Les meilleures pratiques pour réussir son projet Procure-to-Pay
La mise en place d’une solution Procure-to-Pay (P2P) fait partie de l’un des projets les plus structurants pour une entreprise dans sa stratégie de digitalisation.
- Il modernise en profondeur la façon dont l’entreprise gère ses achats et ses paiements.
- Il va toucher TOUTES les fonctions de l’entreprise : Achats, Comptabilité, Contrôle de Gestion, Opérationnels, Audit… Toute personne faisait un jour une demande d’achats dans l’entreprise sera amenée à utiliser l’outil !
Faisons une analogie, votre entreprise, c’est une voiture et votre process P2P joue le rôle du réseau électrique embarqué, il alimente tout : batterie, système audio, vitres connectées, capteurs, et même la navigation assistée. Chaque action, chaque innovation, dépend de cette infrastructure invisible.
Mais si ce réseau est mal conçu dès le départ, votre voiture risque de fréquemment dysfonctionner voire tomber en panne…
Ainsi, l’échec des projets P2P est souvent lié à :
- Des frictions entre les services
- Une mauvaise gestion des informations
- Des processus non réfléchis en amont du projet qui ne matcheront pas avec la réalité du terrain
La garantie de la réussite d’un projet
Dans cet article, nous allons explorer comment l’alignement des équipes, la standardisation des processus et la bonne qualité des données sont essentiels pour garantir le succès de votre projet P2P.
L’alignement des équipes
L’alignement des équipes est l’un des piliers d’un projet P2P réussi, particulièrement entre les départements Achats et Finance. Leur collaboration impacte directement l’efficacité opérationnelle et la capacité de l’entreprise à réaliser des économies importantes. Une absence de coordination peut aboutir à des problèmes coûteux et à des retards significatifs dans la mise en œuvre du processus.
Médéric Lemaire, Product Service Manager, le souligne parfaitement :
“ L’alignement, c’est avoir une voix, un leader qui donne le cap et qui rappelle en permanence à l’ensemble des équipes pourquoi elles travaillent ensemble, sur quels projets et dans quel sens on doit tous aller.”
Considérons le cas d’une société dans le secteur de la Distribution automobile, le projet P2P a été bien adopté au siège mais a rencontré des réticences dans les concessions. Leur manque d’implication dès le début du projet a retardé le projet de six mois.
Pour éviter de tels obstacles :
- Évaluez les comportements de vos utilisateurs pour anticiper les résistances à l’adoption
- Impliquez les bonnes personnes de façon à identifier et engager les parties prenantes dès le début du projet
- Cartographiez les rôles et désignez un responsable du processus
- Facilitez la communication et la collaboration à l’aide de technologies adaptées
- Assurez-vous que chaque membre comprend son rôle dans le projet, peu importe son lieu de travail
L’alignement des processus
“ Un mauvais processus, même avec un excellent outil reste un mauvais processus,” explique Médéric.
L’implémentation d’une solution P2P sans analyse préalable des processus peut résulter en une consommation excessive de temps et une mobilisation disproportionnée des ressources.
Pour y remédier, la première étape consiste à simplifier et à standardiser les processus P2P, en regardant au-delà des spécificités individuelles pour s’inspirer des meilleures pratiques du marché. Organiser des ateliers collaboratifs, impliquant les services Achat et Finance, permet de cartographier le processus existant.
Lorsque ces étapes sont suivies, il est simple même pour une entreprise d’envergure internationale d’optimiser ses processus.
Exemple : une multinationale a réussi sa transformation P2P en imposant une directive Achat globale, intégrée dans sa plateforme. Ce succès repose sur une gestion du changement proactive et sur l’explication de l’uniformisation des pratiques.
L’alignement des données
“ Garbage in, garbage out : comme on dirait en anglais, la fiabilité des données est cruciale pour garantir le succès de votre projet P2P, ” souligne Médéric.
Des données inexactes peuvent perturber le projet conduisant à des retards et des coûts supplémentaires, tout en compromettant l’analyse.
Les bases de données fournisseurs doivent être à jour, exhaustives et sans doublons. En phase de production, des inexactitudes peuvent bloquer les commandes et retarder les paiements.
“ Chez un de nos clients, lorsqu’une personne qui gérait le projet a quitté l’entreprise, un relâchement dans la gestion des données a entraîné des manquements au process rendant la logique budgétaire inefficace,” détaille Médéric.
Les données ne servaient donc plus à prendre des décisions importantes car elles étaient mal catégorisées, les personnes en charge de la saisie ont trouvé des combines pour contourner les process.
Pour prévenir ce genre de situations, il est crucial de :
- Toujours définir un responsable des données pour garantir la qualité et la cohérence
- Respecter les process établis au préalable et s’y tenir ou les revoir s’ils sont défaillants
- Communiquer entre services afin d’expliquer l’importance d’une bonne saisie
Les questions à se poser avant de commencer un projet
Avant de lancer le projet P2P, une phase de cadrage rigoureuse est essentielle. Les questions suivantes permettent d’aligner les équipes et les objectifs, garantissant une trajectoire de succès :
| Question clé | Enjeu |
|---|---|
| Quels sont les objectifs business primordiaux du projet ? | Identifier des objectifs qui dépassent la simple amélioration de processus |
| Quels processus spécifiques seront couverts par la nouvelle solution P2P ? | Délimiter clairement le champ d’application du projet : (P2P complet, uniquement e-Sourcing / e-Procurement) |
| Quels KPIs seront mis en place ? | Établir une cible mesurable pour évaluer l’atteinte des objectifs stratégiques et débloquer les situations complexes basées sur des faits chiffrés |
| Qui sont les parties prenantes et comment seront-elles activement impliquées ? | Assurer l’adhésion et la collaboration notamment entre les équipes Finance, Achat et IT |
Briser les silos entre les départements
Pour garantir la fluidité, une collaboration efficace entre la Finance, les Achats et l’IT est cruciale. Présenter l’application de bout en bout aux utilisateurs clés favorise la légitimation des ajustements et renforce la discipline de la donnée. Les utilisateurs comprennent ainsi comment leurs actions influencent l’ensemble du processus, favorisant une meilleure collaboration.
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