L’e-procurement est l’application des technologies numériques pour gérer et optimiser les processus achats au sein d’une entreprise. Il englobe l’ensemble des activités liées aux achats, depuis la recherche de fournisseurs jusqu’à la gestion des contrats, le tout effectué via une solution digitale.
Cette approche digitalisée des achats offre une efficacité opérationnelle inégalée. Elle permet une gestion transparente, précise et proactive des achats. En outre, elle favorise la collaboration, la conformité, et offre une agilité permettant de s’adapter rapidement aux évolutions du marché.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
1. Identification des besoins :
Les différents départements identifient leurs besoins en termes d’approvisionnement, que ce soit pour des biens ou des services.
2. Recherche et sélection des fournisseurs :
À l’aide de plateformes en ligne ou de bases de données, les acheteurs identifient et évaluent les fournisseurs potentiels, en se basant sur des critères tels que la qualité, le coût et la réputation.
3. Passation de commande :
Une fois le fournisseur sélectionné, la commande est passée à travers la plateforme e-procurement. Cela peut se faire via des catalogues électroniques, des bons de commande numériques, ou des processus automatisés.
4. Traitement des commandes :
Les commandes sont transmises électroniquement au fournisseur qui les traite et prépare les biens ou services demandés.
5. Réception et gestion des livraisons :
Les biens ou services sont livrés à l’entreprise et reçus conformément à la commande. Cette étape peut impliquer la vérification de la conformité avec les spécifications convenues.
6. Facturation et paiement :
Une fois la réception confirmée, la facture est générée électroniquement et traitée pour paiement.
Les fonctionnalités clés de la solution e-procurement de Corcentric :
Intégrée aux solutions logicielles procure to pay (ou source-to-pay), la solution e-procurement de Corcentric offre aux équipes achats un gain de temps et une visibilité totale sur toutes les étapes du processus achats pour mettre les dépenses sous contrôle, maîtriser les risques de la supply chain, accroître la conformité, améliorer l’efficacité globale et contribuer ainsi à la croissance de l’entreprise.
- Gestion catalogues : les utilisateurs accèdent de manière fluide aux catalogues internes et aux catalogues ‘punch-out’ grâce aux fonctionnalités de recherche intuitive, combinée à une expérience achat proche des grands sites d’e-commerce.
- Demandes d’achats : offrez aux clients internes une solution pour exprimer et détailler un besoin et trouver rapidement les articles ou les services dont ils ont besoin, dans une interface conviviale, aucune formation nécessaire.
- Commandes : automatisez le processus de transformation de l’expression du besoin (demandes d’achats) en commande fournisseur (bons de commande) et réduisez les erreurs de saisies. La communication client interne-acheteur-fournisseur est facilitée grâce aux multiples modes d’envoi : email, portail fournisseurs ou interface si fournisseurs (commandes B2B, EDI ou XML).
- Contrats d’achats (disponible avec la solution gestion des contrats) : gérez tous les types de contrats d’achats et facilitez la gestion des catalogues, l’automatisation des échéances de facturation, l’execution maîtrisée des contrats et la mise sous contrôle et le suivi des dépenses:
- Les contrats « récurrents » depuis la création du contrat jusqu’à la facturation en définissant les montants et
- Les échéances des paiements récurrents (loyers, livraisons régulières, abonnements, etc.)
- Les contrats « à commande ouverte » permettant de créer des commandes pré-approuvées envoyées directement aux fournisseurs en ignorant les workflows d’approbation
- Les contrats catalogues en maîtrisant le suivi des conditions contractuelles tout au long du flux P2P
- Les contrats fournisseurs
- Réceptions & litiges : contrôlez la conformité des réceptions et réduisez les litiges grâce aux différents scénarios intégrés (réception excédentaire en quantité, partielle en montant, partielle en quantité avec changement de prix…) et à la dématérialisation des processus d’approvisionnement. Identifiez les erreurs et les incidents rapidement, collaborez avec vos fournisseurs sur la résolution des litiges et pérennisez vos partenariats business.
E-procurement definition : une révolution digitale des achats
L’e-procurement est bien plus qu’une simple évolution des pratiques achats. C’est une révolution digitale qui transforme radicalement la manière dont les entreprises interagissent avec leurs fournisseurs, gèrent leurs dépenses et prennent des décisions stratégiques. En adoptant cette approche innovante, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais également renforcer leur compétitivité et leur agilité dans un monde des affaires en perpétuelle évolution.