Visibilité sur les dépenses et les habitudes achats de votre entreprise: leur donner du sens et communiquer

Le service achats doit avoir la visibilité sur les dépenses et les habitudes achats de son entreprise. Il est important qu’il se souvienne qu’il n’améliore pas la visibilité pour son seul intérêt mais bien pour améliorer la compréhension de tous les décideurs de l’organisation.

Visibilité sur les dépenses et les habitudes achats : des bénéfices insoupçonnés pour tous les décideurs

Les directions financières pourraient, par exemple, adopter un nouveau point de vue en allant au-delà des économies réalisées pour évaluer l’amélioration des processus ou pour présenter de nouvelles opportunités à développer au cours de l’année à venir aux responsables opérationnels, tout en mettant de côté le budget requis pour la mise à niveau de l’équipement. Ces exemples ne se limitent pas aux collaborateurs internes de l’entreprise. Par exemple, dans le cadre des relations avec les fournisseurs externes, les unités métier peuvent dévoiler à leurs partenaires l’évolution des dépenses et des achats de l’organisation, ce qui permet ensuite aux acteurs externes d’ajuster leurs services ou leur inventaire.

En ce qui concerne le service achats, la réalisation des opportunités susmentionnées exige une nouvelle approche de la dépense. Il doit acquérir une connaissance approfondie des dépenses et des achats de l’entreprise afin de pouvoir analyser les dépenses, valoriser les contrats, et développer des synergies multi-produits pertinentes.

1. Analyser les dépenses

Il est une chose d’être capable d’analyser les dépenses et de mettre en lumière des informations factuelles, comme par exemple : « Nous avons dépensé 2,1 millions d’euros en marketing digital auprès de 4 fournisseurs l’année dernière ». Cependant, il en est une autre de savoir identifier les faits importants et d’en comprendre les éventuelles conséquences sur l’organisation. Les dépenses sont-elles en augmentation ou en diminution ? Sont-elles le résultat d’un changement de stratégie au sein de l’entreprise ou des facteurs externes ? C’est en interprétant ces données que le service achats peut communiquer efficacement avec les dirigeants, notamment lorsque l’entreprise ne dispose pas d’un directeur des achats.

Avant de se lancer dans l’analyse des données de dépenses, le service achats doit se mettre à la place des dirigeants pour anticiper les questions qu’ils pourraient poser et identifier les réponses à fournir de manière proactive. Pour cela, il est utile de rassembler autant d’informations que possible sur les problématiques auxquelles les dirigeants sont confrontés au quotidien, notamment en ce qui concerne les stratégies de croissance ou les évolutions notables au sein du secteur. Disposer d’un accès aux données de dépenses de l’entreprise est un premier pas pour identifier les contraintes et les analyser en vue de mettre en lumière les faits pertinents. Cependant, seuls les experts achats peuvent interpréter ces informations et leur donner du sens en les replaçant dans le contexte de l’entreprise.

2. Valoriser les contrats

La transition de la gestion papier vers les solutions de Gestion des Contrats sur le Cloud n’a pas fondamentalement transformé la manière dont les entreprises exploitent leurs contrats. C’est regrettable, car ces contrats peuvent contribuer de manière significative à l’amélioration continue de l’organisation lorsqu’ils sont gérés de manière proactive par des collaborateurs engagés. Les services achats peuvent se baser sur ces documents factuels pour mettre en lumière de nouvelles opportunités visant à optimiser la gestion des ressources de l’entreprise et à créer davantage de valeur en collaboration avec les fournisseurs.

Comme c’est le cas pour les dépenses, la première étape consiste à identifier les éléments clés des principaux contrats signés par l’entreprise. Ensuite, il est essentiel d’aligner les dispositions contractuelles sur les opérations de l’entreprise, en surveillant, par exemple, la réalisation des objectifs contractuels afin d’identifier d’éventuelles opportunités de réduction ou de remise. Cette démarche offre l’opportunité de tirer pleinement parti des niveaux de service et de support convenus avec les fournisseurs. À l’approche de l’échéance des contrats, le service achats et l’entreprise dans son ensemble disposent d’informations détaillées sur le contenu des contrats et leur efficacité par rapport aux objectifs initialement fixés. Cette connaissance leur permet d’ajuster les termes du contrat suivant de manière plus précise et proactive.

3. Créer des synergies multi-produits intelligentes

Le service achats peut également gagner en visibilité en créant des synergies multi-produits intelligentes qui lui donneront des informations et des connaissances utiles sur le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le service achats a toujours eu la possibilité d’aller au-delà des simples programmes de sourcing ; mais c’est en exploitant les informations que les opportunités pourront être mises en lumière.

Peut-être qu’au sein de l’entreprise, différentes unités, divisions ou équipes s’intéressent à la même technologie émergente que d’autres qui ont déjà commencé le déploiement. Peut-être qu’un investissement demandé par l’un des dirigeants pourrait être fusionné avec un autre… Selon la taille de l’entreprise, le service achats pourrait même identifier et communiquer de nouvelles idées ou mises à jour contribuant à l’organisation interne. La réussite de ces initiatives repose sur la communication : le service achats ne doit pas rester isolé et se contenter de gérer les dépenses des différentes divisions. Chaque information relevée par les collaborateurs du service doit être pleinement exploitée et partagée en interne pour que ses avantages se répercutent non seulement au sein du service achats, mais aussi dans l’entreprise.

Ce qu’il faut retenir, c’est que la visibilité et les informations sont un travail de longue haleine. Il incombe au service achats de surveiller les informations en permanence tout en identifiant de nouvelles manières de les exploiter.