De l'expression du besoin au paiement, Corcentric fluidifie et sécurise les processus Achats-Finance pour les ETI et Grands Comptes
Entre l’expression d’un besoin et le paiement d’un fournisseur, les équipes Achats et Finance interviennent successivement dans un même processus : Demande d’achat, validation budgétaire, commande, réception, facture et mise en paiement : chaque étape produit des documents et des données qui circulent souvent entre plusieurs systèmes. Chaque rupture entre ces outils génère des ressaisies, des délais et des risques d’erreur. La solution Procure-to-Pay Corcentric, réunit l’ensemble de ces étapes dans un processus unique avec piste d’audit fiable.
Cette continuité produit une donnée que ni l’ERP ni le grand livre ne contiennent : l’engagement de dépenses.
Une Direction Financière connaît ses charges comptabilisées ; une Direction Achats connaît ses contrats négociés. Entre les deux subsiste une zone rarement documentée, celle des engagements transmis mais non encore facturés, des prestations en cours d’exécution et des abonnements reconduits tacitement. La Solution Procure-to-Pay de Corcentric est construite autour de cette zone grise, parce que c’est là que se décident à la fois la trésorerie du trimestre suivant et la qualité de la clôture mensuelle.
Corcentric est reconnu Visionnaire par le Markess Blueprint® d'Exægis Markess sur les solutions Procure-to-Pay
Les principales étapes d'un processus Procure-to-Pay performant
Si chaque entreprise dispose d’outils et d’objectifs qui lui sont propre, les enjeux eux, restent identiques : fluidifier les échanges entre les équipes métiers, les Achats et la Finance, tout en sécurisant les dépenses et les paiements.
Fort de plus de 30 ans d’expérience auprès d’ETI et de grands comptes comme Arkema, Boulanger, Groupama Asset Management, Transactis ou Domitys, Corcentric accompagne ses clients dans la structuration et la digitalisation de l’ensemble du cycle Procure-to-Pay.
Le schéma suivant illustre les principales étapes du processus et les interactions qui permettent d’assurer la continuité des données tout au long de la chaîne Achats-Finance.
Les fonctionnalités clefs du logiciel Purchase-to-Pay Corcentric
La solution couvre l’intégralité du processus, de la gestion des catalogues jusqu’à la génération des écritures comptables, avec un principe constant : le contrôle s’exerce en amont, au moment où le besoin s’exprime, plutôt qu’en aval sous forme d’enquête sur une dépense déjà engagée.
Gestion des catalogues fournisseurs
La question utile n’est pas le nombre d’articles référencés dans un catalogue, mais la part des besoins réels qu’il couvre. Centralisez l’ensemble de vos catalogues, internes et punch‑out des grandes marketplaces, au sein d’une interface de recherche unique. Les utilisateurs accèdent facilement aux articles et services référencés, dans un cadre conforme à vos accords et à votre politique achats.
- Catalogues internes et punch‑out (Amazon Business, Unite, ElevenVMS…)
- Recherche par mots clefs, filtres avancés et articles favoris
- Mise à jour et validation des catalogues avec tarifs issus de vos contrats
Demandes d’achat (DA) et IA Panier
Offrez à vos clients internes un point d’entrée simple pour exprimer leurs besoins, composer leurs paniers et initier les demandes d’achats.
Les règles de validation et les workflows garantissent le respect des budgets et des circuits d’approbation.
- IA Panier : Création automatique d’un panier ligne à ligne à partir d’un devis PDF, ce qui supprime l’étape de recopie manuelle où se glissent la plupart des erreurs de quantité et de référence.
- Panier multi‑catalogues et hors catalogue
- Modèles de DA et circuits d’approbation paramétrables
- Contrôle budgétaire des dépenses au moment de la validation
- Affectation analytique dès l’expression de besoin par le demandeur qui sait à quel projet, quel site et quel centre de coût ses dépenses se rattachent. C’est une différence de fond avec les organisations où l’imputation est reconstituée trois semaines plus tard par un comptable qui n’a jamais vu la prestation : la donnée analytique est fiable dès l’origine, et les corrections d’écritures en fin de mois deviennent l’exception.
Commandes & livraisons
Automatisez la transformation des demandes d’achats en commandes et sécurisez le suivi des engagements tout au long du cycle Procure-to-Pay. Au-delà des achats de biens facilement réceptionnables, Corcentric permet également d’encadrer les prestations récurrentes et abonnements, souvent plus difficiles à contrôler. Les équipes Achats et Finance disposent ainsi d’une vision fiable des engagements, des réceptions et des dépenses à venir.
- Génération et transmission automatiques des commandes aux prestataires
- Réceptions totales ou partielles, constatées automatiquement ou à la pièce reçue
- Commandes ouvertes pour encadrer les prestations récurrentes et suivre la consommation d’un engagement jusqu’à son plafond contractuel
- Commandes récurrentes pour automatiser les achats périodiques sans recréation manuelle des commandes
- Multiples paramétrages des commandes pour répondre à tous vos cas métiers
Rapprochement ligne à ligne et Facture Électronique
C’est au rapprochement que se joue l’essentiel de la valeur d’une solution Procure-to-Pay et c’est à ce moment que les équipes vérifient que les biens ou services commandés correspondent bien à ce qui a été livré et facturé. Corcentric réalise un rapprochement ligne à ligne entre commande, réception et facture afin de détecter les écarts de quantité, de prix ou de taxes avant leur impact sur la comptabilité et la trésorerie. Notre outils intègre également nativement la Facture Électronique pour répondre aux nouvelles obligations réglementaires françaises.
- Factures Électroniques : Connexion native à notre Plateforme Agréée (PA) embarquée ou par le biais de votre propre plateforme
- Factures non Électroniques :
- Réception multicanale des factures (PDF, portail, EDI, Factur‑X)
- IA Facture : Extraction IA et analyse des lignes achats et types de taxes
- Rapprochement à la ligne commande / réception / facture
- Gestion des écarts, avoirs et factures sans commande
Comptabilité fournisseurs & écritures comptables automatiques
Les clôtures comptables sont souvent ralenties par le même sujet : les factures non parvenues. Lorsque les réceptions et les engagements sont suivis dans Corcentric, les provisions peuvent être calculées à partir des biens et services reçus mais non encore facturés, avec une traçabilité complète des montants concernés. Les équipes disposent ainsi d’une vision plus fiable des charges à rattacher à la bonne période, tandis que les écritures comptables sont générées automatiquement tout au long du processus et transmises à l’ERP.
- Gestion des plans comptables, groupes comptables et règles multi-entités
- Écritures comptables automatiques
- Provisions, factures non parvenues (FNP), cut-off et charges constatées d’avance (CCA)
- Intégration native avec les principaux ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics…)
- Génération à la demande des situations mensuelles, trimestrielles ou annuelles avec piste d’audit associée
Paiements et gestion fiscale
Le paiement d’une facture ne se limite pas à son règlement. Il implique le respect des conditions négociées avec les fournisseurs, la maîtrise de la trésorerie et l’application des règles fiscales locales. Corcentric centralise ces contrôles afin de sécuriser les paiements et de simplifier la gestion des entreprises présentes dans plusieurs pays.
- Gestion des règles fiscales, taxes et taux de TVA par pays
- Suivi des statuts de paiement jusqu’au bon à payer transmis à l’ERP
- Pilotage des échéances et des conditions de règlement fournisseurs
- Gestion des entités et environnements multi-pays
- Traçabilité complète des validations et des paiement
Services Procure-to-Pay (P2P)
30 ans de déploiement ont appris à l’équipe Projet Corcentric que les principaux défis ne se situent pas dans l’outil lui-même, mais dans la transformation des pratiques : qualité des données, arbitrage entre les circuits de validation hérités et ceux qu’il faut simplifier et adhésion des utilisateurs. Nos consultants accompagnent les organisations tout au long du projet pour sécuriser l’adoption de la solution et maximiser le retour sur investissement de votre logiciel de gestion des achats :
- Cadrage et conception des processus cibles
- Reprise des données fournisseurs et intégration aux systèmes existants
- Rationalisation des circuits de validation et des règles métiers
- Formation, conduite du changement et accompagnement des utilisateurs
- Go-live, support opérationnel et optimisation continue
Transformez vos processus Procure-to-Pay en leviers de performance
Nos cas Clients : Procure-to-Pay
"Les équipes Corcentric ont très vite compris notre besoin de déployer rapidement la solution, nous sommes très satisfaits du professionnalisme, de l’écoute et de l’efficacité dont ils ont su faire preuve."
Responsable Achats France
VM BUILDING SOLUTIONS
VM Building Solutions, leader des enveloppes de bâtiment en ZINC et EPDM a déployé rapidement la solution P2P Corcentric afin d’éviter toute interruption des opérations entre l’ancienne et la nouvelle plateforme.
- Flexibilité et administration facile
- 200 utilisateurs
- Modernisation des processus d’achats
- Intégration au système ERP SAP pour fluidifier les processus
- Visibilité totale sur les commandes, factures et performances fournisseurs grâce à des tableaux de bord personnalisables
"La solution Corcentric a changé notre façon de travailler. La Direction Comptable se concentre désormais sur des missions à plus forte valeur ajoutée."
Directeur Comptable Groupe
MR BRICOLAGE
Dans le cadre de sa transformation, Mr.Bricolage s’est engagé dans la digitalisation de ses processus achats avec pour objectif de valoriser le travail des équipes comptables et opérationnelles en réduisant les tâches répétitives.
- Amélioration de l’efficacité globale des processus Achats, Comptabilité et Finance
- Préparation de la réforme de la facturation électronique
- Amélioration de la conformité et la traçabilité des budgets
- Valorisation des équipes comptables, grâce à la modernisation des processus et une meilleure répartition des tâches
Quels sont les bénéfices du logiciel Procure-to-Pay Corcentric pour votre entreprise ?
Adoption : un outils que les Opérationnels utilisent réellement
Corcentric est conçu pour favoriser l’adoption immédiate par l’ensemble des utilisateurs, qu’ils soient demandeurs, acheteurs ou membre de l’équipes Finance (comptables, contrôleurs de gestion…). L’interface intuitive de notre Le logiciel d’approvisionnements , la recherche unifiée, les paniers guidés et les approbations rapides (y compris par email) permettent de simplifier le quotidien sans formation lourde, tout en sécurisant l’exécution des processus.
Efficacité : un cycle achats‑comptabilité automatisé de bout en bout
L’indicateur qui compte n’est pas le délai moyen d’instruction, mais la part des documents entrants qui franchissent le processus sans aucune intervention humaine. C’est cette proportion que l’automatisation du rapprochement fait progresser, en réservant l’attention des équipes comptables aux dossiers présentant un écart réel : quantité livrée inférieure à l’engagement, prix hors contrat, avoir en attente, dépense sans commande de rattachement.
Contrôle : des règles appliquées en amont plutôt que reconstituées après coup
Bloquer une commande passée hors contrat coûte au moment de la validation. Retrouver et justifier cette même dépense six mois plus tard coûte une enquête et mobilise plusieurs services. Le logiciel Procure‑to‑Pay Corcentric applique des règles au moment où le besoin s’exprime : tiers validés, catalogues référencés, règles budgétaires, seuils de tolérance, circuits d’approbation avec une piste d’audit qui documente chaque décision…sans rigidifier les parcours utilisateurs.
Adoption : une expérience fluide pour les équipes Achats, Finance et les opérationnels
Interface intuitive, recherche unifiée, paniers guidés et approbations rapides (y compris par email) permettent de simplifier le quotidien des utilisateurs tout en sécurisant l’exécution des processus d’approvisionnement.
Efficacité : un cycle achats‑factures automatisé de bout en bout
L’automatisation des demandes d’achats, des commandes, des réceptions et du traitement des factures réduit significativement les délais et les tâches manuelles.
Conformité : un contrôle renforcé des dépenses et des flux fournisseurs
Le logiciel Corcentric intègre des contrôles à chaque étape du processus pour garantir la conformité réglementaire, contractuelle et fiscale, sans rigidifier les parcours utilisateurs.
Visibilité : une maîtrise complète des engagements et des dépenses
La centralisation des demandes, commandes, réceptions, factures et paiements offre une vision en temps réel des dépenses engagées, en cours et facturées. Cela permet à un contrôleur de gestion de répondre sans reconstitution manuelle à la question que lui posent ses directions opérationnelles : combien reste-t-il réellement sur mon budget, compte tenu de ce que j’ai déjà engagé ? Les axes analytiques, la traçabilité complète et les tableaux de bord intégrés facilitent le pilotage des budgets, le suivi de la performance et la prise de décision à tous les niveaux de l’entreprise.
Performance financière : l'écart entre le contrat négocié et le prix payé
La négociation crée la valeur, l’exécution la détruit lorsque rien ne vérifie que les tarifs obtenus sont bien ceux qui sont appliqués. En automatisant l’application des conditions négociées, en réduisant les achats hors contrat et en fiabilisant le traitement des factures, Corcentric contribue à la réduction des coûts opérationnels et au respect des délais de paiement. La génération automatique des écritures comptables et la gestion fine des provisions participent à une meilleure maîtrise du fonds de roulement.
Agilité : un Procure‑to‑Pay adapté aux organisations simples comme complexes
Corcentric s’adapte aux environnements multi‑entités, multi‑plans comptables et multi‑ERP, ce qui compte particulièrement pour les groupes qui acquièrent des sociétés ou réorganisent leurs périmètres juridiques. Les règles métiers, circuits d’approbation, scénarios de validation se reparamètrent sans remise en cause de l’existant, pour accompagner durablement la croissance et les transformations métiers.
Visibilité : une maîtrise complète des engagements et des dépenses
La centralisation des demandes, commandes, réceptions, factures et paiements offre une vision en temps réel des dépenses engagées, en cours et facturées.
Performance financière : une optimisation durable des coûts et du BFR
En automatisant l’application des conditions négociées, en réduisant les achats hors contrat et en fiabilisant le traitement des factures fournisseurs, Corcentric contribue à la réduction des coûts opérationnels et au respect des délais de paiement.
Agilité : un Procure‑to‑Pay adapté aux organisations simples comme complexes
Entièrement configurable, le logiciel Procure‑to‑Pay Corcentric s’adapte aux organisations multi‑entités, multi‑processus et multi‑ERP.
Comment choisir une solution P2P adaptée à vos besoins ?
Faire ce qu’il faut, être moteur du changement et agir de manière responsable avec le client au centre de toutes nos actions…Notre démarche RSE s’inscrit dans la continuité de nos valeurs chez Corcentric et est au cœur de notre projet d’entreprise.
Adaptée à vos processus actuels et à vos cas particuliers
Le choix se fait sur l’analyse de vos processus actuels : volume de transactions, complexité des circuits d’approbation, diversité de la base fournisseurs, etc. Mais aussi sur l’analyse de vos cas particuliers : le document reçu sans engagement préalable, la livraison partielle sur un chantier étalé sur huit mois, la prestation payée à l’avancement, le prestataire intragroupe, l’entité étrangère avec son propre plan comptable.
Privilégiez une solution évolutive, configurable et capable de s’intégrer à votre système d’information, afin qu’elle s’adapte à votre organisation et non l’inverse. Demander aux éditeurs consultés de démontrer en configuration réelle plutôt qu’en présentation commerciale.
Un accompagnement avant, pendant et après la mise en production
Le succès d’un projet Procure-to-Pay repose autant sur la qualité de l’accompagnement que sur les fonctionnalités de la solution.
Soyez attentif au périmètre de services inclus dans l’offre. Un prix de licence attractif peut masquer des prestations complémentaires facturées lors du déploiement, de la formation ou de l’assistance post démarrage.
Parce qu’un Procure-to-Pay est utilisé par l’ensemble des acteurs de la chaîne Achats-Finance, sa valeur se mesure dans la durée. Le suivi des indicateurs d’adoption, de conformité et de performance après le go-live est tout aussi important que le déploiement lui-même.
Interface simple et richesse fonctionnelle pensées pour les utilisateurs occasionnels et les différents métiers
L’utilisateur qui conditionne le succès du projet est le collaborateur qui exprime trois besoins par an. Si son parcours demande plus d’efforts que d’appeler son prestataire, il continuera de passer en direct et vous retrouverez ses dépenses sans engagement préalable à la clôture.
Les acheteurs, comptables, contrôleurs de gestion et la direction financière doivent aussi retrouver les fonctionnalités métiers qui leur permettront de tirer le plus de valeur de l’outil : imputations analytiques et comptables, budgets multi-niveaux, rapprochement à la ligne, etc.
Avec plus de 30 ans d’expérience projet et de développement, Corcentric est une application fiable et éprouvée.
La parole de nos clients est d’or
“La réussite du projet passait par l’adhésion de nos collaborateurs. Nous avons trouvé que l’outil était simple, facile et intuitif.”
Directrice Projet, Boulanger
Depuis sa création en 1996, notre expertise et nos solutions offrent à nos clients un avantage concurrentielet sont régulièrement reconnues par les analystes du marché pour cela.
FAQ : Comprendre les solutions Procure-to-Pay
L’intégration établit un flux d’information continu entre les deux environnements et supprime les ressaisies, source principale des erreurs d’imputation. Les données de référence, notamment les fiches tiers et les axes analytiques, restent synchronisées, et les écritures générées le long du processus alimentent directement le grand livre. Les engagements se reflètent ainsi dans votre comptabilité sans délai, et les rapprochements entre bons de commande, livraisons et documents reçus s’effectuent automatiquement. Les connecteurs standards et les interfaces sur mesure de Corcentric préservent vos investissements existants sur SAP, Oracle ou tout autre ERP.
Le processus débute par une demande d’achat qui, une fois validée selon les circuits paramétrés, se transforme en bon de commande transmis au prestataire. Le suivi des livraisons permet ensuite de vérifier leur conformité, en quantité, en montant ou en pourcentage d’avancement. Les pièces comptables arrivent par plateforme agréée, portail, EDI ou format Factur-X, sont lues par extraction intelligente puis rapprochées ligne à ligne de l’engagement et de la livraison. Le processus se termine par le statut bon à payer transmis à votre ERP ou à votre système comptable, chaque étape restant tracée par une piste d’audit fiable.
Ces deux expressions désignent le même périmètre fonctionnel, de l’expression du besoin au paiement, et la nuance est essentiellement sémantique. Procure met en avant la dimension stratégique de l’approvisionnement, incluant le référencement et la relation fournisseur ; Purchase insiste sur l’acte d’achat lui-même. Les solutions vendues sous ces deux appellations couvrent des fonctions comparables, et le vocabulaire varie surtout selon les zones géographiques et les éditeurs.
Une solution P2P optimise vos finances à plusieurs niveaux. Les catalogues électroniques et workflows automatisés garantissent le respect des politiques d’achat dès la demande. L’automatisation du traitement des factures permet d’accélérer le paiement fournisseurs et dans certains cas d’obtenir des escomptes fournisseurs.
L’analyse croisée des dépenses grâce aux axes analytiques et comptables pré paramétrés apporte une visibilité précise sur vos engagements, facilitant le pilotage de vos dépenses, l’identification d’opportunités d’économies et l’optimisation de votre trésorerie. Nous avons pu observer une réduction moyenne chez nos clients de 10 à 15% des coûts indirects.
Un logiciel Procure to Pay s’adresse aux directions Achats, Finance et Comptabilité des entreprises souhaitant structurer, automatiser et fiabiliser le cycle achats-factures, quel que soit leur secteur ou leur taille. Au-delà des ces fonctions, ce type de logiciel est utilisé par des opérationnels pour effectuer leurs achats.
Oui, le logiciel Procure to Pay Corcentric intègre les formats et fonctionnalités nécessaires à la Facturation Électronique (Factur-X, statuts de factures, gestion des litiges) et accompagne les entreprises via sa Plateforme Agréée embarquée, dans la conformité réglementaire actuelle et à venir.
Découvrez toutes nos ressources
RAPPORT
Blueprint® Exægis Markess sur les Solutions Procure-to-Pay : Corcentric se positionne comme Visionnaire
Exægis Markess a lancé la première édition du Blueprint® consacré aux solutions spécialisées dans le Procure-to-Pay (P2P), couvrant le cycle fournisseur de la demande d’achats au paiement des factures.
WEBINAR
Piloter le risque fournisseur : Cap vers la résilience
Corcentric et Infolegale décryptent les menaces à venir et révèlent les leviers pour naviguer en eaux troubles : données financières, indicateurs de fraude, vulnérabilités cyber, dépendances critiques… Rien n’est laissé au hasard.
LIVRE BLANC
Le Procure-to-Pay au cœur des échanges financiers de l’entreprise
En tant que Direction Financière, vous avez la capacité de porter ce projet de transformation digitale et d’apporter une valeur ajoutée à l’ensemble des Directions. De nombreux cas clients nous donnent raison et montrent que les projets Procure-to-Pay peuvent réconcilier les Achats et la Finance !
