KPI Versus Indicateurs : pourquoi le service Achats doit faire la différence

De multiples raisons peuvent expliquer l’incapacité des organisations à atteindre leurs objectifs. Pourtant, nombreux sont les chefs d’entreprise qui se demandent encore ce qui n’a pas fonctionné. Nous collectons plus de données que jamais et mettons en place des bonnes pratiques pour rassembler ces données afin de produire des informations exploitables. Alors pourquoi avons-nous encore autant de difficultés à utiliser ces ressources pour atteindre nos objectifs ?

Une partie du problème réside dans la confusion entre indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) et simples indicateurs, et dans le manque de compréhension de leur rôle respectif pour nous aider à rester sur la bonne voie. Les équipes Achats ont à leur disposition un large éventail d’indicateurs. Il serait judicieux de trouver la meilleure façon de les utiliser.

KPI Versus Indicateurs : définitions

Les termes « indicateurs » et « KPI » sont utilisés de manière interchangeable, mais c’est une erreur. Commençons par définir ces termes.

Les indicateurs sont des mesures utilisées pour quantifier l’activité, ni plus ni moins. Ils ne tiennent pas compte des facteurs externes et se concentrent uniquement sur un instantané de la situation : « ici » et « maintenant ». Ce sont des déclarations objectives sans contexte et elles sont partout : toutes les choses que nous faisons pourraient être reliées à des dizaines d’indicateurs si nous tentions de les cartographier.

Les indicateurs clés de performance, eux, nécessitent du contexte. Nous mettons en place et suivons des KPI afin de répondre à des objectifs commerciaux spécifiques, en notant les progrès de manière objective et mesurable. Tout peut être un indicateur, mais très peu de choses peuvent (doivent ?) être un KPI, sinon le terme « clé » dans « indicateur clé de performance » n’a plus aucun sens. Si nous nous concentrons sur tous les indicateurs possibles, nous ne nous concentrons sur rien en réalité. Lire dans le marc de café serait alors aussi utile pour prévoir les résultats.

KPI basés sur les achats

Le nombre de fournisseurs avec lesquels nous travaillons est un indicateur simple. À tout moment, vous pouvez mesurer ce nombre et ses variations. Cependant, cet indicateur nous dit-il quelque chose en lui-même ? Autrement dit, y a-t-il un « bon » ou un « mauvais » nombre de fournisseurs avec lesquels entretenir des relations ? Non. Mais là où cet indicateur devient intéressant, c’est lorsque nous le relions à des objectifs spécifiques. Par exemple :

• Réduction des coûts: Le regroupement des dépenses auprès d’un nombre réduit de fournisseurs nous permet de renforcer notre influence lors de la négociation de meilleurs prix et conditions.
• Réduction des risques: L’augmentation des fournisseurs de composants critiques et des partenaires logistiques qui les expédient permet d’éviter des ruptures dans la chaîne d’approvisionnement.

Le simple fait de surveiller les indicateurs relatifs au nombre de fournisseurs actifs ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble de ces deux objectifs. Quels sont donc les KPI qui nous aideront à les suivre ? Le suivi des dépenses gérées contribue à la maîtrise des coûts. Le suivi de la disponibilité des fournisseurs et du ratio des besoins d’achat en urgence aide à réduire les risques. Des dizaines d’autres indicateurs pourraient servir de KPI, mais le but n’est pas de tous les intégrer coûte que coûte dans notre analyse. Il convient plutôt de s’attacher à identifier uniquement les indicateurs permettant de progresser vers ces objectifs.

Une distinction importante

Les équipes Achats s’efforcent de donner du sens au flux de données dont elles disposent. Trop souvent, c’est l’arbre qui cache la forêt et elles traitent chaque indicateur comme s’il s’agissait d’un KPI.

La différence est dans l’intention. N’essayez pas de suivre tout ce qu’il y a derrière les données, mais plutôt les performances par rapport à un objectif donné.

Ne lisez pas dans le marc de café

S’intéresser à la compréhension des KPI est un bon début, mais prendre tout indicateur aléatoire pour un KPI peut vous mettre sur une mauvaise voie malgré une bonne intention. Pensez à vos objectifs globaux pour les 12 mois à venir. Dressez ensuite une liste de tous les indicateurs que vous recueillez et examinez chaque semaine.

• Combien de ces indicateurs mesurent réellement l’avancée ?
• Combien d’indicateurs font bien dans un rapport sans avoir de signification réelle (« vanity metrics ») ?
• Combien d’entre eux finissent par ne plus avoir aucun lien avec vos objectifs pour l’année ?

Il y a fort à parier que nous consacrons tous plus de temps que nous ne voulons bien le reconnaître à des indicateurs non pertinents. Cela doit changer si nous souhaitons nous améliorer et améliorer nos organisations.

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