10 fonctionnalités et avantages à rechercher dans les solutions Procure-to-Pay
La recherche d’une solution P2P (Purchase-to-Pay ou Procure-to-Pay) peut être complexe, voire déconcertante. Trouver l’outil idéal pour les processus métier de votre entreprise, les besoins de vos utilisateurs et les attentes de vos parties prenantes peut être un vrai challenge, surtout si vous n’avez jamais déployé de solution tierce. En connaissant les fonctionnalités et les avantages qu’une solution P2P digne de ce nom devrait vous offrir, vous pourrez rendre vos recherches moins ardues et permettre à votre organisation de choisir un outil qui plaira à tout le monde. Ici, nous ne parlons pas d’outils ERP ou comptables “à l’ancienne” qui proposaient le P2P en complément. Les entreprises d’aujourd’hui ont besoin d’une solution Procure-to-Pay conçue pour le monde moderne, qui offre les caractéristiques énumérées ci-dessous. Mais avant toute chose, commençons par les bases.
Qu’est-ce qu’une solution Procure-to-Pay?
Une solution Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une suite logicielle ou un système qui rationalise le processus d’achat et de paiement de biens ou de services. Cela signifie qu’elle comprend des solutions pour la demande d’achats, l’achat lui-même, la réception et le paiement de biens et de services. Par exemple, Corcentric propose un logiciel Procure to Pay visant à intégrer les équipes Achats aux écritures comptables tout au long du processus P2P.
Les caractéristiques d’une bonne solution Procure-to-Pay
1. Hébergement Cloud de la solution Procure-to-Pay
Il existe différents types de logiciels P2P. Certaines entreprises optent pour la création d’un outil interne, tandis que d’autres achètent des solutions SaaS auprès d’un fournisseur qui les déploient et les hébergent sur site.
Ces deux approches sont coûteuses et souvent complexes. Opter pour une solution P2P basée sur le cloud est donc une bonne alternative : le fournisseur reste responsable du bon fonctionnement global de l’outil et accompagne les entreprises tout au long de leurs processus d’achat.
2. Bons de commande automatisés
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel P2P, c’est sans-doute dans le but de faciliter et d’optimiser le travail de vos équipes. Et c’est bien sûr tout à votre honneur !
Cela passe obligatoirement par l’automatisation de l’ensemble des processus, de la demande d’achat à la facturation en passant par la commande, le tout vérifié, validé et dénué d’erreurs.
3. Configurable
L’une des caractéristiques les plus difficiles à trouver dans une solution P2P viable à long terme est la configurabilité. Comme chaque organisation a ses propres processus métier, il peut être tentant de choisir un logiciel standard et soi-disant « universel ».
Malheureusement, ce type d’offre nécessite généralement beaucoup d’adaptation des processus et de gestion du changement du côté de l’utilisateur final. Une bonne solution P2P s’adaptera aux flux de travail et aux besoins de vos utilisateurs, et non l’inverse.
Votre solution P2P doit donc pouvoir être configurée et adaptée à la structure de votre entreprise afin de faciliter son intégration et d’offrir la meilleure expérience à vos collaborateurs.
4. Une seule source de données
Si vous travaillez dans les Achats ou la Finance depuis un certain temps, vous avez probablement entendu des anecdotes cauchemardesques où l’ensemble du flux Purchase-to-Pay était réparti entre divers outils, services et approbateurs. En disposant d’une source de données unique, vous bénéficierez de nombreux avantages, par exemple :
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- Une meilleure collaboration entre les demandeurs et les fournisseurs
- Une meilleure adoption par les utilisateurs
- Un meilleur contrôle sur les dépenses et les acheteurs indisciplinés
- Le suivi des performances, de la conformité et des risques
Heureusement, à l’ère des solutions e-Achats, la majorité, voire la totalité des logiciels Procure-to-Pay créent une source unique de données.
5. Visibilité sur les processus et les flux de données
Passer du catalogue au paiement constitue une véritable réaction en chaîne : un ensemble de processus fonctionnant en séquence et/ou en parallèle, tant pour les biens ou services que pour le traitement de la commande/du paiement.
La solution P2P idéale sert en quelque sorte de tableau de bord, en offrant aux personnes concernées une visibilité sur chaque étape du processus, tout en optimisant la gouvernance, en limitant les coûts et en rassemblant des données pour une analyse ultérieure. Cette visibilité accrue permet à vos équipes Achats de se montrer plus proactifs dans leurs recherches de biens et de services et de se concentrer sur la réduction des coûts.
6. Gestion des catalogues dans la solution Procure-to-Pay
À quoi sert une nouvelle solution d’achats sophistiquée si elle ne vous facilite pas la tâche ? .
Les meilleures solutions achats offriront aux utilisateurs des fonctions de recherche et d’achat simples et conviviales. Vous pourrez ainsi chercher et acheter en toute simplicité dans votre logiciel P2P, comme vous le faites déjà sur Google ou Amazon : c’est l’expérience idéale.
Des nombreux catalogues Punch-outs (Amazon, Cdiscount Pro, Unite, Eleven VMS, Lyreco…) peuvent être intégrés dans votre solution, permettant aux utilisateurs de faire leur shopping sur ces sites et de rapatrier les articles dans le logiciel P2P pour poursuivre le process.
7. Facturation Électronique
Certaines solutions P2P sont également Plateformes Agrées (PA) au sens de la réforme française de la Facturation Électronique et d’autres ont fait le choix de se concentrer sur leur cœur de métier et de se connecter aux PA. Dans le cadre de votre projet P2P, si vous avez déjà une PA alors valider avec celle-ci qui pourra se connecter aux autres logiciels procure-to-pay du marché.
La digitalisation des factures via la réforme va permettre d’exploiter le plein potentiel de votre outil P2P et de couvrir tous les cas d’usage (factures d’avoirs, réconciliation à la ligne, etc.).
8. Fonctionnalités de reporting intégrées
La création de rapports automatisés et la possibilité de créer des rapports indépendants sont des fonctionnalités très recherchées par les professionnels des Achats et de la Finance. Les rapports intégrés offrent aux utilisateurs des informations et un contrôle stratégiques sur les économies et la gestion des dépenses en temps réel.
Les outils P2P qui collectent des données importantes tout au long du cycle Procure-to-Pay vous aident à surveiller les performances, la conformité et les risques…
9. Analyse des dépenses
Quelle est votre quête ? La quête du Saint Graal ! Pour Arthur et ses chevaliers, oui mais pour les Achats et les Financiers : la quête du contrôle des dépenses et des économies ! Les meilleures solutions P2P auront des fonctionnalités de reporting intégrées pour centraliser des données en temps réel sur les économies, les dépenses des fournisseurs, les dépenses par région et bien plus encore.
Ces données sont ensuite analysées et présentées dans un format convivial afin que vous et votre équipe puissiez améliorer l’efficacité et la conformité des processus tout en éradiquant les achats sauvages.
10. Intégration à d’autres outils
Les avantages d’une bonne solution P2P en place peuvent aller bien au-delà des achats, surtout si l’outil est capable de s’intégrer à d’autres systèmes et/ou existe sur une plateforme proposant d’autres modules qui peuvent avoir un impact sur les processus achats et l’efficacité, tels que l’automatisation des écritures comptables, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et le sourcing.
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