Une alliance prospère entre les achats et la comptabilité

Je n’oublierai jamais la première fois que j’ai mis les pieds dans un service comptabilité. Je travaillais comme consultant principal sur un projet visant à transformer et refonder complètement la fonction achats d’une entreprise. Tout se passait incroyablement bien : les processus, le reporting, la mise en œuvre des technologies et l’amélioration des compétences de l’équipe actuelle. Le directeur financier m’a conseillé de marquer un temps d’arrêt et d’aller me présenter à la responsable comptabilité avant que le projet avance davantage. Bon élève, je me suis exécutée. Quand, à mon entrée dans le service, toutes les têtes se sont levées, j’ai compris qu’il se passait quelque chose entre les achats et la comptabilité.

La responsable est sortie de son bureau et m’a demandé : « Quelque chose ne va pas ? »

Comme je l’ai très vite compris, aucun collaborateur du service achats n’était descendu à l’étage du service comptabilité, à moins d’un problème. Voir quelqu’un du service achats ailleurs qu’à la cafétéria était de mauvaise augure, même si les services achats et comptabilité dépendaient de la même hiérarchie.

Mettre les achats et la comptabilité sur la même longueur d’ondes.

J’ai su que les choses devaient changer, aussi ai-je décidé de passer outre les formules d’usages. « Vous avez le temps de déjeuner ? », lui ai-je demandé. La responsable comptabilité allait dès lors devenir l’un de mes meilleurs alliés sur ce projet, simplement parce que je m’étais présentée en personne, parce que j’avais posé des questions et parce que j’avais écouté les réponses. Imaginez le temps qu’aurait gagné l’entreprise si un autre collaborateur avait fait la même chose beaucoup plus tôt.

Maintenant, je sais que cette situation ne reflète pas le fonctionnement de toutes les organisations. Dans certains cas, les achats et la comptabilité travaillent main dans la main, produisant un résultat stupéfiant. Dans d’autres cas, les achats peuvent penser qu’ils travaillent de manière satisfaisante avec la comptabilité, version qui diffère lorsqu’on interroge le service comptabilité.

Aussi souhaitable soit-il de créer une alliance prospère entre les achats et la comptabilité, il ne suffit pas de le vouloir pour que cela se produise. Pour que les membres des deux équipes collaborent, il leur faut des éléments concrets sur lesquels travailler : l’alignement des données, la gestion des fournisseurs ou la gestion du fonds de roulement. Avec un objectif précis en vue, les achats et la comptabilité peuvent se rapprocher et former un partenariat productif orienté sur les objectifs au lieu d’être maladroitement poussés à accepter des « RDV arrangés ».

Un succès partagé : quand les achats et la comptabilité s’imbriquent.

Les achats sont chargés de l’analyse des dépenses, du sourcing, de la négociation des contrats et de la gestion des relations et des performances des fournisseurs. Toutes ces activités peuvent être améliorées par un meilleur échange des informations avec le service comptabilité via les écritures comptables. Voici quelques exemples :

• Analyse des dépenses : Certes la technologie fournit des données et des informations riches en enseignement, mais dans de nombreux cas, les personnes chargées d’approuver et d’effectuer les paiements peuvent eux aussi apporter des informations précieuses aux équipes achats.
• Sourcing : Non seulement le service comptabilité met davantage en lumière les données budgétaires avec lesquelles les achats travaillent, mais il devrait être aussi autorisé à partager son expérience du travail avec les équipes comptables/financières des fournisseurs et leurs méthodes de travail.
• Négociation de contrats : Chaque contrat doit contenir des modalités de paiement spécifiques. Si le fournisseur souhaite s’écarter des conditions standards de l’entreprise, le service comptabilité est le meilleur point de départ pour savoir si l’entreprise pourrait envisager une exception dans ce cas précis.
• Gestion des relations et performances des fournisseurs : Une entreprise ne peut payer ses fournisseurs dans les délais que si les factures/commandes sont délivrées selon le format attendu et si elles contiennent les informations requises. S’il existe un risque, même faible, qu’un fournisseur exprime son inquiétude quant au respect des délais de paiement lors d’une réunion d’évaluation, les achats doivent être prêts à relayer les remarques du service comptable à propos des documents du fournisseur.

L’harmonie mène à l’alliance prospère entre achats et comptabilité.

Ces exemples axés sur les processus illustrent la façon dont les Achats et la comptabilité peuvent améliorer leur communication pour une meilleure productivité. Lorsque la Direction cherche de nouveaux axes de création de valeur liés à la gestion des dépenses et des fournisseurs, les achats et la comptabilité devraient se réunir autour d’une table pour voir quelles idées ils peuvent trouver ensemble. En mettant en commun leurs points de vue respectifs, ils couvrent une plus grande part du processus Source-to-Pay et ce, de manière plus efficace et juste.

Dernière remarque : dans l’environnement digitalisé d’aujourd’hui, les fonctions sont souvent autant définies par les systèmes qu’elles utilisent que par leurs objectifs. Si les achats et la comptabilité utilisent des solutions basées sur la même plateforme ou suffisamment intégrées pour être efficaces, il y a de meilleures chances pour que leurs utilisateurs travaillent ensemble.

Pour en savoir plus sur la collaboration entre le service comptabilité et le service Achats, découvrez notre article « Service Achats et Service Comptable : Harmonisez !« .