaires.

4. Les événements importants ponctuant la vie de l’entreprise nécessitent une supervision juridique accrue.
Pendant les périodes de changement, comme par exemple en cas de fusions-acquisitions, des modifications majeures sont à apporter aux contrats. Avoir une gestion des contrats centralisée avec une bibliothèque de clauses et des modèles de contrats paramétrables permet à la direction juridique d’apporter rapidement les corrections nécessaires aux nuances et au langage juridique sans avoir à revoir un par un chacun des contrats.

5. Multiplication des exigences réglementaires.
La gestion du risque et de la conformité (GRC) est sur toutes les lèvres. Pour pouvoir gérer les changements réglementaires affectant les contrats, les entreprises ont besoin d’une vue d’ensemble et d’une certaine flexibilité. En effet, les entreprises qui sont soumises à des exigences réglementaires strictes ou qui évoluent à l’international doivent pouvoir gérer leurs contrats de manière dynamique. De plus, les évolutions réglementaires changent souvent d’un système juridique à l’autre, avec des lois susceptibles d’impacter fortement les activités (Brexit, ALENA, RGPD…). Dans ce contexte, les organisations doivent prêter une attention particulière à la rédaction des contrats et s’assurer d’intégrer les changements requis à mesure que la réglementation évolue.

6. L’analytique, un vecteur de progrès.
Aujourd’hui, les entreprises doivent mieux comprendre leurs contrats. Parallèlement à la montée en puissance du Big Data, les informations créées ou collectées dans les contrats nécessitent un processus centralisé pour permettre l’identification des tendances et des nuances dans tous les contrats de l’organisation. L’analytique appliquée aux structures des contrats doit également reposer sur des plateformes de gestion du cycle de vie des contrats capables d’identifier les nuances nécessaires aux analyses :

• • Types de contrats, temporalité des clauses, utilisation des clauses.
  • Optimisation du coût total via l’optimisation des clauses (indemnisation, SLA, audits)
  • Clauses contractuelles, différends issus des clauses ou analyse pour la gestion des obligations
  • Portée du contrat et suivi des objectifs/compensation
  • Analyse prédictive des tendances au niveau des clauses, des fournisseurs et des cycles de validation

7. L’avènement du Cloud.
Pour les entreprises qui envisagent d’adopter une solution de gestion des contrats, le recours au Cloud apparaît comme un choix privilégié. En effet, il offre une évolutivité simplifiée, une distribution améliorée et une sécurité renforcée, conformément à des normes telles que SOC 2, HIPAA, SSAE 16 ou encore ISAE 3402. La gestion des contrats basée sur le Cloud pourrait permettre aux entreprises de gérer plus efficacement les risques, contrairement aux solutions en local (On-Premise). De plus, du point de vue technologique, les fournisseurs de solutions en tant que service (SaaS) offrent de nombreux avantages substantiels, notamment une rentabilité accrue, une réduction de l’impact des mises à niveau, une gestion de la sécurité, une intégration améliorée et une évolutivité renforcée, entre autres.

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