Le service Achats gagne en influence grâce à la gestion des contrats.
Les conclusions d’une récente étude de McKinsey au sujet des achats et de la gestion des contrats en ont surpris plus d’un: Le service Achats gagne en influence grâce à la gestion des contrats. Voici un extrait très parlant:
«Dans tous les secteurs, les dépenses opérationnelles totales du service Achats représentent généralement moins de 1 % du total des dépenses. Les entreprises négligent une source importante de valeur : des conditions contractuelles non optimales combinées à une gestion inefficace des contrats peuvent provoquer une perte de valeur représentant 9 % des recettes annuelles. Pour les entreprises du classement Fortune 500 2016, cela équivaut à 2,5 milliards de dollars.»
Libérez la valeur stratégique des contrats.
Dans ce contexte, vous vous demandez ce que contiennent vos contrats? Le suivi de l’exécution des contrats ne constitue pas une nouvelle attribution pour les équipes Achats. Cependant, celui-ci gagne en influence grâce à la gestion des contrats. Comme vous le verrez beaucoup sur notre site Web et dans les rapports d’analystes, la gestion des fournisseurs, et par conséquent la gestion des risques, sont l’un des principaux moteurs de ce phénomène. L’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) a récemment déclaré qu’«à cause de partenariats mal gérés, la valeur en bourse de Facebook avait perdu 150 milliards de dollars en 90 minutes le mois dernier. Comme le géant des réseaux sociaux l’a appris à ses dépens, il ne suffit pas d’exiger la conformité dans les contrats. Les entreprises doivent mettre en œuvre une approche solide pour surveiller la conformité et prendre des mesures immédiates en cas de non-conformité.»
L’application de la conformité contractuelle ne relève pas exclusivement du service Achats, mais plutôt de la responsabilité de l’ensemble de l’entreprise. Cependant, étant en première ligne et interagissant quotidiennement avec des partenaires externes, le service Achats occupe une position privilégiée pour surveiller de près cette conformité. Il est possible que le terme « mise en application » ne soit pas le plus approprié, il pourrait être plus pertinent de parler de valorisation ou de monétisation. Lorsque le service Achats dispose d’une visibilité complète sur les contrats grâce à un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, il est idéalement placé pour optimiser la gestion des dépenses et maximiser les économies. Les quantités, les délais et d’autres conditions ou obligations représentent d’importantes opportunités pour maîtriser les coûts et les risques.
Impossible de rentabiliser ce qu’on ne voit pas.
Le rapport McKinsey fait une autre révélation : 80 pour cent des fonctions Achats ne connaissent pas parfaitement la structure concurrentielle des conditions et des contrats. Avec une solide solution de gestion des contrats, ou mieux encore, une stratégie de gestion du cycle de vie des contrats à l’échelle de l’entreprise, les directeurs achats peuvent tirer profit de leur position centrale pour analyser les contrats et identifier les potentiels à exploiter.
Comme Andrew Bartolini l’a souligné dans le dernier rapport CPO Rising 2018: The Age of Intelligence, l’alignement du service Achats sur les objectifs plus larges de l’entreprise est l’un des principaux buts des meilleurs spécialistes des Achats. Vraisemblablement, cela implique d’optimiser la valeur des tiers tout en minimisant les risques. Lorsqu’il connaît bien la situation de l’entreprise en termes de contrats, le service Achats dispose de la visibilité dont il a besoin pour réfléchir stratégiquement, à plus grande échelle, à la meilleure façon de gérer les relations avec les fournisseurs à l’international. Comme le précise McKinsey, en impliquant toutes les parties concernées dès le début du processus, le service Achats peut se lancer en ayant un point de vue global sur le coût total de possession et la création de valeur.
C’est à ce niveau que la réflexion à l’échelle de l’entreprise peut avoir le plus d’impact. Lorsqu’une solution de gestion des contrats renferme des données précieuses exploitables par le service Achats à l’aide d’outils d’analyse avancés. À partir de là, il est essentiel d’exploiter efficacement ces informations pour prendre des décisions plus éclairées concernant les activités et les dépenses, afin d’influencer les résultats financiers globaux. En ayant une vision globale des contrats organisationnels, le service Achats peut s’appuyer sur une perspective holistique pour identifier les tendances, les vulnérabilités de la chaîne d’approvisionnement et les moyens d’améliorer l’efficacité des processus.
En libérant la valeur stratégique de tous les contrats, le service Achats gagne en influence grâce à la gestion des contrats et peut ensuite utiliser ces données pour générer des résultats et renforcer ainsi son influence.
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