Synchroniser les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs : enjeux et solution

Dans les parties 1 et 2 de cette série de publications, nous avons essentiellement expliqué comment l’expérience utilisateur peut être facilitée grâce à l’automatisation de processus et l’intégration de solutions tierces. Dans ce dernier chapitre, nous découvrirons l’importance de bien synchroniser les processus de gestion des achats , des contrats et des fournisseurs, notamment lorsque les parties prenantes s’attendent à une transition fluide d’un processus à un autre ou entre les étapes d’un même processus.

L’analogie du passage de relais

Le weekend dernier, j’ai assisté à la compétition d’athlétisme de ma fille qui est au collège. De nombreux événements se déroulaient simultanément et ma fille participait au relais 4 x 400 mètres. Certainement l’une des plus anciennes formes d’athlétisme, le relais ne nécessite pas seulement que chaque individu soit à son meilleur niveau, mais qu’il y ait aussi une transition fluide entre les coureurs à chaque tour de piste. Un mauvais passage de témoin peut réduire la performance de l’équipe et ruiner les chances de victoire du relais.

De même, la transition fluide d’un processus à un autre est problématique pour encore beaucoup d’entreprises. Par exemple, lors de la création d’un contrat, puis de la transition vers le suivi du contrat comme contrat d’application.

De la rédaction du contrat au suivi du contrat d’application : entre perte d’information, mauvaise collaboration et complexité

Pour les organisations qui n’ont pas encore numérisé la gestion de leurs contrats, le suivi des dépenses liées à un contrat approuvé est entièrement manuel. Tenter de suivre les dépenses pour un contrat actif qui risque de finir oublié dans un tiroir est pratiquement impossible, à moins qu’il ne soit géré dans une simple feuille de calcul. Cependant, même le suivi dans un tableur Excel peut rapidement tourner au cauchemar en fonction de la complexité du contrat et du nombre d’utilisateurs impliqués dans la gestion et les achats associés à ce contrat.

Dans d’autres cas, certaines organisations ont déjà numérisé la gestion des contrats et le processus Procure-to-Pay. Cependant, sans une connexion adéquate entre les deux, il est difficile de déterminer quand les dépenses sont effectuées en lien avec un contrat spécifique. Souvent, même si les données du contrat peuvent être importées du système de gestion des contrats vers le processus Procure-to-Pay, cela se limite généralement aux informations au niveau de l’en-tête. Cela signifie que la relation entre le document contractuel et les aspects transactionnels du contrat, tels que le montant réparti des dépenses, la liste des articles achetés, la liste des factures et des paiements, est difficile, voire impossible à suivre.

De nombreuses organisations considèrent le processus de transition comme la phase finale de la gestion des contrats d’application. En réalité, la capacité à transférer facilement un contrat et à le suivre tout au long de son cycle de vie, y compris les amendements et les renouvellements, ne fait que mettre en évidence la complexité qui peut surgir lorsque ces informations sont gérées dans des systèmes distincts.

Synchroniser les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs : Une plateforme = Une interface

Comme nous l’avons souligné précédemment, la transition sans heurt d’un processus à un autre est un élément crucial. À mesure que les organisations recherchent de plus en plus des solutions interconnectées et intégrées, la Corcentric Platform répond de manière optimale à cette exigence en regroupant l’ensemble des processus et des différentes étapes d’un même processus sur une interface utilisateur unique.

La Corcentric Platform assiste les organisations dans l’analyse des dynamiques liées aux contrats d’application en utilisant les données de référence, les métadonnées et les processus métier gérés par notre plateforme.

Gérez vos processus, donc gérez vos dépenses.

Faire converger, intégrer et synchroniser l’ensemble de ces éléments… Peu importe comment vous le décrivez, la manière la plus simple d’évaluer l’impact de la transition d’un processus à l’autre est de mesurer les économies réalisées. Prenons l’exemple d’un acheteur ayant besoin de quelques ordinateurs portables pour son entreprise. Si cette entreprise n’a ni contrats en place, ni processus d’achat numérisés, ou utilise des solutions disparates non interconnectées, vous vous retrouvez dans les situations décrites précédemment : il est difficile de comparer les dépenses par rapport aux contrats et conditions approuvés, la conformité est compliquée à assurer, et le suivi des budgets est pratiquement impossible. Au lieu de gérer efficacement les dépenses, vous finissez par créer des risques.

La Corcentric Platform permet deux choses :

1. 1. Elle ne fournit qu’une seule source de données fiable (données de référence, métadonnées, gestion des documents) qui sont partagées entre les solutions disponibles sur la Plateforme.
   2. Elle permet de gérer l’ensemble des processus métiers et des workflows d’approbation.

Les données et processus ainsi partagés permettent d’éliminer les angles morts et pertes d’informations qui sont souvent source de problèmes.

Dans cet exemple, l’acheteur d’ordinateurs portables ajoute simplement des articles dans le panier. Les processus étant liés, ces articles sont automatiquement comparés au contrat d’application approuvé et aux budgets associés, y compris les budgets liés aux investissements (CAPEX) et/ou les budgets liés aux dépenses opérationnelles (OPEX). L’approbateur peut identifier immédiatement le contrat auquel l’achat s’applique, les montants des budgets restants disponibles dans la catégorie et si des conditions spéciales, des remises ou d’autres conditions s’appliquent. Il dispose d’une visibilité optimale sur les commandes en attente de facturation, les factures en attente de paiement et les demandes qui n’ont pas encore été converties en commandes. Ainsi, grâce au lien entre les achats et les contrats, le contrat d’application devient un outil efficace de suivi de la conformité et du respect du budget.

Des processus collaboratifs et non linéaires

De plus, nos processus de référencement fournisseur et de gestion des contrats sont collaboratifs et non linéaires. Cela signifie que vous avez la possibilité de déclencher le processus de référencement, de certification et de validation en parallèle de la création du contrat, ou encore d’impliquer un nouveau fournisseur pour compléter un catalogue de biens et services. Les données sont renseignées pour tous les flux. Cette approche accélère considérablement les cycles, car un contrat est déjà établi et prêt à être mis en œuvre dès que le fournisseur est entièrement référencé. Les catalogues peuvent être créés et préremplis, et les acheteurs deviennent familiers avec eux au moment de l’approbation. Il est difficile de synchroniser plus efficacement les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs que ce que permet cette approche.

Demandez nous une démo gratuite pour en savoir plus sur la synchronisation des processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs.