Pourquoi adopter une solution de gestion des contrats ? Les 7 raisons clés
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats regroupe l’ensemble des processus permettant de créer, suivre, analyser et stocker les contrats qui lient une entreprise à ses partenaires (clients, fournisseurs, prestataires).
La gestion des contrats, un enjeu stratégique pour toutes les entreprises
Pourquoi est-ce important ?
Multiplication des intervenants
Dans une entreprise moderne, un contrat n’est plus l’affaire d’un seul service :
- Les Achats négocient les prix et conditions avec les fournisseurs
- Le Juridique valide la conformité et sécurise les clauses
- Les Opérations supervisent l’exécution des engagements
- La Finance contrôle factures et paiements
- Les Ressources Humaines gèrent les contrats de travail et de prestation
Chacun de ces acteurs doit avoir un accès rapide et sécurisé aux mêmes informations, à jour, pour travailler efficacement et valider la partie qui le concerne.
Risques juridiques et réglementaires
La conformité contractuelle n’est plus une option, : elle est au cœur de la performance et de la crédibilité de l’entreprise. Les exigences varient selon :
- La zone géographique (RGPD en Europe, CCPA aux États-Unis, etc.)
- Le secteur d’activité santé, finance, industrie… chacun avec ses obligations spécifiques
- Les accords commerciaux (Brexit, ALENA, marchés publics européens…)
Un contrat mal rédigé ou non conforme peut mener à des amendes ou pénalités, des litiges coûteux, une atteinte durable à la réputation.
Risques fournisseurs accrus
La gestion des contrats ne se limite pas à suivre des échéances et des engagements juridiques, c’est aussi une manière d’anticiper et de piloter les risques liés aux fournisseurs. Derrière chaque contrat signé se cache en réalité un équilibre fragile : dépendance à un seul fournisseur, manque de transparence ou failles opérationnelles et financières.
Intégrer l’évaluation du risque fournisseur dès la rédaction et le suivi contractuel permet d’éviter des situations délicates. Définir des clauses de sauvegarde, fixer des seuils d’alerte ou encore exiger un minimum d’informations fiables sont autant de leviers pour sécuriser la relation.
Qui est concerné ?
Complexité des engagements contractuels
La gestion des contrats n’est pas réservée au service juridique : elle touche directement chaque département de l’entreprise, avec des enjeux spécifiques à leurs missions.
- Ressources Humaines : imaginez une équipe RH qui doit gérer à la fois des contrats de travail, les prestations d’un cabinet de recrutement externe et des clauses de confidentialité pour des freelances en mission. Sans un suivi rigoureux, le risque est de laisser expirer une clause critique ou de perdre de vue les conditions d’un prestataire clé. Avec une solution centralisée, les RH disposent d’une vision claire et peuvent sécuriser la relation employeur-collaborateur à chaque étape.
- Achats et fournisseurs : prenons l’exemple d’un responsable achats négociant un contrat avec un fournisseur stratégique de matières premières. Si les conditions de conformité ou de livraison ne sont pas respectées, c’est toute la chaîne de production qui peut être impactée. Une gestion contractuelle unifiée permet non seulement de suivre les engagements fournisseurs, mais aussi d’anticiper les dérives avant qu’elles ne deviennent critiques.
- Services juridiques : le service juridique est souvent sollicité en urgence lorsqu’un litige apparaît ou lorsqu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, comme le RGPD. Sans base contractuelle centralisée et à jour, l’équipe perd un temps précieux à rechercher les clauses concernées dans des dizaines de documents éparpillés. Un outil de gestion des contrats leur permet de gagner en proactivité, en mettant à jour les modèles et clauses sensibles pour protéger l’entreprise.
- Finance : imaginez une direction financière devant gérer des centaines de contrats fournisseurs avec des échéances de paiement variées. Si un contrat est mal suivi, cela peut entraîner un retard de facturation, un double paiement ou même une perte de visibilité sur les engagements budgétaires. Grâce à un suivi contractuel automatisé, la finance peut contrôler en temps réel l’impact des contrats sur la trésorerie et anticiper les flux financiers.
- Opérations : un directeur des opérations signe un contrat de service incluant un SLA (Service Level Agreement) avec un prestataire informatique. En cas de panne non résolue dans les délais prévus, des pénalités financières sont activées. Sans suivi contractuel précis, ces engagements peuvent passer inaperçus, au détriment de la performance de l’entreprise. Une solution centralisée permet de piloter efficacement l’exécution du contrat et de s’assurer que les partenaires respectent leurs obligations.
Sans un outil commun, les données se dispersent entre mails, fichiers Excel, serveurs partagés… ce qui entraîne des doublons, des retards, des paiements non prévus au budget quand le contrat n’a pas été résilié à temps et parfois même la perte de documents essentiels.
Pourquoi utiliser une solution centralisée de gestion des contrats ?
Une solution centralisée de gestion des contrats permet :
- D’intégrer automatiquement les nouvelles obligations réglementaires
- De mettre à jour rapidement les modèles et clauses
- D’assurer un suivi précis des engagements pour éviter toute non-conformité
Les 7 raisons de passer à une solution de gestion des contrats
Un grand nombre de parties impliquée
Employés, clients, fournisseurs, actionnaires, investisseurs : chacun doit valider la partie du contrat qui le concerne. Sans plateforme unifiée, difficile de croiser les validations, gérer les dépendances et assurer une vision globale des risques.
Diversification des types de contrats
Des NDA aux SLA, chaque type de contrat implique des clauses spécifiques. Une gestion centralisée permet d’identifier rapidement les documents impactés en cas de changement. Une solution CLM (Contract Lifecycle Management) facilite l’interprétation juridique (common law vs droit civil), l’intégration automatique des nouvelles obligations, la mise à jour rapide des modèles contractuels.
Exigences réglementaires multiples
Les entreprises doivent naviguer entre plusieurs systèmes juridiques (national, européen, international) et s’assurer que leurs contrats sont conformes à chacun.
Gestion des événements majeurs
Lors de fusions, acquisitions ou restructurations, une bibliothèque de clauses et modèles paramétrables permet des mises à jour rapides et cohérentes.
Multiplication des réglementations
RGPD, Brexit, DORA pour le secteur bancaire et assurantiel, accords commerciaux… une solution centralisée aide à intégrer rapidement les évolutions légales dans l’ensemble des contrats concernés.
Exploitation des données contractuelles
L’analytique appliquée aux contrats permet d’identifier les tendances, optimiser les clauses et anticiper les risques.
Avantages du Cloud
La gestion des contrats via le Cloud offre évolutivité, sécurité, accessibilité et intégration simplifiée avec d’autres systèmes.
Quelles sont les étapes de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ne se contente pas de suivre les étapes d’un contrat, elle les optimise, les transforme, apporte des bénéfices tangibles qui vont au-delà d’une simple gestion manuelle :
- Création et rédaction : Alors que cette étape est souvent complexe, une solution CLM la simplifie grandement. Elle propose des modèles et des clauses standardisées, ce qui permet de créer des contrats rapidement tout en s’assurant que les documents sont juridiquement valides et conformes.
- Négociation et validation : La plateforme facilite les échanges entre toutes les parties prenantes. Elle gère automatiquement les versions du document, assurant que chacun travaille sur le même texte et que l’historique des modifications est tracé. Cette collaboration minimise les erreurs et les malentendus.
- Signature : La solution intègre la signature électronique directement dans le processus. Cela permet de finaliser l’accord de manière sécurisée et rapide.
- Exécution et suivi : Une fois le contrat mis en place, la solution offre une visibilité accrue grâce à des alertes, des tâches et des rapports avancés. Suivre les obligations contractuelles, les échéances et les performances devient un vrai jeu d’enfant.
- Renouvellement ou clôture : La solution permet de gérer activement les renouvellements et les avenants, évitant ainsi les reconductions automatiques indésirables et facilite la prise de décision.
- Archivage : L’approche logicielle est centrée sur une contrathèque unique et centralisée. Tous les contrats sont stockés au même endroit.
Centralisation des documents dans un espace sécurisé
Tous vos contrats sont centralisés dans une contrathèque unique. Ce répertoire centralisé offre une visibilité totale sur l’ensemble de vos documents, garantit un accès simple et rapide, assure la sécurité et la traçabilité.
Bibliothèque de clauses et modèles prêts à l’emploi
Le module CLM de Corcentric intègre une bibliothèque de clauses et de modèles préremplis. Cela permet à vos équipes de gagner du temps et d’élaborer des contrats tout en garantissant la conformité juridique.
Automatisation des rappels et alertes sur les échéances
Grâce à l’automatisation des rappels et des alertes, vous êtes averti des échéances de renouvellement, des résiliations ou des dates clés, vous permettant de prendre les bonnes décisions au bon moment et de minimiser les risques financiers.
Intégration fluide avec vos outils achats, ERP et finance
Corcentric est conçu pour s’intégrer nativement à vos systèmes existants. Le processus, du sourcing à la facturation, devient un workflow continu, assurant une collaboration sans friction entre tous les départements.
Signature électronique avec Docusign et Adobesign
La solution Corcentric permet d’utiliser des outils comme Docusign et Adobesign. Une fois approuvé, le document est verrouillé et envoyé pour signature électronique en un clic, ce qui sécurise le contrat et réduit drastiquement les délais de finalisation.
Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution de Gestion des Contrats Corcentric.
