Les étapes clefs d’un processus d’audit comptable et financier complet et conforme
La méthodologie d’audit se divise en 4 étapes principales : prise de connaissance, évaluation du contrôle interne, examen des comptes financiers, et formulation de l’opinion et du rapport. L’audit de la comptabilité fournisseurs fait partie intégrante des bonnes pratiques financières.
Il permet de s’assurer que les montants réellement payés correspondent aux montants dus, en identifiant les erreurs, les omissions ou les fraudes potentielles.
Grâce à l’examen des transactions, factures et comptes créditeurs, l’audit garantit l’exactitude des états financiers et renforce la fiabilité des données comptables, qu’elles soient traitées via un logiciel ou manuellement. Compte tenu des enjeux financiers, bien réaliser ses audits est crucial.
Qu’est-ce qu’un audit comptable ?
L’audit comptable consiste à examiner en détail toutes les informations financières connexes figurant dans les registres de comptabilité fournisseurs d’une entreprise. L’audit comptable est généralement effectué par un cabinet indépendant afin de fournir une évaluation objective de l’exactitude et de l’exhaustivité des factures et des autres transactions par rapport aux opérations commerciales réelles.
En d’autres termes, les transactions comptables sont-elles fidèlement et entièrement enregistrées, le bilan comptable et financier et le grand livre correspondent-ils bien ?
Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs devraient considérer les audits comme une opportunité d’inspecter et de découvrir tout problème avant qu’il ne s’aggrave.
Pourquoi est-il important de réaliser un audit comptable régulièrement ?
Comme mentionné, il est important pour le service comptabilité de s’assurer que l’enregistrement des transactions est complet et valide, et l’audit est l’occasion de vérifier et de rectifier ces enregistrements. Des audits réguliers ont de multiples avantages :
- Il est très facile d’augmenter le chiffre d’affaires net en omettant les dettes de fin de période : elles doivent donc être vérifiées.
- Recherche de passifs non comptabilisés dans les détails des écritures comptables de fin de période.
- De nombreux types de vol peuvent se produire : les audits réguliers atténuent les possibilités de fraude, les paiements en double, les paiements illégitimes et les risques associés.
- Les entreprises doivent authentifier les écritures comptables enregistrées en les comparant aux transactions et factures d’achats associées.
- Évaluation des procédures de contrôle interne, évaluation de l’exactitude des transactions et des bilans financiers, assurer la conformité aux lois, politiques réglementaires (telles que Sarbanes-Oxley), normes sectorielles et autres directives.
- Mise en place de procédures d’audit en réponse à des contrôles faibles ou inexistants.
L’audit comptable étape par étape
Le processus d’audit comptable exact est généralement influencé par des facteurs tels que la taille de l’entreprise, sa structure organisationnelle, son emplacement géographique, etc.
Les objectifs d’un audit comptable sont d’évaluer les processus de contrôle interne, d’examiner et d’évaluer l’exactitude des transactions et de déterminer la conformité aux lois, réglementations, politiques et procédures applicables. La piste d’audit recherche la validité et la cohérence des factures des fournisseurs, des relevés bancaires et d’autres documents, ainsi que des procédures comptables, afin de garantir que le solde comptable fournit une divulgation complète sur les relevés de fin d’exercice et que l’entreprise présente des informations exactes.
Voici les étapes d’un audit comptable typique :
1. Planification de l’audit
Lorsqu’un audit est prévu, les objectifs sont définis et le périmètre précisé avec l’auditeur. Cette phase inclut la collecte d’informations préliminaires sur l’entreprise, ses processus comptables, ses outils, et ses zones de risque. Cela permet à l’auditeur d’élaborer un plan de travail structuré.
2. Examen des données comptables
C’est la phase centrale de l’audit : l’équipe d’audit examine en détail les dossiers des comptes créditeurs, les documents comptables, les rapprochements bancaires, les factures, et tout autre justificatif. Ce travail d’analyse permet de détecter incohérences, anomalies ou erreurs dans les écritures.
3. Rapport d’audit
À la suite de l’analyse, un rapport est rédigé. Il présente un résumé des zones examinées, les éventuelles anomalies constatées, les recommandations pour corriger les écarts, ainsi que des pistes d’amélioration. Ce document est remis à la direction pour action.
4. Suivi et vérification corrective
L’audit ne s’arrête pas à la remise du rapport : une phase de suivi s’engage pour s’assurer que les recommandations ont bien été prises en compte. Ce suivi est souvent nécessaire pour confirmer que les processus ont été améliorés et que les risques ont été réduits.
Les meilleures procédures d’audit des écritures comptables
Quelle que soit la taille de l’entreprise, le suivi d’une procédure d’audit efficace permet de montrer que le département comptable dispose de contrôles internes solides et établit avec précision les bilans financiers de fin d’exercice.
Une procédure d’audit efficace comprend :
- La divulgation de toutes les dépenses de transactions enregistrées, quel que soit leur montant, y compris les états financiers de fin d’exercice. Examen, vérification et approbation par la direction de ces déclarations comme étant complètes.
- En respectant les lignes directrices des PCGR (principes comptables généralement reconnus) à la lettre, les auditeurs créeront une piste d’audit dans les écritures du grand livre pour identifier les faiblesses du contrôle interne ou de la conformité en examinant les états financiers, l’état des flux de trésorerie et le bilan.
- Une vérification croisée de chaque transaction de processus de paiement en contactant chaque fournisseur de biens et/ou de services, pour vérifier les données de transaction au cours de la période en question.
- L’utilisation de tests de cut-off pour confirmer que les dates de transaction et les paiements correspondent, et identifier les documents non rapprochés.
Comment planifier votre audit comptable
Comme nous l’avons mentionné, l’audit comptable est l’occasion de vous assurer que vos transactions enregistrées, factures, bons de commandes, et autres documents et pratiques sont corrects : des audits internes réguliers le révéleront. C’est le moment de s’organiser, pas de paniquer.
L’équipe comptable et la direction générale doivent avoir une idée de ce que l’audit doit produire en termes de résultats, s’assurer que les procédures opérationnelles standard sont en place et suivies (sinon, le travail d’audit risque d’être interrompu), identifier toute fraude potentielle et discuter des domaines à améliorer.
Documents nécessaires
Voici une large sélection de documents que votre équipe comptable doit rassembler, car les auditeurs en auront besoin :
- Une revue des contrôles internes liés aux écritures comptables
- Une comparaison des rapports de dépenses entre le budget et les dépenses réelles avec une analyse détaillée, et des explications en cas d’écart ou de variation
- L’évaluation des risques liés aux écritures comptables et aux dépenses
- Un livre comptable détaillé de fin de période
- Une vue d’ensemble des procédures d’audit d’écritures comptables et des dépenses
- Un rapport documentant toute lacune dans les comptes créditeurs et les contrôles des dépenses
- Des documents détaillant les passifs non enregistrés
- Des documents sur toute enquête de fraude liée à l’absence ou aux lacunes de contrôle (comme l’absence de séparation des tâches)
Accès aux dossiers
Un accès facile aux dossiers comptables est essentiel pour garantir le bon déroulement et l’exhaustivité du processus d’audit. C’est là que l’automatisation de la génération des écritures comptables, la facturation électronique et les paiements électroniques peuvent accélérer et faciliter la préparation et la réalisation de l’audit.
Les logiciels de dématérialisation de la comptabilité fournisseurs rendent les audits plus rapides, moins chers et plus simples, car vos dossiers seront plus faciles à trouver.
La simplification et l’accélération de l’accès des auditeurs à vos données (factures, bons de commande, listes de fournisseurs y compris les nouveaux fournisseurs) garantiront l’exactitude de l’audit et l’exhaustivité du rapport qui en résulte. Le gain de temps grâce à l’automatisation peut également se traduire par des économies de coûts, car l’audit réel devrait prendre moins de temps qu’un processus sur papier.
Que rechercher dans un audit comptable ?
Les spécificités d’un audit comptable dépendent d’un certain nombre de facteurs, notamment la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, son emplacement et la profondeur de l’audit prévu. Les auditeurs surveilleront et signaleront toutes les transactions inhabituelles qu’ils découvrent, ainsi que toute détection de fraude.
De manière générale, un audit comptable se fera sur 4 critères :
Exhaustivité
La vérification de l’exhaustivité consiste à comparer les soldes créditeurs aux soldes du grand livre, pour confirmer qu’ils sont « exhaustifs » sur la base des écritures comptables réelles du journal, des bons de commandes et des factures. Il s’agit de l’étape la plus critique du processus d’audit comptable, et les auditeurs rechercheront une piste d’audit qui rapproche les paiements des écritures comptables enregistrées, y compris les paiements électroniques (les auditeurs utilisent généralement des tests cut-off pour déterminer la ponctualité) ainsi que les dossiers ouverts avec des documents non rapprochés.
Conformité
Un audit comptable déterminera si le processus comptable d’une entreprise respecte les règles des principes comptables généralement reconnus (PCGR). La conformité exige que les procédures PCGR soient suivies, ce qui inclut l’examen détaillé de la piste d’audit d’une entreprise au niveau de la transaction pour confirmer qu’elle utilise les bonnes méthodes comptables. Les auditeurs examineront tous les documents financiers, y compris les états financiers de fin de période, les bilans et les états des flux de trésorerie et des revenus, en retraçant les écritures du grand livre pour suivre le chemin précis des transactions.
Validité
Lorsque les auditeurs recherchent la « validité », cela signifie qu’ils vérifient la légitimité des transactions comptables. Cela implique généralement de contacter les fournisseurs pour confirmer des transactions spécifiques. Si ces demandes concernent généralement les fournisseurs les plus fréquemment sollicités par l’entreprise, les auditeurs utiliseront leur pouvoir discrétionnaire concernant les tiers qui sont contactés.
Exactitude
De toute évidence, l’exactitude des dossiers financiers d’une entreprise est essentielle, et un audit comptable cherchera à confirmer l’exactitude des pratiques d’écritures comptables. Les auditeurs effectueront un certain nombre de tâches à ce stade, y compris l’examen des procédures opérationnelles standard et un recalcul des factures et des paiements des fournisseurs.
À quelle fréquence devez-vous effectuer un audit comptable ?
Il n’y a pas de calendrier strict quant à la fréquence des audits, mais généralement, les entreprises planifient ces audits pour examiner leurs rapports financiers de fin d’exercice. Un audit peut également se produire plus fréquemment en fonction de la taille et de la complexité de l’organisation, ou si elle a subi des changements importants, tels que l’adoption de nouveaux logiciels de comptabilité ou de normes d’audit, ou la mise en œuvre d’une solution d’automatisation, d’un ERP et/ou d’autres outils financiers.
S’organiser pour un rapport d’audit comptable peut prendre du temps, être stressant et perturbateur pour les activités, mais les résultats peuvent générer des avantages significatifs.
Les équipes comptables peuvent considérablement faciliter la préparation aux audits lorsqu’elles s’engagent dans la transformation digitale, en adoptant une solution de gestion de la comptabilité fournisseurs. Alors que les solutions logicielles deviennent de plus en plus performantes (l’IA et le machine learning joueront bientôt un rôle de premier plan), une stratégie technologique permet non seulement de simplifier et d’accélérer les activités quotidiennes, mais aussi d’éliminer presque entièrement l’intervention humaine au fil du processus.
Automatisation des audits :
- Élimine la saisie manuelle, coûteuse et chronophage des données et améliore l’exactitude
- Aide à assurer une meilleure conformité, à limiter les litiges et à éliminer les tâches en double
- Standardise et accélère les processus afin qu’ils soient plus rapides, avec moins d’erreurs
- Donne à votre équipe comptable une visibilité complète sur les factures et les bons de commande en temps réel
- L’intégration à une plateforme ERP permet également d’harmoniser davantage les données
- Facilite les fonctionnalités de reporting à la demande afin que vous soyez toujours prêt pour l’audit
Éviter l’erreur humaine
La plupart des problèmes détectés au cours du processus d’audit (qu’ils soient intentionnels ou non) sont dus à l’erreur humaine. Les erreurs de déclaration, les paiements en double et les trop payés, les erreurs dans la tenue du registre des chèques, sans parler de la fraude réelle, peuvent être considérablement atténués ou éliminés grâce au processus d’automatisation.
La digitalisation des écritures comptables offre des niveaux exceptionnels d’efficacité, de réactivité, d’agilité et de rapidité, mais lorsqu’il s’agit d’audits comptables, c’est la précision tout au long du processus (grâce à l’automatisation) qui se démarque. Comme détaillé dans les étapes ci-dessus, les audits recherchent la conformité, l’exhaustivité, l’exactitude et la validité. Il s’avère que l’automatisation est bien plus performante pour atteindre ces objectifs en continu et rapidement, en évitant l’erreur et l’intervention humaines.
Automatisation de l’audit comptable pour la conformité
L’automatisation des écritures comptables consiste à tirer parti d’une solution logicielle pour optimiser le flux de factures et de paiements dans votre entreprise : vous vous affranchissez de la complexité des processus papier au profit d’une efficacité fluide, ce qui vous donne une visibilité et un accès à vos processus. Le résultat : des audits comptables plus rapides et rationalisés.
L’avantage digital de l’automatisation à toutes les étapes, du bon de commande au paiement, en passant par l’approbation ou le rapprochement facture, aide les équipes comptables à assurer la conformité. Cela crée non seulement un processus comptable plus fluide (et optimise les flux de trésorerie), mais élimine également les angoisses liées à la préparation et au reporting des audits comptables.
Voici les avantages de l’automatisation :
- Elle vous permet de traiter les factures jusqu’à 70 % plus rapidement
- Elle réduit les coûts de traitement des factures jusqu’à 80 %
- Elle peut gérer 100 % des décaissements de paiement
- Elle permet aux départements comptables de s’adapter à la croissance sans augmenter les effectifs
- Elle améliore la visibilité de la chaîne d’approvisionnement
- Elle permet aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée
En fin de compte, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs donne à l’équipe comptable l’agilité dont elle a besoin pour jouer un rôle beaucoup plus stratégique dans la réussite de l’entreprise. Quelle que soit la taille de votre organisation, découvrez comment les solutions Corcentric peuvent générer plus de valeur en éliminant l’inefficacité des factures papier et du traitement manuel.