Gestion des dépenses en entreprise : pourquoi et comment mieux contrôler et optimiser vos dépenses ?

Corcentric

Alors que l’incertitude fiscale, géopolitique et économique continue de secouer les fondations du monde de l’entreprise, la gestion des dépenses s’impose comme une discipline critique pour les entreprises souhaitant non seulement survivre, mais prospérer. Dans cet univers en mutation, chaque euro dépensé doit être scruté et optimisé, transformant le contrôle des coûts en un puissant moteur de performance financière.

La dernière étude annuelle de PwC France Maghreb, en partenariat avec la DFCG, révèle une tendance marquante : en 2025, le pilotage de la performance deviendra la priorité absolue pour les directions financières.

Cette dynamique souligne une vérité fondamentale : pour naviguer efficacement dans la complexité d’un environnement économique volatile, les entreprises doivent allier une gestion rigoureuse des dépenses à une vision stratégique de la performance.

En d’autres termes, intégrer ces deux fonctions n’est pas simplement une bonne pratique ; c’est une nécessité vitale pour les organisations aspirant à transformer les défis en opportunités tout en traçant leur avenir avec assurance.

Avant de détailler les pistes possibles pour optimiser les dépenses de votre entreprise, reprenons quelques fondamentaux.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses en entreprise  ?

Définition

La gestion des dépenses est un processus qui consiste à contrôler et améliorer en continu la façon dont une entreprise dépense de l’argent. Elle comprend généralement des activités d’achats stratégiques telles que la gestion des fournisseurs, la gestion des catégories, la gestion des stocks et le développement de produits.

Idéalement, une stratégie de gestion des dépenses devrait inclure une analyse complète des dépenses et aider les entreprises à garder le contrôle sur leurs achats, optimiser les relations avec les fournisseurs et maximiser le ROI de chaque euro dépensé.

Bien que la gestion des dépenses soit souvent exécutée par les Achats, elle affecte de nombreuses parties prenantes internes et externes de l’entreprise qui sont également concernées par la budgétisation et la planification de la rentabilité future.

Quels sont les 3 types de dépenses ?

Les dépenses d’une entreprise se divisent en trois grandes catégories.

  1. Les dépenses opérationnelles (OPEX) concernent les coûts nécessaires au fonctionnement quotidien, comme les salaires, les fournitures et les loyers.
  2. Les dépenses d’investissement (CAPEX) sont liées à des acquisitions ou des projets à long terme, tels que l’achat de machines ou de logiciels.
  3. Enfin, les dépenses indirectes regroupent des frais généraux comme les coûts administratifs, marketing ou IT.

Cette segmentation permet une meilleure gestion stratégique, en différenciant les dépenses qui soutiennent la croissance immédiate de celles qui ont un impact durable.

Pourquoi est-ce important de bien gérer ses dépenses en entreprise ?

L’inflation croissante exerce une pression sur les coûts, tandis que l’incertitude économique et fiscale rend difficile la planification à long terme. Les entreprises sont confrontées à des hausses inattendues des prix des matières premières, des services et des salaires, ce qui rend impératif le contrôle rigoureux des dépenses.

Budgets serrés et ressources (humaines) limitées imposent aux entreprises la nécessité de maximiser l’efficacité opérationnelle. Il est essentiel de tirer le meilleur parti de chaque euro dépensé et d’éviter les gaspillages inutiles.

Les perturbations dans la supply chain peuvent entraîner des retards et des coûts supplémentaires. Une gestion efficace des dépenses peut atténuer ces risques en identifiant des alternatives et en diversifiant les sources d’approvisionnement.

Le manque de visibilité sur les dépenses peut conduire à des achats sauvages. Un contrôle insuffisant peut entraîner une augmentation des coûts indirects, compromettant la rentabilité de l’entreprise.

Dit autrement, en gérant efficacement vos dépenses, vous :

  • Réduisez et maîtrisez les coûts
  • Planifiez vos dépenses sur le long terme
  • Maximisez l’efficacité opérationnelle
  • Limitez les risques de retard et coûts supplémentaires
  • Renforcez vos relations fournisseurs
  • Capturez le volume des dépenses
  • Réduisez les achats sauvages

In fine, vous restez compétitifs et proactifs !

Les bonnes pratiques pour une gestion efficace des dépenses

Gérer les dépenses d’une entreprise ne se résume plus à contrôler les factures : c’est un processus stratégique qui repose sur trois leviers majeurs.

D’abord, des étapes clés structurantes, comme la définition d’une politique achats, la cartographie des flux, et la planification budgétaire.

Ensuite, des leviers d’optimisation, tels que l’automatisation des processus, la digitalisation des outils et la rationalisation des relations fournisseurs.

Enfin, des conseils pratiques à activer au quotidien : analyser régulièrement les coûts, suivre les écarts en temps réel et ajuster les stratégies en fonction des données. L’objectif ? Une gestion fluide, responsable, et alignée avec les ambitions de l’entreprise.

Définir une politique achats rigoureuse

Toute maîtrise commence par des règles. Une politique achats bien pensée fixe les limites : qui peut acheter quoi, dans quelles conditions et auprès de quels fournisseurs. Elle encadre les dépenses, limite les abus et harmonise les pratiques. En donnant à chaque collaborateur une feuille de route claire, on évite les zones grises et on aligne les décisions sur la stratégie globale de l’entreprise.

Cartographier et optimiser ses processus internes

Chaque dépense suit un chemin. Le cartographier, c’est révéler les lenteurs, les doublons et les silos. L’optimiser, c’est automatiser les tâches répétitives, fluidifier les approbations et standardiser les circuits de validation. Un processus bien huilé réduit les frictions, accélère les décisions et évite les erreurs humaines. C’est aussi une base solide pour introduire des solutions digitales performantes.

Analyser et suivre ses coûts régulièrement

Pas de pilotage sans visibilité. Une gestion des dépenses efficace repose sur des données fiables, actualisées, et exploitables. L’analyse des coûts permet de repérer les postes à risque, d’anticiper les dérives et de comparer les prévisions aux dépenses réelles. En segmentant les dépenses par service, projet ou fournisseur, l’entreprise gagne en précision et peut prendre des décisions budgétaires éclairées.

Améliorer la gestion des fournisseurs et des contrats

Les fournisseurs ne sont pas que des prestataires : ce sont des partenaires stratégiques. Mieux les gérer, c’est négocier plus finement, suivre la qualité des prestations, et anticiper les risques. Une gestion proactive des contrats, avec des objectifs de performance clairs et des clauses adaptatives, offre de la souplesse et de la sécurité, tout en maximisant la valeur générée par chaque euro investi.

Instaurer une budgétisation rigoureuse

Un bon budget n’est pas figé. Il vit, s’ajuste et se pilote. Mettre en place une budgétisation rigoureuse, c’est instaurer un suivi continu, des points de contrôle réguliers et des marges d’ajustement. C’est aussi responsabiliser les équipes : chaque dépense doit être justifiée, chaque écart analysé. Avec les bons outils, la budgétisation devient un véritable outil de gouvernance, capable d’absorber les chocs sans perdre de vue les objectifs.

Quels outils et logiciels pour gérer ses dépenses ?

Souvenez-vous…Budgets serrés, ressources limitées ? Comment mettre en place toutes ces actions et obtenir les résultats escomptés avec des ressources financières et humaines limitées ?

  • Votre politique achats n’est efficace que si elle est correctement déployée et appliquée dans toute l’organisation
  • Vos processus bien qu’optimisés ont besoin d’un support pour les matérialiser
  • Vos fournisseurs et vos contrats ont besoin d’être centralisés et visibles pour pouvoir suivre les actions et activités leur étant associées

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses tel que Corcentric ?

Adaptée aux enjeux des Grand Comptes, ETI et grosses PME qui offre de nombreux bénéfices:

  • Une visibilité totale sur les engagements de dépenses et mise sous contrôle de 100% des dépenses
  • Une conformité des achats, des fournisseurs et des contrats garanties
  • Une piste d’audit fiable pour garantir votre conformité réglementaire
  • Une collaboration Achats / Finance facilitée
  • Des processus Achats-Finance optimisés pour une efficacité décuplée
  • Des données intégrées pour un pilotage optimal des activités et du risque

Principales fonctionnalités à rechercher

Pour transformer la gestion des dépenses en levier de performance, recherchez des solutions capables de :

  • Centraliser des dépenses : un seul outil pour suivre les achats, les factures et les paiements.

  • Automatiser les workflows : validation rapide, notifications intelligentes, zéro paperasse inutile.

  • Numériser les documents en extraire les données clefs : scan, OCR, IA et archivage sécurisé

  • Proposer l’intégration comptable en temps réel : synchronisation fluide avec les logiciels de compta ou d’ERP.

  • Effectuer un suivi budgétaire dynamique : alertes sur les écarts, mise à jour automatique des plafonds.

  • Analyser les coûts : tableaux de bord intelligents, segmentation par poste, équipe ou fournisseur.

  • Assurer la sécurité et la traçabilité de chaque transaction : contrôle des accès, piste d’audit fiable et conformité RGPD intégrée

Répondre aux enjeux de chaque département :

  • Les Achats déploient plus facilement leur politique, les achats sauvages diminuent et chaque dépense est approuvée.
  • Le Contrôle de Gestion peut plus facilement vérifier l’engagement budgétaire et les dépassements
  • La Comptabilité peut ainsi mieux optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement des factures.
  • Les Opérationnels ont accès à un outil ergonomique qui simplifie les processus d’approvisionnement et leur donne plus de visibilité sur le statut de leur commande ou de leur facture. Le gain de temps obtenu leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.

« Avec la solution Procure-to-Pay de Corcentric, le processus est désormais fluide et pour les utilisateurs, c’est un vrai plus! Le demandeur pilote mieux son budget grâce au suivi des commandes effectuées. L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires. La Comptabilité, quant à elle, assure un meilleur suivi des provisions, qui est désormais plus facile à obtenir et plus fiable. Tout le monde est gagnant ! »

Responsable SI Finance, Nexity