Service Achats et Service Comptable : Harmonisez !

L’harmonie est fréquemment décrite comme la combinaison simultanée de notes de musique, créant des accords agréables à l’oreille. Lorsque la musique est jouée en harmonie, comme dans un orchestre, plusieurs mélodies s’entrelacent pour créer une distribution sonore remarquable. Les sons collectifs émanant de multiples instruments ne peuvent être reproduits de manière individuelle. Une question se pose : cette harmonie est-elle envisageable entre le Service Achats et le Service Comptable ? Dans notre précédent article, nous avons examiné la collaboration entre ces deux départements et comment elle peut contribuer à améliorer leur efficacité.

Créer une mélodie équilibrée en synchronisant le Service Achats et Service Comptable.

Il en va de même dans une organisation. Lorsque les individus ou les services travaillent à l’unisson, un objectif commun peut être atteint produisant le même effet que l’harmonie musicale: l’efficacité et la conformité. Concernant le service achats, l’efficacité porte sur le processus de demande d’achats jusqu’à la réception. Concernant le service comptable, l’efficience s’applique aux processus de paiement et de facturation. Mais pour ce qui est des achats et de la comptabilité ensemble, leur capacité à créer une harmonie a souvent été entravée par leur incapacité à collaborer. Il y a plusieurs raisons à cela :

1. 1. Les deux groupes sont motivés par des volontés différentes : Les achats souhaitent identifier les économies; la comptabilité souhaite s’assurer de l’exactitude des paiements.
   2. Les deux groupes dépendent souvent de hiérarchies différentes : Le service achats rend des comptes au directeur achats, tandis que le service comptable est sous la responsabilité du directeur financier.
   3. Les deux groupes poursuivent des objectifs différents : Les achats souhaitent s’assurer que les utilisateurs finaux font leurs achats auprès de fournisseurs et dans des catalogues préalablement approuvés ; la comptabilité veut s’assurer que le fournisseur à payer est facilement identifiable en fonction des achats effectués et livrés.

Manque de collaboration et de visibilité : on connaît la chanson

Malgré sa simplicité, la relation entre les achats et la comptabilité est souvent sous-estimée en termes de niveau de collaboration, principalement en raison de l’absence de processus bien établis entre ces deux services.

Les logiciels de Procure-to-Pay (P2P) sur le marché s’efforcent de combler ce fossé en automatisant les processus depuis la demande d’achats jusqu’au paiement. D’un côté, le service achats vise à centraliser et automatiser les achats en utilisant des workflows appropriés pour mieux contrôler les dépenses. De l’autre côté, le service comptable s’efforce d’automatiser le processus de facturation afin de rapprocher plus efficacement les factures avec les commandes et les bons de livraison, et d’envoyer un « accord de paiement » à l’ERP.

Malgré l’existence des logiciels P2P depuis plus d’une décennie, lorsque les entreprises cherchent à justifier leur coût, la réponse courante est que ces outils améliorent l’efficacité des services achats et comptable, en plus de réduire les coûts. Cependant, de nombreuses organisations n’ont pas encore pleinement réalisé les avantages qualitatifs attendus en termes de collaboration et de visibilité lors de la mise en place initiale d’un système P2P.

Une des raisons avancées est que, jusqu’à présent, la technologie n’a pas suffisamment encouragé la collaboration. La connaissance et la visibilité sont souvent limitées aux domaines d’influence traditionnels des services achats et comptable.

Données et processus centralisés et partagés : vers un refrain tous en cœur !

Aujourd’hui avec l’avènement des plateformes Cloud telles que Corcentric intégrant les différents maillons du Procure-to-Pay, la collaboration est facilitée et la visibilité globale accrue. Les données et processus centralisés au cœur de la plateforme sont partagés entre les différents modules (procurement, traitement facture, etc.).

Ce modèle de données et de processus communs permet désormais aux achats d’identifier facilement le lien entre les contrats et les catalogues utilisés sur le terrain. De mêmes, les services comptables peuvent maintenant facilement identifier les documents d’achats existants (demandes d’achats, bons de commande et contrats), qui sont liés aux factures afin de rapprocher les paiements.
Les éléments intermédiaires, tels que les informations fournisseurs ou toute autre information financière pertinente, sont disponibles pour les deux services et peuvent être exploités comme un moyen de mieux comprendre leurs fonctions respectives.

Plus concrètement, les fonctionnalités de la Corcentric Platform au service de la collaboration achats-comptabilité

Avec une plateforme telle que Corcentric, la création d’harmonie est considérablement facilitée, car elle offre une meilleure visibilité sur les domaines respectifs des achats et de la comptabilité, tout en favorisant la collaboration entre les deux services. Cette solution permet aux deux services de :

• Identifier les situations critiques entre l’achat et le paiement, évitant ainsi les conflits et les pertes de temps entre les achats et la comptabilité.
• Centraliser l’ensemble du processus P2P sur une même plateforme, ce qui permet au service comptable d’accéder rapidement à toutes les informations nécessaires.
• Disposer de toutes les données comptables générées par le système, disponibles pour consultation et intégrées avec l’ERP, ce qui permet au service comptable d’économiser considérablement du temps.
• Établir des règles de réconciliation automatiques, permettant au service comptable de transférer automatiquement les factures aux équipes achats lorsque la réconciliation n’est pas possible, évitant ainsi de gérer des problèmes relevant des achats.
• Générer des factures sans commandes et des factures d’abonnement sans nécessiter des commandes de régularisation de la part des équipes achats, offrant ainsi un gain de temps précieux pour les équipes comptables.

En outre, cette plateforme encourage la collaboration et la communication entre les services de la manière suivante :

• En cas de manque d’informations, le service comptable peut automatiquement transférer la facture au service achats dans le système pour demander des informations complémentaires. Une fois que ces informations sont fournies, elles sont renvoyées au service comptable.
• Le service comptable a la possibilité de communiquer directement avec les donneurs d’ordre et le service achats en publiant des informations sur la page d’accueil de la Corcentric Platform, comme de nouvelles règles de conformité ou de nouveaux processus.

La collaboration entre service Achats et Comptabilité vous intéresse ? Découvrez notre article « Une alliance prospère entre les achats et la comptabilité »

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