Qu’est-ce que le 3-way matching et pourquoi est-ce crucial pour la gestion des factures ?
Dans un contexte où la maîtrise des dépenses et la fiabilité des processus achats sont des enjeux majeurs, le 3-way matching (ou le rapprochement à trois facteurs) devient indispensable pour sécuriser les paiements fournisseurs. Il s’agit une méthode de vérification utilisée dans le processus de gestion des achats pour éviter les erreurs, les fraudes et veiller à ce que les paiements soient conformes aux conditions de paiement.
Mais concrètement, comment fonctionne le processus de 3-way matching ?
On compare trois documents avant d’autoriser le paiement d’une facture :
- Le bon de commande : Le service Achats établit un bon de commande qui formalise les conditions d’achat (articles, prix, quantités, délais). Ce document est intégré à votre système d’approvisionnement ou à l’ERP.
- Le bon de réception (ou de livraison) : Lorsque les biens sont livrés, la personne en charge de la réception valide le bon de livraison dans l’outil et vérifie sa correspondance avec la commande.
- La facture fournisseur : La facture est transmise (de plus en plus par voie électronique et sous un format électronique : Factur-X, CII, UBL) au service Comptabilité Fournisseurs. Le système compare automatiquement les données de la facture à celles de la commande et de la réception.
Si tout concorde, la facture est validée et transmise pour paiement. Si un écart est détecté (quantité, prix, absence de réception…), elle est bloquée ou traitée via un processus de résolution des écarts.
Idéalement, c’est la façon dont devrait être traitée chaque transaction B2B.
Quels sont les défis d’un 3-way matching sans automatisation ?
Un processus manuel présente plusieurs limites :
- Des documents souvent non structurés (PDF, papier, emails)
- Des saisies manuelles chronophages et sources d’erreurs
- Des écarts non identifiés à temps, retardant les paiements
- Une multiplication des échanges entre services pour résoudre les anomalies
L’addition de ces facteurs donne des délais rallongés, des surcoûts de traitement, et une expérience fournisseur dégradée.
Quels sont les avantages du 3-way matching dans la gestion des factures ?
L’adoption du 3-way matching présente des bénéfices opérationnels et financiers concrets. Les paiements sont plus sécurisés, on ne paie que ce qui a été livré et commandé selon les termes convenus. Les factures en double, incorrectes ou frauduleuses sont identifiées automatiquement, de façon à faire gagner du temps aux équipes. En effet, grâce à l’automatisation, les équipes ne valident plus les factures une à une, le système gère les cas standards, et remonte seulement les anomalies. Chaque étape du processus est documentée ce qui facilite les audits internes et externes.
En fluidifiant le cycle de traitement, l’entreprise est en mesure de payer dans les délais, et dans certains cas de profiter de remise pour paiement anticipé.
Comment optimiser votre 3-way matching avec Corcentric ?
Corcentric propose une solution de rapprochement automatisé qui s’intègre directement à vos systèmes ERP et comptables. Notre technologie permet :
- L’import de vos règles de validation et données fournisseurs
- L’analyse intelligente des documents (factures, bons de commande, réceptions)
- Le rapprochement automatique des données jusqu’au niveau des lignes achats
- La détection proactive des anomalies (écarts de prix, quantités, articles)
- Le déclenchement d’un workflow de résolution des exceptions entre les services Achats et Finance
En automatisant le 3-way matching, vous transformez un processus complexe et risqué en levier de performance financière et opérationnelle. Il s’agit de bien plus qu’une exigence comptable : c’est un outil stratégique pour garantir des paiements conformes, maîtriser les coûts, renforcer la conformité, et améliorer la relation avec vos fournisseurs.
La solution P2P de Corcentric va bien au-delà de la simple comparaison de documents, elle opère sur une plateforme unique qui permet la création des bons de commande, la gestion des réceptions et le traitement des factures électroniques. Corcentric standardise la collecte des données dès la source, ce qui permet un rapprochement instantané, centralisé et sans erreur. Les factures sont automatiquement validées par rapport aux bons de commande et aux bons de réception, en utilisant des règles de tolérance prédéfinies en amont.
