Comment faire évoluer votre solution P2P en même temps que votre organisation ?

L’implémentation d’une solution Procure to Pay (P2P) n’est « que » le point de départ de l’optimisation de vos processus achats et finance. L’un des enjeux clefs est la capacité à faire vivre votre solution dans le temps et la faire évoluer au même rythme que l’entreprise elle-même. Changements de personnel, croissance interne ou externe, nouvelles réglementations, nouveau catalogue fournisseur, innovations technologiques…Si la solution reste figée, elle devient rapidement un frein plutôt qu’un levier de progrès.

C’est ce sujet que nous abordons ici dans cet article dont le contenu est tiré de notre Webinar en Replay Réconcilier process et performance : comment faire évoluer votre solution Procure-to-Pay

L’évolutivité est la clé de la performance de votre P2P, mais avant d’aborder les enjeux clefs, voici un rapide rappel du périmètre fonctionnel couvert par une solution P2P.

Les piliers du Procure to Pay

Le processus P2P est un enchaînement logique de briques métiers. En saisir les tenants et les aboutissants permet de mieux cibler les points d’optimisation et d’évolution.

• L’automatisation et la digitalisation des demandes d’achats permet de capter le besoin et de déployer la politique achat en guidant l’utilisateurs vers des catalogues / des fournisseurs référencés.
• L’approbation de l’engagement de la dépense, qui permet au workflow d’intégrer à la fois l’imputation sur les axes analytiques et le contrôle des axes budgétaires.
• La passation de commande
• L’exécution du contrat (si contrat il y a)
• La livraison des biens ou services
• La collecte des factures entrantes et la capacité à “lire” les champs obligatoires de la réforme de la Facture Électronique. Pour le cas d’une facture PDF classique, l’extraction des données via une IA par exemple…
• La réconciliation entre la facture, la commande et le bon de réception est fait
• La génération des écritures comptables envoyées à l’ERP

« Le but de ce process, est d’atteindre le meilleur taux de réconciliation automatique pour essayer d’avoir le moins possible d’actions manuelles de la part des équipes comptables. » explique Romain Chauvet, Director of Product Value

Pourquoi votre solution P2P se fige ?

Le principal enjeu identifié pour 64% de nos clients, n’est pas la mise en production, mais le maintien et l’évolution des processus une fois l’implémentation faite.

Les problématiques courantes qui mènent à un blocage

On retrouve souvent les mêmes facteurs de blocage d’une entreprise à l’autre :

1. Le manque de ressources internes et d’expertise pour l’administration et le paramétrage continus
2. L’absence de stratégie claire pour suivre l’innovation et les mises à jour majeures de l’éditeur
3. La difficulté à intégrer les nouveaux périmètres ou les nouvelles filiales
4. Le manque de temps des équipes Achat/Finance pour piloter le projet après le déploiement

Les conséquences d’une solution qui bloque

La non-évolution de l’outil entraîne des répercussions graves et interdépendantes sur l’organisation :

Le manque de contrôle sur les engagements financiers par exemple rend l’anticipation de la trésorerie extrêmement difficile notamment en période de croissance ou de volatilité économique impactant directement la stabilité de l’entreprise.

Les 5 bonnes pratiques pour une solution P2P agile et performante

Pour qu’une solution P2P reste efficace dans la durée, mieux vaut adopter une approche active et quelques bons réflexes. Voici les bases à suivre pour garder votre outil souple, prêt à évoluer, tout en évitant les écueils et en tirant le meilleur de votre dispositif :

Mettre en place une administration adaptative et pérenne

• Il est primordial de désigner un administrateur référent qui maîtrise l’intégralité du paramétrage et qui connait l’application. L’idéal est d’avoir un suppléant pour éviter la perte de cette connaissance cruciale pour le bon fonctionnement de votre outil.
• Les règles d’approbation et l’organigramme doivent être mis à jour sans délai. Un flux bloqué est une facture en retard, augmentant les risques de pénalités.
• Des données d’achats obsolètes ou fausses sont le premier facteur de non-adoption par les utilisateurs finaux. La précision des prix et des conditions fournisseurs sont fondamentales pour le contrôle des dépenses.

Déployer la solution sur l’ensemble du périmètre organisationnel

Le déploiement initial est souvent ciblé, l’évolution passe par l’élargissement de la couverture, à la fois géographique et fonctionnelle, visant l’exhaustivité :

• Déploiement géographique site après site ou sur l’ensemble des pays, lors de rachat d’entreprise sur l’ensemble du périmètre une fois que le projet est lancé.
• Aller chercher une couverture du périmètre à 100% pour avoir toutes les dépenses et processus couverts. L’intégration des petites familles d’achat ou des dépenses indirectes, souvent traitées manuellement, est essentielle pour une visibilité totale sur l’engagement financier.

Assurer une couverture métier pertinente

Il est fréquent que certains modules soient mis de côté au démarrage. Les intégrer progressivement apporte un contrôle accru :

• Intégrer les catalogues et punch-out permet de passer du simple formulaire à une expérience achat de type e-commerce, garantit l’application des prix négociés et simplifie l’expérience du prescripteur.
• Déployer le contrôle budgétaire via l’ajout d’un axe budgétaire dès l’imputation de la dépense. L’activation des gestionnaires budgétaires dans le workflow d’approbation permet d’intervenir en cas de dépassement, assurant que l’engagement reste dans les limites autorisées.
• La gestion des contrats récurrents formalise les dépenses et permet de générer l’engagement de dépenses en amont, d’assurer les provisions comptables nécessaires et d’éviter de traiter ces flux critiques comme de simples factures sans commande.

Suivre la roadmap éditeur et les évolutions réglementaires

L’éditeur doit tirer parti des innovations technologiques telles que l’IA et définir avec ses clients les cas d’applications concrets permettant d’exploiter au maximum ces nouveaux outils.

Chez Corcentric nous avons deux innovations déjà en production qui permettent de réduire les frictions dans votre process P2P et offre un gain de temps conséquent pour les utilisateurs :

• L’IA Panier utilise l’IA pour capturer automatiquement les données d’un devis PDF et les transformer en demande d’achat
• L’IA Facture capture et extrait les données d’une facture PDF classique ligne par ligne et permet ainsi d’augmenter le taux de réconciliation automatique sans intervention manuelle

La mise en conformité avec la Facture Électronique

Le cas de la réforme de la Facture Électronique en France et en Europe est l’exemple parfait d’une évolution réglementaire qui nécessite une adaptation rapide. L’éditeur assure la conformité technique, mais le client doit de son côté :

• Adapter ses processus internes de validation
• Mettre à jour ses référentiels de données fournisseurs
• Former les équipes aux nouvelles exigences

Garantir le suivi de l’adoption des utilisateurs finaux via la communication

L’adoption des utilisateurs finaux est garante d’un projet de digitalisation réussi.

« Il ne faut pas oublier qu’un outil, c’est un moyen qui est là au service d’une stratégie. Il faut que l’utilisateur comprenne pourquoi on utilise cet outil afin d’éviter la réticence au changement » affirme Julia Lacolle, Customer Success Manager

Cette démarche se base sur trois piliers :

1. Inclure les utilisateurs finaux dès le départ en expliquant la stratégie derrière l’outil et l’avantage pour l’utilisateur. Utiliser des newsletters d’information et montrer l’exemplarité de la Direction
2. Écouter les utilisateurs mais aussi mettre en place des clubs utilisateurs, désigner référents BU pour recueillir les insatisfactions et désamorcer les réticences
3. Proposer des formations continues et des formations pour les nouveaux arrivants, des tutoriels vidéo personnalisés en fonction des cas d’usage et des webinaires réguliers sur les nouvelles fonctionnalités

Le pilotage par les KPIs : mesurer pour optimiser en continu

Une solution P2P évolutive doit être pilotée par des KPI précis, le pilotage transforme l’information brute en action corrective ciblée, assurant un cycle d’amélioration continue.

Il est intéressant de voir les tendances, s’il y a des saisonnalités, constater la fréquence de connexion, le temps passé par l’utilisateur sur la plateforme, le temps d’utilisation d’un module…

Si vous souhaitez creuser ce vaste sujet des KPIs, nous avons rédigé un article dédié, toujours basé sur des cas concrets vécu avec nos clients.

Au final, faire évoluer votre solution Procure-to-Pay, c’est tout simplement garantir qu’elle reste alignée avec la réalité de votre entreprise. Une organisation change, ses processus aussi, et votre P2P doit suivre le mouvement pour éviter de devenir un frein. En gardant une administration vivante, en élargissant progressivement le périmètre, en intégrant les nouveaux modules, en anticipant les évolutions réglementaires et en accompagnant les utilisateurs, vous posez les bases d’un dispositif réellement performant et durable.

Ce sont ces pratiques, simples en apparence mais essentielles au quotidien, qui permettent d’éviter les dérives, les contournements et les surcharges manuelles. Et surtout, ce sont elles qui transforment l’outil en un véritable levier de pilotage des dépenses et d’efficacité pour les équipes achats et finance.

Chez Corcentric, nous accompagnons nos clients dans cette dynamique continue, avec l’ambition de rendre leur P2P plus fluide, plus fiable et plus utile pour tous les utilisateurs.

Si vous souhaitez approfondir ces sujets ou faire évoluer votre solution, nos équipes seront ravies d’en discuter avec vous. N’hésitez pas à nous contacter pour aller plus loin.