Procure-to-Pay: définition, bénéfices métiers et ROI
Corcentric
Le jargon Achats n’a pas de quoi jalouser la Finance ou le Marketing: enchères inversées, coût total de possession, cartographie des achats… Jargon auquel il faut ajouter les termes liés au digital: eProcurement, eSourcing, CLM, Procure (ou Purchase) to Pay… Aujourd’hui, nous allons tenter de vous donner une définition du Processus Procure-to-Pay (P2P pour les intimes) et d’expliquer les bénéfices apportés par la digitalisation.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay et quelles en sont les étapes clefs ?
Le processus P2P englobe l’ensemble du processus Achats-Finance. Il implique plusieurs acteurs de la chaine de valeur: les achats, la finance, les fournisseurs et les prescripteurs issus des différentes directions opérationnelles.
La digitalisation du processus P2P est l’un des enjeux clefs des directions Achats, Finance, Comptable et Juridique aujourd’hui pour améliorer leur performance et répondre aux objectifs attendus (réduction des coûts, contrôle des dépenses, efficacité des processus, relation et risques fournisseurs, etc.). De nombreuses solutions sur le marché existent et proposent de digitaliser tout ou partie du processus Procure-to-Pay.
L’objectif principal de la digitalisation avec ce type de solutions est de simplifier, automatiser, intégrer et accélérer les processus liés à la gestion des achats, des fournisseurs, des contrats et des factures pour répondre aux problématiques métiers de l’entreprise. Ce processus couvre le cycle de vie des achats de bout en bout :
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Expression de la demande d’achats
Envoi de la commande
Réception des marchandises
Gestion des litiges
Traitement des factures fournisseurs
Paiement
Génération des écritures comptables
D’un point de vue technologique, l’analyste Gartner donne sa définition d’une solution Procure-to-Pay:« Comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs. Les solutions Procure-to-Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi-entreprises pour permettre aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique. En plus d’offrir une fonctionnalité d’e-procurement (comprenant le processus de demande et d’approbation ainsi que la gestion de catalogue électronique), les solutions Procure-to-Pay permettent de faire correspondre les bons de commande aux factures et de traiter les factures qui ne correspondent pas ou qui font l’objet de retours de marchandises. »
Processus Source-to-Pay vs. Procure to Pay vs. Purchase to Pay, quelles différences ?
Procure-to-Pay et Purchase-to-Pay signifient la même chose et correspondent à la partie aval du processus Source-to-Pay. Le processus Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay ou P2P (encore une nouvelle abréviation pour les intimes) inclut les étapes de demande d’achats, commande, réception et traitement de la facture.
Autrement dit, le processus S2P englobe le processus P2P !
Quels sont les principaux avantages d’automatiser le processus Procure-to-Pay ?
L’automatisation du processus Procure-to-Pay (P2P) ne se contente pas de digitaliser des tâches manuelles : elle transforme radicalement la manière dont une entreprise pilote ses achats, maîtrise ses coûts et collabore avec ses fournisseurs. Fini les feuilles Excel en cascade et les validations qui s’égarent et place à des workflows fluides, pilotés par la donnée et ancrés dans une logique de performance.
Un gain de temps et de précision sur tout le cycle d’achat
Automatiser le P2P, c’est réduire drastiquement le temps consacré aux tâches chronophages, tout en fiabilisant l’ensemble du cycle : demande, commande, livraison, facturation et paiement. Chaque étape repose sur des règles préétablies qui éliminent les erreurs humaines et garantissent la conformité des opérations. Résultat : des données plus fiables, des délais compressés, et une productivité décuplée.
Une meilleure maîtrise des coûts et des budgets
La digitalisation permet de visualiser en temps réel les engagements financiers, d’identifier les écarts et d’éviter les dépenses hors processus. L’automatisation des alertes, des plafonds budgétaires et des contrôles comptables assure une gouvernance rigoureuse. Ce pilotage en continu devient un levier stratégique pour mettre les dépenses sous contrôle sans freiner l’agilité des équipes.
Un renforcement de la conformité et de la transparence
Un logiciel P2P bien conçu applique automatiquement les politiques internes à chaque transaction. Cela garantit le respect des contrats, la conformité aux audits et une traçabilité totale. C’est aussi une réponse claire aux exigences réglementaires, aux contraintes sectorielles, et aux normes de qualité. Tout est tracé, tout est vérifiable.
Une prévention active des risques opérationnels et fournisseurs
L’automatisation réduit les risques critiques : ruptures de chaîne d’approvisionnement, retards de paiement, dépendances mal gérées. Grâce au suivi des workflows et à la collecte de données, les dysfonctionnements sont détectés plus tôt. Le pilotage par objectifs permet d’anticiper les engagements, d’affiner la prévision de trésorerie et d’éviter les dépassements budgétaires.
Un moteur d’innovation à travers la collaboration fournisseur
En intégrant les fournisseurs dès la définition du besoin, l’entreprise s’appuie sur leur expertise pour améliorer la qualité des cahiers des charges. Cette co-construction renforce la valeur des achats au-delà du prix, et aligne les fournisseurs sur des logiques d’innovation partagée. L’acheteur devient un catalyseur de compétitivité connecté à la stratégie de l’entreprise.
Une dynamique qualité orientée satisfaction utilisateur
L’acheteur interne devient un fournisseur de service. Plus les délais de traitement sont courts, plus les produits livrés sont conformes, plus les utilisateurs internes sont satisfaits. La mesure continue de la qualité des achats et des coûts associés permet d’ajuster la stratégie d’approvisionnement année après année.
Des achats responsables et alignés RSE
Automatiser, c’est aussi structurer une politique d’achats responsables. En respectant les délais de paiement, en surveillant les dépendances critiques et en cultivant des relations durables avec les sous-traitants, l’entreprise contribue activement à la solidité de son écosystème. C’est un pilier fort de la stratégie RSE, soutenu par des outils concrets.
Une direction achats recentrée sur la valeur stratégique
En éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, les équipes Achats peuvent se concentrer sur l’essentiel : construire des partenariats solides, optimiser les portefeuilles fournisseurs et sécuriser les contrats critiques. Le digital libère du temps, mais surtout, il redéfinit le rôle de l’acheteur dans l’organisation.
Quel ROI à chaque étape du processus Procure-to-Pay ?
Chaque étape du processus Achats détaillée précédemment peut être optimisée significativement grâce à la digitalisation et l’implémentation d’un processus Source-to-Pay.
Demande d’achats
Dans une organisation non digitalisée, les demandes d’achats sont souvent initiées à la volée, sans validation ni négociation préalable. Les collaborateurs se tournent systématiquement vers les fournisseurs historiques, faute d’une base de données centralisée ou de politique claire. Résultat : aucune maîtrise des coûts, une faible traçabilité et une dilution de la stratégie achats.
À l’inverse, un processus digitalisé permet de structurer la demande dès le départ. La création de catalogues, le sourcing, les campagnes de sensibilisation des équipes sont intégrés en amont, ce qui peut faire grimper les coûts initiaux… mais c’est un investissement stratégique. En supprimant les achats sauvages et en automatisant la construction des besoins, on réduit les dépenses inutiles et on gagne en cohérence opérationnelle.
Le + Corcentric
La solution permet de préconfigurer les centres de coûts, budgets et règles d’imputation dès la création de la demande. Les utilisateurs sont guidés automatiquement, sans se soucier des contraintes internes. Et pour les cas métiers complexes ? Corcentric couvre tout : livraisons multiples, demandes planifiées, réévaluations en fonction de l’évolution des besoins, etc.
Approbation
Sans automatisation, le circuit d’approbation devient un labyrinthe : les demandes passent par des canaux non officiels, échappent aux règles budgétaires, et s’accumulent sur les bureaux virtuels des décideurs, ralentissant les délais d’achat. Le manque de visibilité budgétaire empêche toute planification rigoureuse, tandis que les délégations mal encadrées ajoutent à la confusion.
Un processus digitalisé, en revanche, structure la validation selon des règles claires et adaptables à chaque entité ou service. Résultat : meilleure gouvernance, décisions plus rapides, et respect systématique du cadre budgétaire.
Le + Corcentric
Avec Corcentric, les workflows d’approbation sont configurables selon vos règles internes. Ils permettent d’automatiser la validation, de gérer les délégations intelligemment et d’assurer une traçabilité complète des décisions, pour un pilotage clair et efficace.
Commande
Quand les achats ne sont pas digitalisés, chaque demande génère sa propre commande, sans mutualisation ni contrôle. Cela crée une inflation de fournisseurs, une explosion des lignes de commande, et une perte totale de synergies logistiques.
À l’inverse, un processus digitalisé centralise et automatise l’émission des commandes. Il permet de regrouper les demandes, d’optimiser les livraisons et d’appliquer systématiquement les conditions négociées. Ce recentrage stratégique permet de réduire le volume des commandes tout en augmentant leur pertinence économique.
Le + Corcentric
La plateforme permet de fusionner ou scinder les demandes selon vos règles métiers, d’automatiser les flux en fonction des types d’articles ou de contrats, et même de modifier une commande après validation si nécessaire. Suivi budgétaire, audit intégré, communication fournisseur… chaque commande devient un point de contrôle stratégique.
Réception
Sans outil structurant, la réception des biens ou services est souvent mal enregistrée, voire oubliée. Les entreprises perdent alors toute capacité à vérifier si la livraison est complète ou conforme. Cela rend l’évaluation fournisseurs impossible et empêche toute régulation contractuelle ou qualité.
Un système digitalisé synchronise automatiquement bons de commande et bons de livraison, garantissant une correspondance précise entre ce qui a été commandé et ce qui a été reçu. Le suivi devient fluide, la qualité mesurable, et les écarts immédiatement identifiables.
Le + Corcentric
Corcentric permet de gérer tous les types de réception : en plusieurs étapes, avec ou sans validation, en quantités ou montants partiels, ou même automatisée selon les flux. Un gain de fiabilité, une adaptabilité maximale.
Traitement des factures
Sans outil, les factures sont saisies à la main, souvent hors circuit d’approbation. Cela multiplie les erreurs, les litiges et les retards de traitement. En plus d’être chronophage, ce modèle met en péril le contrôle interne et alourdit les tâches administratives.
Une solution digitalisée automatise la collecte, l’analyse et le rapprochement des factures. Les erreurs sont identifiées en amont, les écarts traités automatiquement, et la conformité garantie tout au long du cycle de facturation.
Le + Corcentric
Factures papier, PDF, EDI, Factur-X… Corcentric traite tous les formats et assure une réconciliation automatisée à la ligne. Les workflows de validation sont configurables, les écarts budgétaires encadrés, et les données prêtes pour l’administration fiscale dans le cadre de la réforme e-invoicing.
Paiement
Sans automatisation, les paiements s’accumulent, les retards s’enchaînent, et les fournisseurs perdent confiance. L’absence de visibilité complique la planification de trésorerie et expose l’entreprise à des pénalités contractuelles.
Grâce à l’automatisation, les paiements sont déclenchés au bon moment, dans le respect des délais convenus. Cela fluidifie les flux financiers, renforce les relations partenaires et améliore la capacité d’anticipation des besoins en trésorerie.
Le + Corcentric
Un reporting de paiement en temps réel, disponible en continu pour les équipes internes comme pour les fournisseurs. Corcentric transforme le paiement en outil de pilotage stratégique, et non plus en simple étape administrative.
Comment les solutions P2P peuvent-elles améliorer l’efficacité des achats ?
Les solutions P2P simplifient chaque étape du processus d’achat, de la commande à la facturation. En éliminant les goulots d’étranglement et les erreurs manuelles, elles augmentent la productivité des équipes. Par exemple, la réconciliation entre bon de commande, bon de livraison et facture est effectuée rapidement, automatiquement et correctement. De plus, les outils d’analyse intégrés fournissent des données en temps réel, permettant d’identifier les inefficacités et d’optimiser les relations avec les fournisseurs. Avec Corcentric, vos achats deviennent plus stratégiques et moins opérationnels.
Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser le processus P2P ?
Pour tirer pleinement parti d’un processus P2P, voici quelques meilleures pratiques à suivre :
Centralisez vos données fournisseurs : Assurez-vous que toutes les informations sur vos fournisseurs sont à jour et accessibles via une plateforme unique.
Automatisez les workflows : Configurez des workflows intelligents pour les validations, la facturation et les paiements, afin de réduire les délais et les erreurs.
Adoptez des indicateurs de performance clés (KPI) : Suivez des métriques comme les délais de traitement des factures ou le taux de correspondance des bons de commande pour évaluer vos performances.
Renforcez la collaboration : Facilitez les échanges entre vos équipes internes et vos fournisseurs grâce à des portails dédiés.
Corcentric vous accompagne dans la mise en œuvre de ces pratiques pour optimiser chaque aspect de votre processus P2P.
Comment les entreprises peuvent-elles mesurer le succès de leur processus P2P ?
Mesurer le succès d’un processus P2P passe par l’évaluation de plusieurs indicateurs clés :
Temps de traitement des factures : Combien de temps faut-il pour valider et payer une facture ?
Taux d’automatisation : Quelle proportion des tâches est gérée sans intervention humaine ?
Réduction des coûts : Quels sont les gains réalisés grâce à l’automatisation et à l’optimisation des achats ?
Satisfaction des fournisseurs : Vos fournisseurs sont-ils payés dans les délais et trouvent-ils le processus simple ?
Avec Corcentric, vous disposez de tableaux de bord clairs et détaillés pour suivre ces KPIs et ajuster votre stratégie en conséquence.
Quels sont les principaux défis dans la gestion des factures dans le processus P2P ?
La gestion des factures reste l’un des plus grands défis du processus P2P. Parmi les obstacles courants, on trouve :
Les erreurs de correspondance: Les écarts entre les bons de commande, les réceptions et les factures peuvent ralentir les paiements.
La conformité réglementaire : Garantir que chaque facture respecte les exigences locales et internationales peut être complexe, surtout si vos fournisseurs sont basés partout dans le monde.
Les retards dans les validations : Lorsque les processus sont encore manuels, les factures peuvent s’accumuler, créant des goulots d’étranglement.
Corcentric résout ces problèmes avec des outils d’automatisation avancés et une plateforme intégrée qui garantit des processus fluides et conformes à chaque étape.
Pourquoi choisir la solution Procure-to-Pay de Corcentric ?
Intégrées à la Suite Source-to-Pay, les solutions Procure-to-Pay Corcentric, vous permettent de simplifier, automatiser et accélérer les processus liés à chaque étape du cycle de vie achats-finance: catalogues, demandes d’achat, commandes, réceptions, traitement des factures et comptabilité fournisseurs pour faire de votre politique Achats, un levier de performance et de compétitivité pour votre entreprise et les équipes Achats.
Une ergonomie et une expérience utilisateurs simple et intuitive pour faciliter le taux d’adoption (e-commerce like)
Des fonctionnalités d’e-Procurement avancées telles que les demandes d’achats, les processus automatiques d’approbation, la gestion catalogue…
L’intégration de l’ensemble des données achats, comptabilité et paiement avec votre ERP et ce, de façon transparente
L’adaptabilité et l’évolutivité de la solution pour s’adapter aux besoins métiers spécifiques de chaque secteur d’activité
Ils nous font confiance
“La réussite du projet passait par l’adhésion de nos collaborateurs. Nous avons trouvé que l’outil était simple, facile et intuitif.”
“L’interface intuitive de l’outil est essentielle pour augmenter l’adoption des utilisateurs et garantir l’adhésion aux processus achats.”
“Du fait de notre développement fort et rapide, le besoin de maitrise du volume d’achats était nécessaire. Nous souhaitions donc nous pourvoir d’un outil opérationnel, intuitif et déployable rapidement.”
