Garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise

Corcentric

L’élaboration d’un budget ne se limite pas à un exercice financier : c’est un moment clé pour définir les priorités, projeter la croissance et orienter les investissements de l’entreprise. Pour être approuvé, un budget doit avant tout démontrer sa contribution directe aux objectifs globaux de l’organisation. Autrement dit, il doit garantir un alignement clair entre les ressources demandées et la valeur créée.

Atteindre cet alignement à l’échelle de l’entreprise suppose une véritable réflexion stratégique. Les directions doivent identifier les initiatives les plus créatrices de valeur et arbitrer entre des priorités souvent concurrentes, dans un contexte où chaque fonction cherche à sécuriser, voire augmenter, son enveloppe budgétaire. Une fois validé, le budget devient toutefois contraint : il offre peu de flexibilité face à l’évolution de l’environnement économique.

Dans ce contexte, maintenir l’alignement entre dépenses et objectifs ne peut reposer uniquement sur la planification initiale. Il exige un pilotage continu, avec des ajustements sur les besoins, les exigences ou encore le timing des investissements.

« La gestion des dépenses d’une entreprise ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais à arbitrer entre investissements, charges de fonctionnement et dépenses de personnel. » Insee

C’est précisément là que la fonction Achats joue un rôle clé. Au cœur des décisions de dépenses, elle apporte une rigueur essentielle pour s’assurer de la cohérence entre stratégie, besoins opérationnels et contraintes financières. Elle permet notamment de répondre à des questions structurantes :

  • Nos dépenses soutiennent-elles réellement les priorités stratégiques de l’entreprise ?
  • Les besoins exprimés sont-ils en adéquation avec les enjeux métiers ?
  • Les performances attendues sont-elles alignées avec les objectifs financiers ?

En favorisant la collaboration entre les équipes Finance, métiers et opérationnelles, les Achats contribuent à transformer le budget en véritable levier de performance. Leur rôle est déterminant à chaque étape : lors de la planification, pour orienter les arbitrages, pendant l’exécution, pour garantir la maîtrise des dépenses, et en cas d’écart, pour réajuster efficacement les priorités.

Les 3 moments clés de l’alignement budgétaire

Phase Objectif Rôle des Achats Enjeu Finance
Planification Prioriser les investissements Challenger les besoins, analyser les coûts Arbitrer et allouer les ressources
Exécution Respecter le budget et les objectifs Piloter les dépenses, négocier Suivre la performance financière
Ajustement Maintenir l’alignement dans le temps Adapter les besoins, optimiser les achats Réallouer les budgets

Garantir l’alignement des dépenses avec les objectifs de l’entreprise

Les dépenses ne se résument jamais à de simples sorties d’argent, du moins lorsqu’elles sont gérées de manière adéquate. Convaincre de l’approbation d’un budget comportant une augmentation des dépenses ou des ressources n’est pas une tâche aisée. La stratégie gagnante consiste à démontrer que chaque demande de fonds apportera des avantages aux différents services, lesquels pourront ainsi contribuer à atteindre les objectifs de l’entreprise.

Lorsque le processus d’approbation budgétaire implique des réunions entre chaque service et l’équipe de direction, la participation des Achats revêt une importance cruciale, même de manière passive. Les Achats doivent contribuer aux discussions sur la manière dont les investissements peuvent servir à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Ils peuvent ensuite aider chaque responsable de budget à comprendre comment leur domaine s’inscrit dans la vision globale de l’entreprise et comment faire face aux demandes de budget supplémentaires.

Enfin, avant de soumettre la demande proprement dite, les Achats peuvent effectuer une évaluation objective de la manière dont les demandes budgétaires seront perçues compte tenu des pressions et de la concurrence du marché. Cela représente une ressource précieuse pour les responsables de service lorsqu’ils envisagent les perspectives des clients et des acteurs internes.

Favoriser l’alignement grâce aux solutions achats

L’objectif des Achats consiste à aider chaque service à se conformer à son budget. Nous utilisons ainsi plusieurs de nos outils technologiques pour garantir la conformité des processus achats habituels :

    • Sourcing stratégique: la plupart du temps, le fait d’avoir plusieurs options à sa disposition contribue à augmenter la valeur totale créée. Ce phénomène est particulièrement pertinent en ce qui concerne l’entreprise car le budget disponible n’est pas illimité. Pour faire baisser la pression sur les budgets, les services doivent faire des compromis calculés et explorer des options créatives. S’il est loin d’être aisé, ce processus est sain et oblige chaque gestionnaire de budget à catégoriser les dépenses pour une bonne répartition du budget de son service, tout en s’assurant que l’ensemble des services parviennent à un budget équilibré à l’échelle de l’entreprise.
    • Gestion du cycle de vie des contrats: le sourcing crée les conditions dans lesquelles l’entreprise obtient ce dont elle a besoin en échange de termes raisonnables. Ce principe n’est toutefois que théorique. C’est via la gestion des contrats que la théorie devient réalité. En surveillant les volumes d’achats réels par rapport aux volumes prévus, les prix facturés par rapport aux prix négociés, et les niveaux de service obtenus, les Achats peuvent superviser les performances et la contribution de chaque fournisseur et leur demander d’assumer leur rôle dans le cadre du respect du budget.
    • Gestion des achats: de même que le Sourcing n’a d’impact que via les avantages des contrats, les solutions de gestion des achats (ou solutions Procurement) sont la clé pour mettre à disposition les produits et services appropriés auprès des acheteurs et des demandeurs disséminés. Si la conformité est facile à garantir, ces derniers auront peu de raisons d’abuser de leurs cartes d’achat ou de revenir vers d’anciens fournisseurs, en dehors de tout contrat et sans accord. Le fait que les flux achats soient centralisés permet également aux services de suivre précisément les achats mensuels et trimestriels en fonction du budget approuvé.

Respect des budgets : corrections en cours de route

Malgré de louables intentions, il peut arriver que les services ne parviennent pas à respecter leur budget. Une demande imprévue peut survenir, ou une perturbation dans la chaîne d’approvisionnement peut contraindre à recourir à une source d’approvisionnement alternative plus coûteuse. Quelle que soit la raison, la première préoccupation de l’entreprise doit être dirigée vers le département des Achats. En explorant de nouveaux fournisseurs ou en engageant des négociations directes avec les fournisseurs, les Achats peuvent réintégrer les sources alternatives dans les limites budgétaires ou analyser les pics de demande pour en identifier les raisons. Si aucune solution n’est envisageable pour atténuer les augmentations inattendues au sein d’une catégorie, les Achats peuvent contribuer à réduire le déficit dans une autre catégorie de dépenses couverte par le même budget.

Savoir anticiper pour garantir l’alignement du budget avec les objectifs de l’entreprise

Tandis que nous envisageons généralement le cycle budgétaire comme un processus annuel, il est sage d’anticiper les événements. Les projets sont souvent à cheval sur plusieurs exercices financiers et la participation des Achats, à l’échelle de l’entreprise et au niveau des services, ne peut que permettre d’aboutir à un résultat plus proche des prévisions. Un budget préliminaire, qui se concentre sur les dépenses dont on sait qu’elles vont se prolonger d’une année sur l’autre, permettra d’accélérer les projets de budget à venir et offrira davantage de clarté pour l’année en cours.

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