Comment gérer vos données fournisseurs ? Toutes les données !

Corcentric

Aujourd’hui, les entreprises sont chargées de gérer de grandes quantités de données fournisseurs. Qu’il s’agisse du sourcing, des contrats, des achats et/ou des paiements ou des efforts plus larges liés à la gouvernance, à la gestion des risques et à la conformité, n’importe quelle organisation devra mettre en place des processus clairs pour la gestion des fournisseurs et des données qui gravitent autour.

Ceux qui ont plus de visibilité sur leurs fournisseurs ont un avantage concurrentiel.

Dans l’enquête Deloitte 2025 Chief Procurement Officer Survey, les entreprises les plus avancées  :

  • ont doublé leur investissement technologique depuis 2023 (de 12 à 24% du budget, avec un objectif à 26% l’an prochain)
  • consacrent prioritairement ses moyens à la digitalisation des processus et à l’incorporation de l’IA générative pour optimiser la gestion quotidienne et la résilience de la supply chain.

Mais avoir une discussion sur les données fournisseurs et les processus associés peut s’avérer difficile tant ils peuvent varier en fonction des personnes impliquées et de l’étape du processus.

Processus et données de gestion des fournisseurs

Voici quelques exemples qui s’inscrivent dans le cadre plus large des « processus de gestion des fournisseurs » et ce à quoi il faut s’attendre :

Contrats et avenants

Le contrat est au cœur de toute relation avec un fournisseur.

La gestion des avenants nécessite de la flexibilité et la capacité de répondre à des besoins opérationnels évolutifs.

Cela exige une gestion efficace du changement (des demandes de contrat aux modifications en passant par l’approbation et l’exécution) et la mise à jour des engagements.

Lorsqu’une entreprise numérise ses contrats et résout les problèmes contractuels au niveau approprié, les relations avec les fournisseurs s’améliorent :

  • plus de transparence,
  • communication ouverte,
  • résolution plus rapide des conflits.

Certifications du fournisseur

Si un contrat fournisseur stipule la mise à jour annuelle du certificat d’assurance, un processus automatisé doit être mis en place.

Ce suivi garantit que l’engagement est respecté, mis à jour et documenté jusqu’à son achèvement.

Les bénéfices sont nombreux :

  • conformité interne et externe garanties,
  • meilleure communication,
  • relation client/fournisseur renforcée sur le long terme.

Performance des fournisseurs

Le suivi efficace de la performance des fournisseurs permet de :

  • vérifier que ces derniers répondent bien aux attentes,
  • confirmer que les produits et services vendus sont conformes,
  • mieux comprendre le rôle de chaque fournisseur (stratégique ou pas, risques potentiels, etc.),
  • favoriser l’amélioration continue et l’innovation,
  • évaluer la performance via des évaluations et auto-évaluations.

Factures et paiements fournisseurs

De la réconciliation des factures à l’identification des exceptions en passant par l’exécution des paiements, la gestion des factures peut être complexe et sujette à erreurs.

L’équipe comptable doit s’assurer que les données des factures sont conformes aux commandes, aux réceptions et aux contrats.

En digitalisant la gestion des factures et leur paiement :

  • élimination du papier,
  • alignement sur les données fournisseurs,
  • meilleure détection des écarts,
  • contrôle renforcé des remises.

Résultat : moins de litiges, paiements plus rapides et réduction des risques de fraude.

Les points communs de tous ces processus

Tous ces processus partagent deux éléments clés :

  • la centralisation de la base de données fournisseurs,
  • la collaboration entre de nombreux acteurs : comptabilité, finance, achats, fournisseurs, prescripteurs, juridique, etc.

Avec une plateforme Cloud Source-to-Pay comme Corcentric, il devient possible de :

  • gérer et évaluer des milliers de fournisseurs au quotidien,
  • disposer d’une vision globale sur les contrats, transactions et paiements,
  • réduire drastiquement les délais de traitement (de semaines à jours ou heures),
  • maintenir qualité et contrôle.

Enrichir la base de données fournisseurs avec des données tierces

La centralisation des données fournisseurs (comptes bancaires, localisation, contrats) devient la norme, mais le suivi des fournisseurs stratégiques prend une nouvelle importance.

Le contexte actuel (pandémie, guerres, crise de l’énergie…) a mis en lumière :

  • des problématiques de trésorerie,
  • des risques de faillites,
  • des contraintes commerciales régionales et mondiales.

Ces défis nécessitent l’utilisation de données tierces fiables pour renforcer la résilience dans la gestion des fournisseurs.

Nouveaux paramètres stratégiques

Une demande croissante émerge pour intégrer une centaine de paramètres couvrant :

  • les risques financiers et économiques,
  • les impacts environnementaux,
  • les enjeux réputationnels (violations des droits de l’homme, blanchiment, corruption, sanctions).

En regroupant ces données externes dans un seul outil de gestion des fournisseurs, les entreprises peuvent :

  • explorer et analyser plus en profondeur les mégadonnées liées aux fournisseurs,
  • évaluer leur impact potentiel,
  • capturer de nouveaux signaux de risques.

De plus, ces outils permettent d’adapter les processus selon chaque région afin de rester conforme aux réglementations locales sur :

  • les fournisseurs,
  • les contrats,
  • les factures,
  • les paiements.

Assurer les fondamentaux de la gestion des fournisseurs

Assurer les fondamentaux de la gestion des fournisseurs est essentiel pour exploiter pleinement l’automatisation.

Quand la gouvernance est transparente pour toutes les parties prenantes, les bénéfices sont démultipliés.

Pour gérer efficacement votre écosystème fournisseurs (risques, performance, conformité, innovation), il est indispensable de centraliser toutes les données fournisseurs, qu’elles soient :

  • transactionnelles,
  • contractuelles,
  • bancaires,
  • ou issues de sources tierces comme Moody’s, Infolegale, Aprovall ou autre.

Corcentric met à disposition un logiciel SRM permettant de centraliser et digitaliser votre base de données fournisseurs. Vous gagnez ainsi en visibilité, fluidité et résilience, et préparez votre entreprise à relever les défis d’aujourd’hui comme ceux de demain. Si vous souhaitez une démonstration gratuite, nos équipes peuvent la personnaliser en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à nous contacter.