Demande d’achats : définition, étapes et optimisation du processus

Dans un contexte économique où la réduction des coûts est une priorité pour 77% des Directions Achats en 2025 selon la dernière étude du CNA*, la maîtrise des dépenses via l’optimisation des processus achats reste clairement l’un des leviers les plus faciles à activer.
La demande d’achats constitue le point de départ de ce processus stratégique, permettant de contrôler les commandes, d’assurer la traçabilité des informations et de sécuriser la relation avec les fournisseurs. Découvrez dans cet article les fondamentaux d’une demande d’achats, ses étapes clés et les meilleures pratiques pour optimiser votre gestion des achats.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Définition et rôle dans l’entreprise

La demande d’achat est un document interne qui formalise le besoin exprimé par un client interne pour l’achat d’articles ou services. Elle est essentielle pour organiser la gestion des commandes et assurer la cohérence dans le traitement des demandes. Elle permet de centraliser les informations relatives aux achats, aux fournisseurs et aux coûts associés, et de garantir une saisie précise des données (quantité, prix, date, devise) dès l’origine de la demande.

Demande d’achat ou bon de commande : quelle différence ?

La demande d’achat est une étape préalable au bon de commande. Alors que la demande consigne le besoin et déclenche le processus de validation, le bon de commande, quant à lui, est le document externe envoyé au fournisseur. Cette distinction permet d’éviter des erreurs de traitement et d’assurer une meilleure approbation des dépenses.

Qui peut initier une demande d’achat ?

Dans une entreprise, tout utilisateur habilité, qu’il s’agisse d’un responsable de service ou d’un collaborateur, peut initier une demande d’achat. Ce document joue un rôle crucial en matière de contrôle interne et facilite la communication entre les différents services (approvisionnement, comptabilité, service achats).

Pourquoi mettre en place un processus de demande d’achat en entreprise ?

Mieux contrôler les dépenses

Un processus structuré de demande d’achat permet de suivre les dépenses de manière rigoureuse. Il offre un suivi en temps réel des coûts, des paiements et des factures, tout en optimisant la facturation et le paiement électronique. La validation systématique des demandes aide à réduire les coûts et à maîtriser le budget.

Structurer et sécuriser les achats

Le processus de demande d’achat offre une traçabilité complète, depuis la saisie initiale des informations jusqu’au traitement final de la commande. La gestion des documents, des lignes de commande et des approbations garantit que chaque achat est conforme à la politique achat interne.

Favoriser la collaboration entre services et briser les silos !

Un processus bien défini favorise la communication entre les services impliqués dans l’approvisionnement. Il permet de centraliser la recherche et la modification des demandes d’achat et de s’assurer que tous les acteurs, du demandeur au service de facturation, travaillent sur la même ligne directrice.

Quelles sont les étapes du processus de demande d’achat ?

Expression du besoin

Tout commence par l’identification du besoin. L’utilisateur doit définir précisément le type d’articles ou de services requis, en précisant la quantité, les spécifications et le fournisseur potentiel.

Rédaction et soumission de la demande

Une fois le besoin identifié, il faut rédiger la demande d’achat à l’aide d’un formulaire standardisé. Ce document doit contenir toutes les informations essentielles telles que le prix, la devise, les dates de livraison souhaitées, et les données sur le fournisseur. La saisie des informations doit être claire et précise pour éviter toute erreur lors du traitement.

Approbation et validation interne

Après soumission, la demande passe par un processus de validation. Les responsables ou la direction vérifient les informations et les justificatifs. Cette étape garantit que la demande est conforme aux politiques d’achats de l’entreprise et que les dépenses sont justifiées.

Traitement par le service achats

Une fois approuvée, la demande est transmise au service achats. Ce service se charge de contacter les fournisseurs, de négocier les prix et de générer un bon de commande officiel. La gestion électronique de ce processus assure une traçabilité des documents et un traitement rapide des commandes.

Suivi de la commande et réception

Le processus se termine par le suivi de la livraison et la réception des articles. La facturation est alors vérifiée et les paiements sont effectués selon les conditions définies. Ce suivi permet d’assurer la conformité des livraisons et de contrôler les dépenses dans le temps.

Quels sont les avantages d’une demande d’achat automatisée ?

Gain de temps et réduction des erreurs

L’automatisation permet de diminuer les délais de traitement. En intégrant un logiciel d’approvisionnement, les étapes de saisie sous la forme d’un panier de type site de e-commerce, d’approbation et de validation se font rapidement, avec une réduction significative des erreurs humaines.

Traçabilité et conformité améliorées

Grâce à une gestion électronique, chaque demande d’achat conserve un historique complet : date, type de demande, fournisseur, montant et mode de paiement. Cette traçabilité facilite la vérification des dépenses et assure le respect des normes internes.

Intégration fluide avec les outils existants

Un logiciel achats performant s’intègre aisément aux systèmes ERP, aux logiciels de facturation et aux outils de gestion des dépenses. Cette interconnexion permet de centraliser toutes les informations sur une seule plateforme, offrant une vision globale et en temps réel du processus d’approvisionnement.

Meilleure analyse des dépenses et reporting en temps réel

L’automatisation facilite l’analyse des coûts et la génération de rapports détaillés. Les entreprises peuvent ainsi identifier rapidement des opportunités d’optimisation, comparer les prix et suivre l’évolution des dépenses par ligne de produit ou par fournisseur.

Comment optimiser le processus de demande d’achat ?

Centraliser les biens et services dans un outil dédié

L’utilisation de catalogues internes ou externes de type Punch-out permet de regrouper la majorité des biens ou services potentiellement nécessaires aux collaborateurs. Les équipes Achats peuvent ainsi s’assurer que les demandes d’achats s’effectuent :

sur des articles ou services négociés ;
auprès de fournisseurs référencés ;
sur des contrats signés dont les clauses sont correctement appliquées

Centraliser les demandes dans un outil dédié

La digitalisation du processus permet de regrouper toutes les demandes d’achats sur une seule plateforme. Cette centralisation simplifie la gestion des documents et assure une meilleure cohérence dans le traitement des informations.

Standardiser les workflows et les formulaires

Les workflows automatisés assurent que chaque demande suit le même parcours. Cela garantit la qualité des données et accélère le traitement, depuis la saisie initiale jusqu’à la validation finale.

Impliquer les bonnes parties prenantes dès le départ

Une communication efficace entre les services est essentielle. Impliquer les utilisateurs, les responsables d’achats et le service de facturation dès le début permet d’anticiper les besoins, d’optimiser la sélection des fournisseurs et de faciliter l’approbation des demandes.

Former les équipes aux bonnes pratiques d’achats

Des formations régulières sur l’utilisation du logiciel et les procédures de demande d’achat contribuent à améliorer la qualité des demandes. Cela permet également de réduire les erreurs et d’assurer une meilleure gestion des dépenses au quotidien.

S’appuyer sur un logiciel d’approvisionnement adapté

L’adoption d’un logiciel spécialisé dans la gestion des demandes d’achats offre une multitude de fonctionnalités, de la saisie à la facturation, en passant par le suivi des commandes et la validation électronique. Cet outil améliore la transparence, accélère le traitement et offre une vue d’ensemble sur l’ensemble du processus.

Les petits + du logiciel Corcentric pour vos demandes d’achats:

Corcentric vous accompagne dans vos projets de transformation digitale et d’automatisation des processus grâce à des solutions innovantes, adaptées à vos besoins. Développée avec nos clients depuis plus de 20 ans, notre logiciel de gestion des achats offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour les demandes d’achats :

La possibilité de visualiser les détails de la demande, de sélectionner le centre de coût et les axes analytiques pour chaque ligne d’achat directement depuis la grille d’allocation.
Une gestion des livraisons qui inclut la livraison sur plusieurs sites ainsi qu’une option de livraison gratuite.
La flexibilité pour effectuer des achats pour un tiers ou opérer des demandes ouvertes, parfaitement adaptées à vos échéances grâce à la planification de vos demandes d’achats.
La réévaluation des demandes pour garantir l’approbation des modifications et le lancement d’appels d’offres directement depuis une demande d’achat, à condition de disposer de la Solution Sourcing.
Une gestion intuitive des flux d’achats parallèles au sein de la même application, augmentant ainsi la flexibilité de vos processus.
La redistribution des lignes d’achats dans les demandes, commandes, réceptions et factures, facilitant ainsi la répartition des coûts et le suivi des axes analytiques.

Pour en savoir plus sur comment Corcentric peut vous aider à transformer votre gestion des achats, contactez-nous dès aujourd’hui.

Conclusion et meilleures pratiques pour une gestion efficace des demandes d’achat

Pour conclure, la demande d’achats est un levier stratégique essentiel dans la gestion des dépenses d’une entreprise. Elle permet non seulement de structurer le processus d’approvisionnement, mais aussi d’améliorer la relation avec les fournisseurs et d’optimiser les coûts. En digitalisant ce processus et en adoptant des outils performants, les entreprises bénéficient d’une meilleure traçabilité, d’une validation rapide et d’un suivi en temps réel de leurs commandes.

* Source: Étude AgileBuyer-CNA sur les tendances et priorités des départements Achats en 2025