Synchronisation des processus achats et comptables: quels enjeux ? quels bénéfices ?

Intégrer, optimiser, partager…Corcentric consacre un grand nombre de ses contenus et ressources à ce sujet majeur : comment faire en sorte que tous les services de mon entreprise soient sur la même longueur d’onde, partagent les informations et collaborent?

Notre approche consiste à garantir une cohérence optimale entre les personnes et les processus et données qu’elles sont amenées à gérer. Le rapport PayStream parrainé par Corcentric et intitulé « Aligner les services Achats et Comptabilité en intégrant leurs processus » présente les enjeux et bénéfices d’une synchronisation des processus achats et comptables.

La synchronisation des processus achats et comptables…entre réduction des coûts et visibilité accrue

Conformément aux constatations du rapport de PayStream, la plupart des entreprises sont aujourd’hui confrontées à la nécessité d’accomplir davantage de tâches en un laps de temps de plus en plus réduit. En l’absence d’une augmentation des effectifs, l’amélioration de l’efficacité demeure le seul moyen d’atteindre les niveaux de productivité souhaités. L’harmonisation des processus entre les départements des achats et de la comptabilité se traduit par une plus grande efficacité. Grâce à des processus unifiés et rationalisés, il est possible d’accélérer l’ensemble du cycle des achats, de la demande d’achat au traitement des factures (comme illustré dans le graphique ci-dessous). La réduction du nombre d’étapes (et d’obstacles) permet de dégager du temps pour les collaborateurs, qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques ou accomplir davantage en travaillant de manière plus intelligente.

La synchronisation des processus achats et comptables garantit également une visibilité accrue sur les dépenses car elle permet de :

• • Limiter les anomalies
  • Améliorer la conformité contractuelle
  • Renforcer la gestion budgétaire

Étant donné que de nombreuses entreprises utilisent des solutions logicielles différentes pour les achats et les finances, la clé d’une intégration réussie réside dans un solide plan de gestion du changement et dans un processus d’implémentation élaboré de manière stratégique.

L’automatisation des processus P2P est essentielle pour une synchronisation réussie

La synchronisation des processus achats et comptables met en évidence les questions « pourquoi », « comment » et « quand » auxquelles les parties prenantes doivent répondre pour réussir l’intégration. L’une des principales préoccupations à ce titre est l’automatisation des processus P2P et l’instauration de ce que PayStream (de même que Corcentric) appelle « un environnement ouvert et collaboratif ». En effet, à l’instar de n’importe quel autre système, le succès dépend des personnes qui l’utilisent via:

• • L’adhésion requise au départ jusqu’à la promotion d’une communication ouverte entre les personnes, les services et les fournisseurs
  • L’existence d’objectifs communs et la visibilité en temps réel renforcent la confiance, d’où une efficacité accrue

L’utilisation de solutions Procure-to-Pay, basées sur des plateformes comme la Corcentric Platform notamment, aide les entreprises à obtenir des résultats immédiats, mais aussi à anticiper les événements.

Les analyses de ce rapport convergent toutes vers la nécessité d’une approche « plateforme »:

• • Connexion de plusieurs systèmes, équipes et sites
  • Contrôle et protection entre les deux services
  • Communication facile
  • Recoupement des informations
  • Maîtrise d’un plus grand nombre de dépenses

Impossible pour une entreprise de gérer tous ces éléments sans une plateforme simple d’emploi avec une source unique de données partagées, une gestion des processus métiers et des workflows dynamiques.

La synchronisation des processus achats et comptables peut s’avérer bénéfique pour les entreprises de toutes les tailles. Par exemple, les entreprises avec plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires sont étonnamment moins susceptibles d’être intégrées alors qu’elles présentent les besoins les plus importants en la matière. Il convient de les persuader de l’utilité d’une telle synchronisation.

Le plus Corcentric : Vos écritures comptables automatiquement générées et interfacées vers votre système comptable

Avec Corcentric, contrairement aux autres solutions achats du marché, vous pouvez générer automatiquement différents lots d’écritures comptables en fonction de l’état d’avancement du flux achat. Nos fonctionnalités sont les suivantes:

• • Mapping des catégories achats-comptes comptables
  • Génération des écritures comptables
  • Règles comptabels multi-sociétés
  • Gestion des taxes par pays et de la TVA intra-communautaire
  • Ecritures comptables de provisions (FNP, CAP, CCA)
  • Ecritures comptables de réimputation
  • Ecritures comptables de refacturation (Achat/Vente)

Quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez : synchronisation des processus, alignement des équipes, définition d’objectifs communs… Nous vous invitons à télécharger le Livre Blanc : Aligner les services Achats et Comptabilité en intégrant leurs processus.

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