Performance Achats: Comment devenir une Direction Achats hautement performante

Au cours de l’année dernière, la fonction Achats a évolué. Une plus grande performance Achats est attendue pour répondre aux enjeux actuels de l’entreprise. En effet, des perturbations opérationnelles et des pressions économiques sans précédent ont forcé les Directions Achats à:

• Se recentrer et répondre aux besoins et opérations critiques de l’entreprise
• Renforcer les chaînes d’approvisionnement
• Identifier les inefficacités opérationnelles et les opportunités de réduction des dépenses afin d’augmenter le fonds de roulement et d’optimiser les flux de trésorerie.

Les retombées de la crise continuent de façonner les priorités du Directeur Achats et des parties prenantes internes. Au cœur de toute future feuille de route stratégique en matière d’Achats, doit se trouver un engagement sérieux en faveur de la transformation digitale: Mise en œuvre d’un logiciel Source-to-Pay et automatisation croissante de tous les processus Achats, du sourcing stratégique à la gestion des catégories, des commandes et de la dématérialisation des factures, des paiements et plus encore.

Sur la courbe de maturité: mesure de la performance Achats

Les Achats doivent gravir la courbe de maturité pour devenir un partenaire business plus fort, tant avec les clients internes qu’à l’externe avec les partenaires. Dites adieu à la fonction tactique et réactive de « police des prix » d’antan, et bonjour à une organisation très proactive, influente et ayant un véritable impact. À mesure que les Achats grimpent la courbe, les tâches manuelles disparaissent rapidement et sont remplacées par un nouveau modèle opérationnel axé sur la digitalisation qui place la gestion des données en temps réel au centre des activités achats.

En d’autres termes, le service Achats doit tirer parti des systèmes d’information et des outils d’analyse pour offrir une vision holistique à 360 degrés — et un avantage concurrentiel — à l’entreprise.

Cette évolution du service Achats se traduit par bien plus que de simples économies de coûts ; une méthodologie mature englobe également le partage des bonnes pratiques, la conformité, la réduction des risques, la collaboration et la valeur partagée.

La technologie au service de la performance Achats

Les Directeurs Achats n’ont pas le luxe de disposer du temps nécessaire pour gravir la courbe de maturité. Les entreprises comptent sur la fonction Achats pour trouver des moyens d’améliorer la gestion de la trésorerie, d’éliminer les dépenses hors contrôle, d’orienter la prise de décision, d’améliorer la visibilité de la chaîne d’approvisionnement (et les relations avec les fournisseurs) et de mettre l’accent sur la gestion des risques — en particulier pendant les périodes de perturbation de l’activité.

C’est ainsi que la fonction Achats devra se positionner pour contribuer à la croissance de leur entreprise pendant la reprise économique.

Pendant des années, les Achats se sont concentrés sur les “Savings” comme principal indicateur, indicateur critique, certes, mais limité. Qu’il s’agisse d’identifier les fournisseurs clés, de créer des chaînes d’approvisionnement flexibles, de développer une stratégie achats créatives, d’améliorer les niveaux de service et d’accélérer les délais de livraison, les professionnels des Achats hautement performants savent comment dépenser moins tout en offrant une plus grande valeur ajoutée.

Gravir les échelons de la courbe de maturité

Les gains Achats peuvent avoir un impact significatif sur le P&L et le résultat net, la réduction des coûts et la capacité d’une organisation à saisir les opportunités du marché.

Aussi impressionnantes que soient ces économies, il y a tellement plus à faire pour que les Achats deviennent une fonction mature et d’envergure :

• Réduire les dépenses non conformes en fournissant des processus normalisés et une source unique de données fiables sur les fournisseurs, les détails de négociation, les conditions contractuelles et les dépenses de l’entreprise.
• Supprimer les raisons pour lesquelles les utilisateurs s’écartent des politiques achats de l’entreprise, éliminer les occasions favorisant les dépenses non conformes et rendre les achats conformes faciles et intuitifs.
• Offrir une visibilité complète aux collaborateurs avec des tableaux de bord pour les aider à mieux gérer leurs budgets et réorganiser ou consolider les dépenses (comme les contrats récurrents ou les services support), le cas échéant.
• Mettre en place des indicateurs de performance quantitatifs et qualitatifs

67% des décideurs achats interrogés pour le rapport de The Hackett Group « Four Dimensions for Measuring Digital Progress in Purchase-to-Pay » ont déclaré que le déploiement de solutions faciles à utiliser était l’étape la plus efficace pour améliorer l’expérience achats.

Les Achats peuvent également aider à réduire les risques — un énorme angle mort pour de nombreuses organisations. Pour chaque catégorie que la fonction Achats gère, elle doit tenir compte:

• Des risques pertinents
• Des mesures que les fournisseurs prennent pour réduire ces risques
• Des mesures que l’entreprise devrait prendre indépendamment des fournisseurs pour réduire les risques

Un sous-produit de la réduction des risques est la capacité à garantir l’ininterruption des opérations, et comme la crise de la Covid l’a démontré, la résilience est l’un des principaux leviers qu’un service Achats mature peut utiliser pour montrer sa valeur à la direction générale.

Réinventer la fonction achats

En période d’incertitude, il est essentiel que les Achats proposent des bonnes pratiques et améliorent la collaboration et la communication internes, en s’alignant sur les autres business units pour offrir une valeur partagée à l’organisation et éliminer les silos coûteux et inefficaces.

La collaboration stratégique commence par un engagement systématique pour développer une culture de création de valeur qui met l’accent sur la gouvernance organisationnelle. Cela inclut l’intégration d’une solution qui couvre le cycle de la demande d’achats au paiement, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs, etc. Avec les bons outils de collaboration, la fonction Achats peut aider l’entreprise à non seulement répondre à l’évolution de la dynamique, mais aussi à garder une longueur d’avance.

Alors, et maintenant ?

Les Achats ont subi des changements sismiques au cours de l’année écoulée. Il est maintenant temps d’évaluer le fonctionnement des Achats et les capacités dont ils ont besoin pour aider l’entreprise à croître et à réussir.

Bien que le pire de la crise mondiale de la pandémie soit peut-être passé…pour l’instant…la rupture de la chaîne d’approvisionnement est un risque permanent dans l’environnement économique mondial d’aujourd’hui. Cela a été un signal d’alarme pour les fonctions Achats qui doivent encore être mieux équipées pour faire face aux perturbations opérationnelles et aux changements soudains du marché. Un récent sondage EY auprès des décideurs Achats a révélé que la moitié considère le digital comme une priorité absolue pour réduire les coûts, accélérer l’innovation et garantir la fluidité des échanges. Avec la continuité des activités et la résilience comme vecteurs sous-jacents.

Cette crise est une formidable opportunité de démontrer et mesurer la performance Achats. Les systèmes d’information offrent la possibilité de passer la vitesse supérieure pour accroître la réputation et l’influence des Achats sur le long terme, mais aussi contribuer à la réussite future de l’entreprise.

Par contre, ne pas gravir la courbe de maturité peut exposer votre organisation et votre entreprise à un risque

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