Flux et process P2P (purchase to pay) levier pour la sensibilisation et la responsabilisation des directions métiers sur la maîtrise de leur budget…

Réduction des coûts, maîtrise des frais généraux, respect des engagements budgétaires… Si ces thèmes sont à l’ordre du jour dans de nombreuses organisations, rares sont celles disposant véritablement des processus et des solutions permettant d’atteindre ces objectifs.

Maîtrise des frais généraux : de l’incantation au résultat

Dans un contexte économique difficile, la réduction des frais généraux et la maîtrise des dépenses sont des enjeux importants pour accroître la compétitivité des organisations et préserver leurs marges. Si l’annonce des objectifs de réduction ou de maîtrise des dépenses en début d’exercice est une étape nécessaire, elle est loin d’être suffisante à la réalisation effective des économies recherchées.

Parmi l’ensemble des facteurs nécessaires pour qu’une organisation atteigne son objectif de maîtrise budgétaire, deux joueront un rôle prépondérant :

• La responsabilisation des directions opérationnelles sur la maîtrise de leur budget, et notamment de son volet dépense, permettant le recentrage des directions supports sur les tâches nécessitant leur expertise.
• La capacité à réaliser un véritable contrôle budgétaire des engagements dès l’apparition du besoin et la saisie d’une demande d’achat par exemple.

La responsabilisation des directions opérationnelles sur leurs engagements et leur pilotage budgétaire est une condition essentielle à l’atteinte d’un objectif de maîtrise des dépenses.

Le contrôle budgétaire de l’ensemble des commandes par un département du Contrôle de gestion ou des Achats, coupé des opérationnels, peut rapidement être source de frustrations, voire de conflits entre les demandeurs et ce contrôle centralisé. Il générera en outre une forte activité avec de nombreux aller-retour entre les opérationnels et les contrôleurs de gestion.

Permettre aux donneurs d’ordre de conserver la responsabilité de leurs commandes, tout en leur fournissant les éléments nécessaires au contrôle managérial et budgétaire, contribuera d’avantage à l’atteinte des objectifs.

Le contrôle de gestion pourra toujours intervenir dans le processus en cas de dépassement de certains seuils (montant unitaire de commande pour une famille d’achats ou atteinte d’un pourcentage de budget engagé) ainsi que sur le pilotage global des engagements.

Déchargés de l’essentiel de la gestion et du contrôle des demandes d’achat, les acheteurs pourront se recentrer sur les activités générant la plus forte valeur ajoutée pour les directions métiers : réalisation des appels d’offres pour les achats complexes, négociation avec les fournisseurs, analyse des « trous » dans les familles d’achat devant être couverts par le référencement, certification de fournisseurs ou d’articles complémentaires…

En fonction de la maturité de l’organisation et des donneurs d’ordre sur le processus P2P, un effort d’accompagnement et de conduite du changement sera nécessaire pour permettre aux opérationnels de prendre le contrôle de leurs dépenses. Une démarche progressive pourra être mise en place en démarrant sur un premier périmètre de dépenses qui sera élargi lorsque les bonnes pratiques auront été assimilées.

Le besoin d’une solution intégrée permettant le contrôle des engagements

Une maîtrise efficace des dépenses par les directions opérationnelles nécessite un processus d’engagement s’appuyant sur une solution permettant le suivi et le contrôle budgétaire dès la saisie de la demande d’achat ou dès lors sur une approche de pré-engagement chère aux financiers, et jusqu’à sa déclinaison en commande, bon de réception et réconciliation facture. Ainsi, les managers de ces directions disposeront de manière unifiée de la visibilité sur leur budget, leur engagement et le réalisé.

Traduction concrète de la révolution digitale, les grands progrès réalisés ces dernières années dans l’ergonomie et la simplicité d’utilisation des solutions P2P permettent de les déployer rapidement vers des populations importantes avec un très bon taux d’adoption par les utilisateurs.

Pour le demandeur, ces solutions permettent d’établir rapidement une demande d’achat, de comparer les produits et leurs prix et de s’assurer de la conformité de leur demande aux politiques d’achat de leur entreprise. Grâce aux alertes visuelles, en cas de produits similaires moins coûteux ou de dépassement de seuils, par exemple, le comportement du demandeur est mécaniquement plus responsable et « économe », on parlera alors de culpabilité visuelle.

S’ils sont en charge de la réception, les demandeurs pourront également s’assurer de la conformité de la livraison avec leur demande, réduisant ainsi les risques de sur-facturation. En cas de litige, ils pourront se faire assister des achats ou de la comptabilité fournisseur.

De leur côté, les managers en charge de l’approbation des commandes disposent maintenant de l’ensemble des informations nécessaires à l’approbation ou à la révision d’une commande : conformité avec la politique d’achat, impact sur le budget de la direction, mais aussi visibilité de la destination des biens et services commandés.

Du reporting à un véritable pilotage des engagements

La saisie de la commande directement par le demandeur, assisté par des référentiels de qualité et un pré-remplissage de certains segments, permet d’obtenir à la source une information de qualité avec des imputations analytiques correctes. L’accroissement de la qualité de l’information dès la demande a de nombreuses vertus :

• Permettre un contrôle approprié en rattachant la demande au bon budget (projet, département, activité…)
• Garantir la bonne intégration comptable des demandes d’achat mais aussi des commandes, réceptions et factures qui en découleront
• Limiter les retraitements par la comptabilité fournisseur suite à des erreurs de saisie et assurer un rapprochement automatique entre la commande et la facture

Surtout, une information de qualité, mise à jour en temps réel, pourra être exploitée par les fonctionnalités de reporting intégrées à la solution de P2P pour fournir simplement les éléments de pilotage adaptés à chacun des acteurs du processus.

La production en temps réel de KPI ciblés (indicateurs de performance clés), permettra de piloter le budget, d’anticiper l’atterrissage, mais aussi de mesurer l’efficacité du processus et le respect des règles groupes.

Sur le long terme, des directions opérationnelles pleinement responsables de leur budget, disposant des informations et des processus nécessaires à leur pilotage, seront les plus à même de tenir les objectifs de maîtrise budgétaire qui leur auront été fixés.